Unit4 apuesta por el ERP autoconducido

Estuvimos en Amsterdam en la Unit4 Connect 2016, su conferencia mundial de clientes y socios, y nos trajimos unos cuantos anuncios de producto y una gran sorpresa. Sobre esta última, el que entonces muy pocas personas de las presentes sabían que las labores de anfitrión del entonces CEO José Duarte iban a constituir su última tarea para la compañía holandesa, pues apenas una semana después se confirmaba el relevo en la cúpula, pasando Stephan Sieber a ser nombrado nuevo consejero delegado con efecto inmediato.

Sieber era vicepresidente ejecutivo de Ventas Globales y se había incorporado a Unit4 en 2014 seis meses después que lo hiciera José Duarte, que llegaba de comandar la unidad de SAP en España y Portugal. En un escueto comunicado, se especificaba que Duarte “se retira de su cargo como consejero delegado para dedicarse a otras ambiciones fuera del mercado de software de gestión”.

Pero volvamos a los anuncios de Unit4, a los que el fabricante de software de gestión empresarial “centrado en las personas” quiso dar un toque de revolucionarias (y ciertamente lo son) y calificar como su más importante realease en décadas. En realidad, perfilan el escenario de la transformación digital a la que van abocadas todo tipo de empresas y organizaciones, incluidos los usuarios.

Nos referimos a Business Word On!, su principal ERP preparado ahora para funcionar desde la nube en modalidad SaaS en dispositivos portables como smartphones y tablets, listo a partir del 2 de mayo. A las nuevas aplicaciones de servicios profesionales automatizados PSA, pensadas para el segundo semestre de 2016. O a la figura del “absent manager”, el Asistente Digital que cambiará la forma de interactuar con el software de gestión, y que combinando técnicas de lenguaje natural, de reconocimiento de patrones y machine learning proponen una nueva forma de relacionarse con el aplicativo que gobierna el core del negocio.

“La idea es que las recomendaciones inteligentes ayudan a los usuarios a hacer frente a las tareas más complejas de manera segura y fiable, y a despreocuparse de las tareas más repetitivas o de bajo valor que pasan a ser realizadas de manera casi automática evitando errores y descuidos”, nos contaba Fernando García Varela, director de ventas de Business Word para Iberia y Latinoamérica.

Y es que como nos anuncian, mediante el uso de patrones de reconocimiento que entienden el comportamiento del usuario, en combinación con los datos de un gran número de fuentes, el asistente digital realizará actividades útiles por sí mismo. Los ejemplos de “self-driven” incluyen la categorización de las facturas de acuerdo con los perfiles de riesgo, la cumplimentación de los informes de gastos y de las hojas de horas a partir de datos históricos, o las propuestas de descuento en base a los perfiles de riesgo del cliente. Una promesa que comenzará a ser realidad durante el 2017.

“Imaginemos una compañía que se dedica a vender servicios profesionales y realizar proyectos; siguiendo solo la ley del 80/20, tendrá una serie de jefes de proyectos muy eficaces y eficientes, y una pequeña proporción no tan excelente; incluso de los buenos, hay que contar que no van a rendir al 100% durante todo el tiempo, y también pueden tener su día malo o despistarse en algún caso”, nos explica García Varela. “Toda la actividad se lleva en una cuenta de riesgo que mide precisamente los puntos débiles de cada proyecto. Imaginemos ahora si tuviéramos un programa capaz de comparar los patrones de los diversos proyectos ya ejecutados, los más comunes, los más rentables, los más complicados… con los que tenemos abiertos, y nos pudiera decir cómo está evolucionando, si se está desviando alguna partida significativamente, si se puede aplicar mejores prácticas en algún extremo, anticipándose así a que el riesgo vaya a peor y se pueda corregir a tiempo. Pues eso es lo que ya puede hacer Business Word. Es como una esponja que absorbe datos y escupe reportes, y gracias a la aplicación de inteligencia operativa consigue eliminar las tareas más repetitivas de la rutina de los trabajadores. Sólo dos semanas andando y ya está ahorrando un 20% de los gastos, porque es el mejor gestor, el que no se equivoca”.

El directivo español abunda en este fascinante tema. “Otro ejemplo: tenemos a unos consultores desplazado a casa del cliente, a resolver un problema. Por el móvil o tableta de la empresa detecta que han llegado a primera hora de la mañana, pero unos se han ido al mediodía y otros se han quedado hasta última hora de la tarde en esas instalaciones, y el programa es capaz de imputar 6 horas o 10 o las que hayan estado a cada consultor, de manera que el operador cuando llegue cansado a casa no tenga que hacer el parte, y cuando vuelva al día siguiente a la oficina tampoco cometa algún error porque no se acuerde bien de algún dato”.

El tiempo es oro

El asistente digital está construido sobre People Platform Premium Edition, que constituye la nueva base tecnológica de las soluciones de Unit4. La plataforma potenciará el desarrollo de aplicaciones autoconducidas, que liberarán a los usuarios de tareas rutinarias y les permitirán concentrarse en las que de verdad añaden valor e innovación, que es lo que marca la diferencia en los negocios.

“La nueva realidad de la revolución digital está acelerando el cambio en numerosos ámbitos: en educación, con los e-campus y el e-learning, todo es colaboración; en medicina, los quirófanos virtuales y el telediagnóstico, operando dentro y fuera del hospital; en las administraciones públicas, Citizen-as-a-Service, concepto donde el ciudadano es el rey. Mires donde mires, la tecnología está conduciendo a un nuevo estadio el mundo de los negocios”, aseguraba José Duarte en su keynote. “La base tecnológica permanece estable desde hace mucho tiempo, y ello es porque el valor se crea en la parte del core. En la base también se innova, pero menos, se trata más bien de optimizar procesos y hacer infraestructuras más potentes; sin embargo es en el core donde de verdad se compite, donde la inspiración y las nuevas ideas pueden hacer la diferencia. La base es muy similar para todos, y hoy día accesible para cualquiera. Sin embargo, triunfan los que tienen un visión diferencial basada en el costumer-centric”.

Y una última reflexión que nos dejó el ya ex CEO de Unit4: “El mejor software debe ser el construido para la gente, que le ayude a automatizar sus procesos, a ayudarles a dar lo mejor. El más valioso de sus recursos es el tiempo. Todo tiene un límite, las horas dedicadas al trabajo, a las tareas domésticas, al ocio, al resto del día son finitas… cuanto más tiempo libre le dé una, seguro que lo empleará mejor en el resto Por eso debatimos si es lo digital un asesino del tiempo, o un liberador. Y por eso estamos tan entusiasmados con este 2016, por lo que van a significar nuestros nuevos productos”.

Automatización de Servicios Profesionales (PSA)

Esta solución que Unit4 prevé integrar durante el tercer trimestre de 2016, está diseñada para gestionar todos los procesos troncales de las organizaciones basadas en servicios profesionales con colaboración de equipos de proyectos y la necesidad de compartir conocimientos e información sobre todos los procesos, como asignaciones de roles, gestión de recursos, gestión del tiempo y de gastos, etc.

Está diseñada desde cero para que funcione en Cloud y Mobile-first, disponible a través de la app Unit4Me. También se aprovecha de tecnologías de última generación, como el aprendizaje automático y el análisis predictivo, convirtiéndolas en un beneficio seguro para el negocio, mediante la creación de experiencias de usuario autoconducidas. Crea un único espacio de trabajo con una visibilidad de 360 grados, cuadros de mando intuitivos y el control de toda la información del proyecto, así como el empleo integrado de nuevas herramientas de colaboración tipo Slack.com, que permite la adopción de metodologías ágiles basadas en Lean, Scrum o Kanban.

“¿Cuánto tanto por ciento dedicas a tareas administrativas y cuántas a las profesionales? Los flujos automatizados ayudan a ganar productividad y reducir costes. Hay muchas tareas en la vida particular que no las puedes hacer igual en la vida profesional. Ahora los equipos pueden organizar conversaciones en canales abiertos relacionados con un proyecto, tema, o equipo de cliente específico, por ejemplo, como cuando lo hacen en sus casas, con lo que aumentan su productividad y eficiencia”, afirmaba Erik Tiden, director de tecnología de Unit4. “Diseñada desde cero para apoyar la apertura y la integración, Unit4 PSA funciona con el ERP Unit4 Business World On! y otros softwares de gestión ERP”.

Y es que como apostilla Fernando García Varela, “la ventaja de nuestros productos es que se pueden integrar y funcionar con aplicaciones de otros fabricantes, por ejemplo un programa de nóminas o un CRM. La realidad es que la gestión de módulos se realiza sin demasiados esfuerzos, aunque la labor de integración al final no es tan simple como hacer un plugging. Sin embargo, tenemos integraciones a escala nativa con Oracle, Inform, SAP o Microsoft”.

Publicación de las APIs

Además, Unit4 se suma a la tendencia de abrir sus tripas y facilitar las APIs para que terceros fabricantes o los propios usuarios puedan mejorar sus aplicativos con funcionalidades específicas a sus intereses de negocio. La People Platform Premium Edition va a ofrecer diversas capacidades técnicas tales como una capa de integración abierta y un kit de desarrollo de aplicaciones para que los clientes y socios puedan construir sus propios desarrollos que faciliten nuevos procesos en la parte superior de las aplicaciones de Unit4.

“Unit4 proporciona también capacidades de construir microservicios que funciona desde el primer nivel: crear un formulario, integrar procesos nuevos, establecer algoritmos de análisis. Aportamos un grado de autosuficiencia muy alto, en lo que más se toca el 80% lo puede hacer el usuario sin saber apenas código”, afirma García Varela. “También influye el mercado al que va destinado, por ejemplo, en las más industriales el código parece esculpido en piedra, se cambia muy poco. Se podrá comparar la compañía año a año, obtener un time-span, y saber cuándo es el momento más idóneo de entrar en producción, por ejemplo. Pero en otras más de servicios, cuyo negocio puede cambiar más rápidamente en el tiempo, siempre se pueden readaptar, pues Business Word dispone de una arquitectura de cuatro capas para que sea más fácil y más flexible intervenir en los sistemas internos”.

Hablábamos de las cuatro capas: “Tenemos tres dedicadas al frontal (presentación), al procesado (cocina), y a los datos (materia prima); si tocas un dato, tocas en las otras dos capas. Pero si tienes una cuarta capa intermedia, podrás crear y modificar en la estructura de datos, que no afectará a su modelado o su presentación”, dice Garcia Varela. “Esa cuarta capa permite al ERP cambiar para adaptarse mejor a nuestra conveniencia o introducir procesos nuevos sin tener que tocar código. Yo creo que este es el ingrediente diferencial de Unit4. Los ERP destinados al mundo manufacturero no están pensados para tener que afrontar cambios muy revolucionarios, pero los que tienen a las personas como foco, sí se deberían poder adaptar a cada singularidad. Y nosotros ofrecemos unas soluciones muy orientadas a macrosectores verticales, especialmente los destinados a business profesional services (ingenierías, banca, media, consultoras IT…), a high education (universidades privadas y escuelas de negocio) y non-frofit (administraciones públicas, fundaciones y ONGs)”.

Casos de éxito

Para concluir, un punto que me llamó la atención de la intervención de Ivo Totev, el CMO de Unit4. “Repasando las inversiones realizadas durante 2015, hemos tratado de unificar la marca Unit4 asociada a todos los productos, hemos aplicado una estrategia de content marketing escalable, hemos realizado un acercamiento vertical en el go-to-market, y hemos apostado por la innovación en el campo del people-centric con el story-telling. Descubrimos que era más fácil y efectivo construir nuestra marca basándonos en el éxito de nuestros clientes y contando sus historias”. Sin duda, la mejor tarjeta de presentación.

“En Europa somos la compañía TI número 13, y nuestro objetivo es llegar a ser la quinta superando los 1.000 millones de euros de facturación en 2020 (actualmente es la mitad 500 millones). Pero si comparamos, el mercado de ERP es más difícil, es más difícil competir con empresas como SAP o Microsoft, que pueden ofrecer una oferta más amplia en diversos campos. Nosotros podemos ofrecer un diferencia en el cloud, que no compartimos con nadie, y en la visibilidad que tiene nuestro módulo financiero para seguir siendo rentable”, señala Fernando García Varela.

Y es que como afirmaba Ivo Totev, “la nube es el futuro de toda empresa, es un hecho, y sólo cuestión de tiempo”. En este sentido, Unit4 posee una fuerte alianza estratégica con Microsoft Azure para proporcionar servicios de primer nivel a sus clientes de PasS e IaaS integrados con sus soluciones de gestión. “Tenemos un acuerdo con Azure para el aprovisionamiento del IaaS, que se ofrece como cloud puro nuestro. Nuestra licencia es la más flexible, puedes tenerlo en propiedad (con un pago anual), puedes tenerlo en suscripción (con un pago mensual), o puedes tenerlo en la nube (en cualquiera de sus tres variantes, puro, dedicado y compartido). Ahora mismo tenemos unos 70 clientes de Business World en España ya en cloud, nuestro objetivo es multiplicar por tres ese número y llegar a 300. Hoy día estamos vendiendo tres veces más en cloud que en licencias on-promise, así que tenemos fijada una proporción de 60/240 en este tiempo”.