Xerox saca del rincón a las impresoras y las dota de inteligencia

La tecnología Xerox ConnectKey ha llegado para transformar el puesto de trabajo y revolucionar el rol de los equipos multifunción en la oficina. Esta tecnología significa un aumento exponencial de la productividad al convertirlos en asistentes conectados a la nube y es el denominador común de los 29 equipos que Xerox ha presentado este año en lo que significó posiblemente el mayor lanzamiento de su historia, desde que su fundador Chester Carlson hiciera aquella xerocopia el 22 de octubre de 1938 en el hotel Astoria de Nueva York.

Según nos comentaba Luis Heras, director de Marketing de Xerox España y Portugal, la intención es convertir a los “equipos multifuncionales en ciudadanos de pleno derecho en la oficina, dotados de vida propia, capaces de escanear y mandar a la nube, de agilizar el flujo de trabajo en departamentos financieros y de personal, de llevarse en la tablet. ConectKey y la gama asociada AltaLink y VersaLink supone uno de los lanzamientos más importantes de Xerox en mucho tiempo, 21 equipos ya disponibles, más otros cuatro que lo estarán en breve, más otros cuatro para finales de año. De todo tamaño y propósito, monofuncionales y multifuncionales, pero bajo la misma plataforma y los mismos conectores”.

La completa gama de equipos ConnectKey permite llegar a todos los nichos de mercado, desde pymes a multinacionales. La familia VersaLink (compuesta de 19 equipos) está pensada para entornos de trabajo descentralizados, con hasta quince usuarios concurrentes, son equipos plug&pay; mientras que la familia AltaLink (10 equipos) es idónea para un uso centralizado y soporta un mayor número de usuarios por equipo, lleva OCR integrado con vista previa y capacidad de búsqueda, aunque necesita la supervisión del administrador de red para configurarla.

Pero lo que les une a todos ellos es que disponen de displays de 5, 7 y 10 pulgadas, conectividad inalámbrica y corren la misma plataforma con las mismas funciones disponibles. ConnectKey supone un ecosistema de productividad que dota de “inteligencia” a los equipos multifuncionales, haciendo las experiencias de usuario más intuitivas. Con un completo juego de conectores de nube, servicios de nueva generación para ERP y CRM, una puerta a nuevas posibilidades, y en especial una preocupación por la seguridad sin precedentes.

“Nos cuentan que actualizarse a esta plataforma es la misma sensación que cuando han cambiado de coche viejo a uno moderno. En este showroom damos tanto sesiones internas para conocer al detalle el producto, como formaciones a canal y demostraciones a clientes finales”, dice Macarena Perlado, Product Marketing Manager de Xerox España. “Y es que la transformación digital de las empresas debe comenzar por la gestión digital de los documentos, y con nuestra plataforma la idea de la movilidad se acentúa. Van llegando los millennials a las empresas y el PC de escritorio les parece incluso arcaico. No queda otra que trasladar las funcionalidades del smartphone al mundo de las impresoras si no nos queremos quedar tirados en la cuneta”.

Todas las empresas tienen por delante el mismo reto: solventar el tiempo que se pierde en encontrar los documentos, porque la información está dispersa o no se sabe dónde está guardada o siquiera está en formato digital; o no está en red y permanece en un periférico aislado. “Además. todavía se realizan muchos procesos disociados: escaneo una factura yo, y la misma el de compras, y el de administración. A dos minutos por documento… se podrían producir ahorros mínimos del 50%, si se compartiese el documento”, señala Perlado.

En lo que respecta a la asistencia técnica, si la capa de atención estuviera estructurada, los equipos siempre estarían listos y en funcionamiento, porque las paradas para revisiones y mantenimiento no afectaría y no habría sorpresas de última hora. Xerox también nos mencionó la importancia de la nube, como facilitador del teletrabajo como si estuviéramos en la oficina de manera presencial. “Puedo mandar imprimir un documento a un contacto y avisarle que lo recoja en la impresora más cercana. Además, con el BYOD, me siento más cómodo y productivo, muchas veces mi teléfono es mejor que el de empresa y así evito llevar el bolso lleno de móviles”, dice Perlado. “Si ahorro tiempo, estoy más contenta; el tiempo no es oro como se suele decir, es vida. Y si al final del día me soban 28 minutos, puedo hablar con mis compañeros y dedicar más tiempo a los lazos sociales”.

Funciones de nueva generación

Con ConnectKey llegan un nuevo conjunto de funciones y servicios que se manejan con la facilidad e intuición de una app para el móvil. “Así conseguimos que las impresoras se conviertan en un verdadero asistente personal; la tecnología de oficina parecía atrapada en el pasado, arrinconada en el fondo o escondida en pasillos”, apunta la Product Marketing Manager de Xerox España. “Nuestra propuesta es de valor, ConnectKey permite transformar la forma de trabajar como yo quiera, solo es cuestión de echarle un poco de imaginación”. Como nos demostraron, se pueden hacer sencillos desarrollos con su API abierta para encontrar atajos o implementar un botón especial para la misma acción. Por ejemplo, cada vez que se ponga un DNI en el cristal, y automáticamente rellene una plantilla para abrir una cuenta corriente o contratar un seguro.

En cuanto a la seguridad, ha sido reforzada en todos los campos. “Cada función (print, copy, scan, send) aporta una seguridad específica, y hay que decir que debemos poseer las especificaciones máximas de serie que demandan organismos como la USAF, la NASA o la NSA si queremos que nos compren”, señalaba Félix Fernández Bernabé, arquitecto técnico y desarrollo de soluciones de Xerox España. Por ejemplo, autenticación por NFC, contraseña para acceder y mandar archivos, información que viaje encriptada, borrado del disco duro pasado un tiempo que se sobreescribe siete veces, etc. Además, se cuenta con acuerdos con McAfee y Cisco que integran módulos para la protección mediante cortafuegos y listas blancas que generan alarmas en caso de contagio. “El pasado ataque de WannaCry solo consiguió de una máquina Xerox que imprimiese la hoja de especificaciones. En una tienda de móviles de un conocido operador que se vio afectada y no podía imprimir los contratos de alta desde el ordenador, se pudo conectar a la nube con el multifunción y no perder los clientes de ese día”, añade Bernabé.

Pero sin duda de la parte más llamativa de la presentación a lo que Xerox llama “puerta a las nuevas posibilidades”, consiste en un nuevo mundo de aplicaciones y servicios disponibles desde la pantalla del teléfono o la tableta. Xerox ha creado una tienda al uso, la App Gallery, desde la que se pueden descargar e integrar en la rutina de los negocios. Alimentada también por terceros, es una oportunidad de lucirse y dar un valor añadido al canal que está buscando modelos alternativos de ingresos. Por ejemplo, dado que cada vez se está escaneando más que imprimiendo, hay quien ha desarrollado una app para fichar a través de la máquina, en vez de tener un control de presencia específico, o crear una preorden de compra escaneando el código QR de la etiqueta del artículo.

Otra funcionalidad disponible es el App Studio, que permite de una manera fácil e intuitiva a base de plantillas personalizables configurar mensajes de bienvenida, recordatorios, publicidad y los hay que han hecho desde RRHH una app que felicita al personal por su cumpleaños. Finalmente, otra novedad es el servicio de traducción, Easy Traslator, que permite traducir cualquier documento entre los 44 idiomas disponibles, manteniendo el formato y los estilos originales. Es un servicio de pago por página o por palabra, que tiene tres niveles: estándar (robot), profesional (editado) y experto (farma, técnico, patentes). El coste es muy competitivo, va de 9 euros por 10 página en adelante, o de 0,07 euros por palabra (0,14 y 0,18 las versiones revisadas).

No serán las últimas innovaciones en llegar. Xerox ya está trabajando en nuevas funcionalidades, la más curiosa es la integración con el sistema Alexa de Amazon para interactuar con la máquina mediante reconocimiento de voz, lo que permite su uso en plan manos libres, que ya funciona en EEUU desde marzo de 2017. Las fotocopiadoras han vuelto del rincón de pensar donde estaban castigadas desde que en el siglo XX se anunciara la oficina sin papel más listas e inteligentes que nunca.