Ventajas de las Comunicaciones Unificadas
Las últimas innovaciones en las tecnologías de comunicación han revolucionado la forma en la que nos comunicamos, generando una diferencia tangible en nuestra vida diaria. Uno de los aspectos de estos cambios es el surgimiento de nuevos patrones de trabajo. Hoy en día, el lugar del trabajo puede ser cualquier sitio y los trabajadores pueden interactuar con sus colegas y clientes donde quiera que estos se encuentren.
Cada día, las organizaciones se encuentran bajo más presión para mejorar la productividad de los empleados y reducir costes, y se han dado cuenta del potencial de las comunicaciones unificadas para incrementar la productividad del empleado al ofrecerles oportunidades de trabajo flexible.
En el entorno corporativo de hoy en día existen una multitud de herramientas de comunicación disponibles las cuales tienen un impacto en los patrones de trabajo flexible. Entre éstas se encuentran la telefonía desde el ordenador, fija y móvil, el correo electrónico, y el acceso a la VPN (Red Virtual Privada). Estas nuevas tecnologías de comunicación, principalmente basadas en IP convergen independientemente del lugar en el que nos encontremos y hacen posible la flexibilidad en el trabajo.
De acuerdo a un estudio encargado por Dimension Data a Datamonitor para conocer el impacto y desarrollo de las comunicaciones unificadas en las organizaciones, la motivación de éstas a la hora de ofrecer un trabajo flexible reside en el aumento de la productividad del empleado (41%), la retención del mismo (13%), y el cumplimiento de las actuales y futuras iniciativas de teletrabajo (12%).
El estudio confirma que la productividad es un factor crucial en las estrategias de comunicación de las organizaciones. Las conclusiones del estudio revelan que las tecnologías más comunes – correo electrónico, telefonía fija y móvil- son las herramientas que más incrementan la productividad.
El estudio respalda esta tendencia al dar a conocer que el 70% de los usuarios finales encuestados señaló que el correo electrónico repercute de forma positiva en su productividad, seguido de la telefonía fija convencional (53%) y la telefonía móvil (52%). Sin embargo, se pone de manifiesto que la mensajería instantánea, los blogs y softphones son más perjudiciales, y podrían afectar de manera negativa en la productividad si no se gestionan adecuadamente.
Por otra parte, el nuevo modelo de trabajo flexible trae beneficios reales al permitir tener una organización más receptiva y eliminar la necesidad de tener una oficina centralizada, reduciendo por tanto los costes asociados al desplazamiento, tanto en términos financieros como medioambientales.
De acuerdo con el estudio, el 57% de las organizaciones entrevistadas ofrece trabajos flexibles con soporte activo de TI, el 15% ofrece trabajos flexibles sin soporte de TI y el 29% no ofrece trabajos flexibles. La telefonía móvil y la VPN son las herramientas que están más disponibles en los trabajos flexibles. De las compañías encuestadas, 62% están actualmente ofreciendo telefonía móvil, 60% VPN y 58% correo electrónico a través de la Web a los trabajadores flexibles.
Muchas empresas, sin embargo, les gustaría ofrecer telefonía VoIP o “softphone”, lo que pone de manifiesto que estas tecnologías serán determinantes en el futuro para el trabajo flexible empresarial y las estrategias de comunicaciones convergentes.
A pesar del escepticismo hacia el trabajo flexible en algunos países, las fuerzas macroeconómicas dominantes eventualmente llevarán a la adopción global de esta nueva tendenci. El primer motivo será la demanda de los usuarios, un factor activo de la adopción de las comunicaciones convergentes. También se generará presión por la necesidad de adaptación a los retos de un estructura menos rígida y jerárquica pero con mayores operaciones globales.
Aún más importante, resulta el hecho de que las organizaciones que continúen ignorando el trabajo flexible no podrán capitalizar los ahorros asociados a los costes de infraestructura. Por lo que cada vez más, las empresas consideran que la funcionalidad que ofrecen las comunicaciones unificadas es vital para dirigir los negocios de manera rentable y provechosa.
Cabe agregar que el trabajo flexible puede mejorar la moral de la fuerza laboral existente al adaptar su ubicación y horarios. Los empleados saben que las organizaciones intentan implementar herramientas de comunicación comunes e iniciativas de trabajo flexibles para aumentar su productividad y estos adoptan fácilmente el trabajo flexible ya que observan un beneficio personal. Los altos índices de adopción de la tecnología también indican que la funcionalidad que estas herramientas pueden aportar es vista como beneficiosa. Cuanto más grande sea la empresa, más probable es que respalde este tipo de iniciativas.
Sin duda alguna esta movilidad abre nuevas oportunidades de negocio al ampliar el colectivo de empleados, colaboradores y clientes. Al hablar de comunicaciones unificadas debemos darnos cuenta de que no son una solución limitada, sino que se trata de la integración de todas las tecnologías existentes en una organización incluyendo voz, correo electrónico, fax, mensajería instantánea y vídeo para proporcionar a los usuarios finales una experiencia a través de una sola interfaz.
Las organizaciones deben aprovechar y empezar a implementar las tecnologías disponibles hoy en día en el mercado, lo que a su vez facultará a los trabajadores flexibles y aumentará su productividad. Sin embargo, es importante tener presente que la implementación y gestión de estas tecnologías pueden llegar a ser complejas.
Para implementar con éxito las iniciativas de trabajo flexible, las organizaciones necesitan ofrecer soporte, lo que requiere recursos adicionales y capacidad de gestión de la infraestructura, así como formar al usuario final sobre la manera más segura de utilizar estas tecnologías.
La implementación de las comunicaciones unificadas como herramienta corporativa requiere de un entorno operativo estable, sistemas estandarizados y una gestión de identidad común. Por lo tanto, algunas organizaciones optarán por externalizar la gestión de las comunicaciones unificadas.
