Siete claves para no perder tiempo recuperando datos

Este 31 de marzo se celebra el Día Mundial del Backup y desde la consultora Syntonize recuerda la necesidad de contar con una política de recuperación de datos como algo clave para las empresas que gestionan gran cantidad de información.

Según la encuesta State of Salesforce Data Protection 2020, el 88% de las empresas no tiene definida una estrategia de recuperación de datos. Pero, aun teniendo en cuenta la importancia de contar con la información disponible para poder tomar decisiones en tiempo real, el 84% de las empresas tarda más de un día en encontrar y recuperar los datos perdidos o corruptos. Un 36% de las compañías no lo hace hasta pasados siete días.

Juan Quintanilla, CEO de Syntonize explica que “La mayoría de las empresas apenas hace una copia mensual de sus datos. Pero en realidad, el backup de la información debe de ser sólo el primer paso de una adecuada estrategia de recuperación de datos que permita restaurar los datos exactamente dónde y cuándo quieres”.

Y añadía: “No sólo hay que saber recuperar datos, sino hacer auditorías para conocer si se están perdiendo o corrompiendo datos, ya sea por errores humanos, por la integración con apps de terceros, por ciberataques o por desastres naturales”.

Para ayudar a las empresas a gestionar de forma eficiente el almacenamiento y la recuperación de los datos, desde Syntonize se recomienda:

1) Tener cuidado con las exportaciones de datos. Exportar datos semanalmente es una práctica habitual en las empresas. Pero es una actividad que lleva tiempo y hay que realizarla con cuidado, porque se pueden cometer errores y en el caso de tener que recuperar y restaurar la información, hay que restaurar las relaciones de datos incluidas en los ficheros .CSV que están almacenados en ficheros .zip. Además, estos archivos no guardan los metadatos.

2) Escoger soluciones de recuperación inmediata. Una de las posibilidades es hacer backups en sandboxes. Aunque son un entorno interesante para hacer pruebas de rendimiento y carga, hay que recordar que los sandboxes se refrescan cada 29 días, por lo que cualquier dato creado en los últimos 30 días aún no se habrá almacenado automáticamente.

3) Vigilar el volumen de almacenamiento. Un error frecuente que supone un gasto extra en capacidad de almacenamiento es guardar todos los datos. Una buena política de archivo de datos debe diferenciar entre la información que se retiene para un acceso frecuente o para un uso futuro frente a los datos menos necesarios que se almacenan en sistemas más baratos y de larga duración. Así se evitará la redundancia de datos y un mayor rendimiento.

4) Cumplir con la normativa. A la hora de definir la estrategia de almacenamiento y recuperación de datos hay que tener en cuenta tanto las políticas internas de la compañía sobre gestión, uso y administración de los datos, como la normativa legal de los diferentes organismos sobre la custodia y salvaguardia de datos, así como la transferencia de datos entre filiales en diferentes países.

5) Proteger los datos. Según la encuesta State of Salesforce Data Protection 2020, el 69% de las empresas no cree estar preparada para sobreponerse a una pérdida de datos. Precisamente el principal objetivo de una estrategia de backup es la protección de la información. Y eso incluye adoptar medidas para la administración y gestión de los datos, la encriptación de la información y la restauración inmediata de datos erróneos, obsoletos o corruptos, para garantizar la continuidad de negocio.

6) Monitorizar los cambios. La automatización del archivo de datos obliga a una monitorización continua para notificar de forma inmediata cualquier anomalía. Igualmente, es necesario poder trabajar de forma aislada con paquetes de datos que se han cambiado o eliminado y así asegurar la legitimidad de los datos que se recuperan en caso de necesidad.

7) Desmitificar el backup del CRM. Antiguamente cuando los costes de implantar un CRM eran altos y se desplegaba sobre diferentes servidores para disminuir los costes, hacer copias de seguridad era más complejo. Ahora con las soluciones CRM en la nube el despliegue no es complejo y se pueden integrar apps fiables de terceros para hacer copias rápidas y sin grandes costes al existir servicios de pago por uso.