Tramitación Electrónica de Documentos: Administración Electrónica y Empresa

Desde que los Derechos administrativo, mercantil y laboral –esencialmente-, vinieran a regular las relaciones entre personas, instituciones y empresas, en estos tres órdenes, se ha venido desarrollando el concepto de tramitación de documentos, que entenderemos como aquel conjunto ordenado de  acciones soportadas en documentos que posibilitan la relación entre las distintas partes involucradas: Administraciones Públicas, funcionarios o empleados públicos, empresas, trabajadores y ciudadanos.

Este esquema de relaciones es complejo y multinivel: todos los enlaces entre cualesquiera de los elementos anteriores tiene sentido y, por si poco fuera, la información intercambiada puede estar soportada en múltiples y dispares medios, como luego veremos.

Tradicionalmente, la tramitación de documentos sustentó su operativa en el manejo de papel. Empresas, Administraciones Públicas y ciudadanos interactuaban generando documentos escritos en papel y remitiéndolos a sus destinatarios, quienes contestaban o continuaban el proceso, generando más papel. Desde la posibilidad de usar máquina de escribir (como novedosa alternativa a la escritura manual, regulada en la Real Gaceta del 12 de febrero de 1900), hasta hace relativamente poco tiempo, poca ha sido la modernización que habían disfrutado empresas y administraciones en el desarrollo de sus actividades.

Así, la documentación que sustentaba esta tramitación tradicional tenía las siguientes características:   Se sustentaba en el papel con documentos escritos a mano (o, en el mejor de los casos, a máquina), firmados y sellados manualmente. Esto provocaba una consulta lenta e ineficiente y un almacenamiento costoso y poco eficaz.

Además, se chocaba con la cuestión de la autenticación (o autenticidad) de los documentos intercambiados o generados durante el proceso, circunstancia que trataba de solucionarse con la presencia de la estampación de un sello de caucho, un golpe seco de relieve, quizás una firma manuscrita y, en algunas ocasiones, con la utilización de un determinado tipo de papel especial para una tipología concreta de documento.

Este tipo de tramitación, anclada en los modelos y herramientas del Siglo XIX, todavía pervive en nuestros días. Baste con echar una ojeada a muchas oficinas judiciales, por ejemplo, para darse cuenta de ello.