Sistemas de autoría basada en componentes: 2ª Parte

Formatos y herramientas no propietarias

Para que puedan ser reutilizados, los subtemas deben tener un formato que sea tanto neutro para su envío como independiente del medio utilizado. Esta exigencia no la cumplen las herramientas más clásicas de edición como Microsoft Word o Adobe FrameMaker. Por eso es preferible utilizar herramientas de autor no propietarias y potentes como JustSystems XMetal, que utiliza XML como formato fuente. XML no pertenece a ningún vendedor o herramienta de autor específica, no está ligado a ningún formato de salida específico ni tiene que responder a un orden establecido para reunir la información.

Para la autoría basada en componentes se ha elegido a DITA (Darwin Information Typing Architecture) como estándar XML. Desarrollado en un principio por IBM, DITA se diseñó específicamente para contenidos basados en subtemas y hace ya tres años que funciona como estándar internacional.

DITA no se centra en los documentos, como hacían los XML anteriores. En vez de eso, fue diseñado específicamente para funcionar con los subtemas. Estos pueden combinarse libremente en los documentos, páginas web o cualquier otra colección o grupo de contenidos gracias a las instrucciones que ofrece el mapa DITA.

Dentro de cada subtema también es posible aplicar filtros a los elementos individuales. Por ejemplo, dos subtemas que tengan que ver con la instalación de un módulo software podrían ser iguales –excepto por las diferencias entre los comandos específicos de Unix y Linux-. En vez de mantener dos categorías paralelas, DITA te permite poner los dos tipos de comandos en una única categoría, marcándolas como aplicables a Unix o a Linux según el caso.

Utilizar el CMS para dar seguimiento a los componentes

Cuando la información se ha dividido en componentes reutilizables, la gestión de cambios se convierte en un proceso complejo. Esto es aún más evidente cuando los componentes comparten un gran número de formatos de salida. No sólo es necesario hacer un seguimiento de los cambios sino también asegurar que los componentes actualizados seguirán teniendo sentido en todos los contextos en los que son reutilizados.

Para conseguir todo esto es necesario un CMS (sistema de gestión de contenidos). Un CMS evita que los componentes sean cambiados sin autorización y permite controlar el flujo de cambios y revisiones. El CMS ofrece también la función “dónde”, con la que se localizan automáticamente los enlaces entre los componentes y todas las salidas en las que ha sido utilizado el componente. Esto evita que los componentes reutilizados terminen en la papelera (provocando enlaces vacíos) y ofrece al autor una visión de todos los contextos que se verán afectados por el cambio. Aquellos propietarios de otros contextos pueden también suscribirse a los cambios, y pueden recibir una notificación automática cada vez que haya una actualización.

A la hora de elegir un CMS, es muy importante asegurarse de que se integra perfectamente con nuestra herramienta de autor XML. De esta forma, los autores podrán desarrollar funciones CMS claves desde dentro de la herramienta de autor a la vez que podrán dejar activados los permisos de control del CMS, flujos y relaciones de localización. Desde dentro de la herramienta XMetal, por ejemplo, los usuarios pueden navegar y buscar un CMS, revisar componentes individuales que entren y salgan, revisar cambios en múltiples contextos, participar en la revisión formal y aprobar los flujos de actualizaciones.