¿En qué estado se encuentra la automatización y que nos podemos encontrar en la era post Covid-19? La situación extraordinaria que estamos viviendo requiere medidas excepcionales. En el ámbito de la empresa esto significa impulsar una veloz digitalización y también poner en marcha medidas apoyadas en la tecnología y la innovación.

Pero, más allá de lo que se haya hecho hasta ahora, las compañías tienen que mirar hacia el futuro. Identificar cuáles son los desafíos que estarán afrontando a partir de ahora y cómo hacerles frente de la forma más eficiente.

Sin duda el aumento de la productividad y la eficiencia son de los principales objetivos de cualquier empresa, así como también ofrecer mayor posibilidad a los equipos humanos de centrarse en lo que es verdaderamente importante. Y, en este sentido, la tecnología vuelve a ser nuestra aliada, concretamente la RPA.

La automatización robótica de procesos permite automatizar tareas rutinarias de gran volumen que normalmente hacen, o hacían, las personas. Los robots de software trabajan con los sistemas y datos como lo hacemos nosotros, pero de manera más rápida, más precisa y sin necesidad de descanso.

La automatización abre debate sobre la posibilidad de que las personas se desentiendan de desempeñar tareas rutinarias que no aportan valor, y que los robots realizan de una forma más eficiente, para poder centrarse en actividades que requieren interacción, empatía o capacidad de reacción a imprevistos.

Importancia de la automatización

Miguel Ángel González, Vicepresidente Regional de Appian Iberia cuenta que plataformas como Appian cobran mucha importancia en situaciones como la que nos encontramos ya que “permiten una automatización completa y permiten unir todos los puntos que hay dentro de una organización para poder tener el negocio alineado”. Pero es también muy importante tener unificados los datos. “Para una organización es importante poder disponer de los datos reales en tiempo real. Y otra de las cosas muy importantes para nosotros es el low code, que consiste en desarrollar aplicaciones empresariales muy potentes de una forma muy rápida introduciendo a esos usuarios de negocio dentro del ciclo de vida y desarrollo de las aplicaciones”.

“El low code permite desarrollar aplicaciones y que el negocio se adapte a las necesidades que el mercado demanda a día de hoy”.

Appian ofrece una plataforma muy flexible que permite crear diferentes aplicaciones adaptándonos a las necesidades de cada negocio. Por ejemplo, en apenas cuatro semanas han desarrollado una aplicación enfocada a los empleados sanitarios involucrados en la pandemia del Covid-19. Esta aplicación ofrece actualizaciones en tiempo real sobre su salud.

Cuenta con una interfaz sencilla y a través de encuestas determinan el estado de salud y la preparación de los empleados frente a los riesgos.

“Hemos diseñado esta aplicación que ya está disponible en más de cinco idiomas, certificada por la HIPAA, que permite, entre otras cosas, colocar datos sensibles en un Cloud público y por un precio muy competitivo”, comenta Miguel Ángel.

Recientemente Appian ha lanzado su propia solución de Automatización Robótica de Procesos, Appian RPA, sumando estas capacidades a su completa plataforma de automatización low-code. Víctor Ayllón, vicepresidente del Centro de Excelencia RPA de Appian explica: “Tenemos que ser capaces de asimilar que nuestra fuerza de trabajo se va a componer de una fuerza digital y otra humana. Es lo que nosotros llamamos diferentes trabajadores en un mismo proceso o workflow. Estos trabajadores se identifican como personas, robots e Inteligencia Artificial”.

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LA RPA tiene como objetivo automatizar tareas rutinarias que, normalmente, eran realizadas por personas. Rellenar formularios, realizar cálculos o la gestión de registros son algunas de esas tareas que llevan a plantearse la reducción de costes y tiempo con las nuevas tecnologías.

De la RPA 1.0 a la RPA 2.0

La tecnología RPA es especialmente efectiva en la automatización de procesos basados en reglas, con tareas de alto volumen y pocas excepciones, que no requieren la intervención humana, y donde se procesan datos estructurados.

En lo que definimos como RPA 2.0 se combinan las capacidades de personas, robots e Inteligencia Artificial, y se tiene en cuenta la escalabilidad de los programas de automatización. “Hay que ser capaz de plantear la automatización desde un punto de vista más estratégico y para eso es necesario contar con herramientas para el gobierno centralizado de los robots”.

“Estamos experimentando el cambio de una tendencia a una necesidad”.

Poco a poco se va a redefinir lo que hasta ahora conocíamos como nuestro puesto de trabajo. Ya no disponemos de un espacio físico que compartir con nuestros compañeros y como consecuencia, nuestra manera de relacionarnos se está viendo afectada de igual modo. La readaptación de los procesos de negocio es otro de los cambios que se están experimentando ahora mismo. Según Gartner, el 24% de los CFO prevé un aumento en el gasto en RPA.

Rodrigo Santos, Partner Solutions Consultant para LATAM,  de Appian, expresaba: “La intención de Appian con la Automatización Completa es unir a diferentes tipos de trabajadores digitales”. Esto significa, entonces, poder automatizar procesos de principio a fin utilizando la tecnología correcta. “Podemos usar un robot para obtener archivos de un servidor y enviarlos a Appian, podemos usar inteligencia artificial para clasificar modelos de aprendizaje y machine learning”. Se podría decir que tanto la tecnología RPA como la tecnología de Appian se necesitan y se complementan.

“La automatización completa significa potencia, esto se refiere a que va a ser la primera vez que se va a poder tener diferentes tecnologías en la misma pantalla”.

La crisis del Coronavirus ha supuesto la toma de decisiones, casi forzada, que no formaban parte de nuestro plan. Aunque sí lo hicieran del proceso de digitalización. Luis González, Socio Responsable de Robotics en Deloitte Robotics explica que: “En Deloitte además de ayudar a los clientes implantando soluciones, también prestamos servicios”. Por eso se dedican a facilitar la digitalización de procesos y el trabajo en remoto, garantizando la optimización de costes y productividad y con la ayuda de una sociedad conectada o el uso del Cloud.

“Una de las maneras que tuvimos de ayudar a nuestros clientes fue construyendo nuestra plataforma robótica que sirviera para dar respuesta a todos estos elementos en un momento en el que determinadas barreras tecnológicas o la escasez de recursos pudiera estar retrasándoles en su viaje a la automatización”, afirma Luis González.

“Con esta plataforma han conseguido ahondar en un solo sitio, tanto la flexibilidad del despliegue de máquinas en entornos Cloud, como la gestión de todos los automatismos que ofrecemos como servicios”, explica Adrián Rossignoli, Manager en Deloitte Robotics. Actualmente mantienen más de cien aplicaciones robóticas funcionando en producción, las cuales están en 1.200 clientes. “Gracias a las automatizaciones en RPA, hay muchos robots que pueden ser reutilizables en muchos clientes. Con esta reutilización conseguimos una capacidad de producción y ejecutiva de 41.000 horas al año”. Esto significa que se están creando lo equivalente a 22 personas que desempeñen tareas repetitivas de bajo valor en las empresas.

Para finalizar el evento, Mónica Valle, periodista especializada en IT y encargada de llevar el mando del encuentro, dio paso a una ronda de preguntas realizadas por los asistentes. Previa a las conclusiones finales; resumidas en que: “la tecnología RPA alcanzara valor si somos capaces de aplicar la imaginación y la innovación de nuestros procesos”, según Luis González. A lo que Adrián Rossignoli añadió: “es muy importante que los clientes y usuarios piensen en este tipo de tecnologías como una creación de nuevos procesos que en el día a día no se permite”.

“Tenemos que ser capaces de buscar plataformas que integren el máximo de tecnologías posibles y de buscar plataformas abiertas. Desde ese punto de vista, que Appian cuente con su propia tecnología de RPA y que sea capaz de integrar otras plataformas con las que se puedan gestionar, administrar y ejecutar robots de otros fabricantes es algo único y diferenciador. No todas las tecnologías sirven para todos los casos de uso y no todas las plataformas sirven para el mismo caso”, concluyó Victor Ayllón.