A fondo: RPA, un paso esencial en la transformación eficiente

No es una novedad que las empresas, de cualquier tamaño y sector, a lo largo de la historia han buscado la forma de ser más eficientes, más productivas y, con ello, mejorar sus costes, tanto económicos como temporales. Una meta, como decimos histórica, pero que, en los últimos años y de la mano, imprescindible, de la tecnología tiene un nombre como principal aliado: la Automatización Robótica de Procesos o RPA.

Unas siglas tras las que se esconde una de las principales tendencias del mercado de las TI, según apuntan estudios y consultoras.

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Descubre más sobre RPA en el webinar que celebraremos el próximo  jueves  21 de mayo a las 12:30:

Una automatización de procesos que, en 2022, ya habrán abrazado el 85% de las grandes empresas, según Gartner, generando un mercado de 2.400 millones de dólares.

Y todo apunta a que estos datos no dejarán de crecer.

Pero, ¿en qué consiste realmente esta tecnología? ¿Qué ofrece a las empresas que explique el éxito en su adopción?

“RPA (Robotic Process Automation) es una tecnología que permite automatizar tareas repetitivas, de gran volumen y basadas en reglas, que requieren un elevado esfuerzo manual pero aportan escaso valor a los procesos (como copiar y pegar datos entre aplicaciones, rellenar formularios, extraer información de documentos, etc.). Muchas de estas tareas aún dependen de la intervención humana y restan recursos a actividades de mayor valor añadido. Los robots de RPA liberan a las personas del trabajo más tedioso trabajando con sistemas y datos exactamente como lo hacen los humanos, a través de ventanas e interfaces de usuario, pero mucho más rápido y con mayor precisión”, explica Víctor Ayllón, vicepresidente del RPA Centro de Excelencia de Appian.

Automatizando las tareas de negocio rutinarias

Como señalábamos, la automatización no es algo nuevo pero sí las tecnologías que hoy la hacen posible.

“Las soluciones de robotización de tareas llevan muchos años en el mercado, pero en los últimos 6-7 años se ha visto un avance exponencial en el número de empresas y soluciones existentes, gracias a que las nuevas capacidades de grabación de tareas y creación de bots sin necesidad de codificarlos ha simplificado su despliegue en empresas y departamentos de cualquier tamaño, y a que la integración con distintos sistemas de automatización y las funcionalidades de Inteligencia Artificial han permitido ampliar enormemente su utilidad”, señala Fernando García Estévez, responsable de soluciones RPA en IBM España.

Una evolución tecnológica que también destaca Francisco García, director general de PFS Tech: “RPA es un término relativamente nuevo, pero no el concepto que hay detrás, ya que desde hace décadas las compañías han buscado formas de industrializar la ejecución de tareas repetitivas que diariamente se hacen sobre aplicaciones informáticas. Hoy, esta tecnología permite utilizar robots de software (aplicaciones) que se configuran con el objetivo de manejar otras aplicaciones informáticas de la misma forma que lo hace un usuario para realizar tareas repetitivas y basadas en reglas”.

¿El objetivo? Liberar a los empleados de este tipo de tareas, repetitivas y tediosas, del tiempo que les dedican para así aportar un mayor valor en otras labores más estratégicas.

“Las personas son un recurso escaso y valioso que tiene que dedicarse a tareas con mayor valor añadido, que ayuden a mejorar la experiencia del cliente o que por su complejidad requieren de la intervención humana”, afirma Christian Barckhahn, Product Marketing Global Senior Director para la unidad de negocio de Customer Experience Management en OpenText.

Una “liberación” que, además de permitir a esos empleados dedicarse a procesos y tareas de mayor valor, como señalábamos, también incrementa su satisfacción personal y, con ello, su productividad.

“RPA libera a los empleados de tareas repetitivas y mundanas y les permite concentrarse en el trabajo creativo y estratégico: las cosas que sólo los humanos pueden hacer.  Un estudio de la Universidad de Goldsmiths reveló que las tecnologías de automatización están amplificando la experiencia humana y así los empleados que trabajan junto a bots se muestran un 38% más comprometidos y el 70% señala que se siente más satisfecho dentro de la empresa”, revela Oscar Martínez Domínguez, director regional de Ventas para España de Automation Anywhere.

“El impacto más directo en los empleados es que la automatización robótica de procesos les libera de tareas empresariales repetitivas y tediosas, todas aquellas tareas que hay que hacer pero nadie quiere hacerlas porque consumen mucho tiempo y son cansinas y aburridas. Al no tener que dedicarse mucho tiempo a tareas de poco valor, no solo para la organización si no a nivel profesional, los empleados sienten más satisfechos con su trabajo y más motivados. La automatización les brinda la oportunidad de dedicarse a las tareas que requieren creatividad, capacidad cognitiva y la habilidad de tomar decisiones y resolver problemas, lo que hace que se sienten más valorados en su trabajo”, afirma en la misma línea Franck  López, Vicepresidente de  Value Engineering de UiPath.

Por lo tanto y frente a no pocas críticas y miedos que en torno a la adopción de tecnologías RPA han surgido, el mensaje parece claro: la automatización robótica de procesos es un aliado, un complemento, una herramienta para los empleados y no una amenaza para ellos.

“Las tareas repetitivas y rutinarias no existen en el vacío. Por lo general, forman parte de procesos empresariales integrales que hacen que una empresa funcione y brinde valor a sus clientes. La fuerza de trabajo digital de los robots RPA es, por lo tanto, parte de la estructura integrada global de personas, procesos y sistemas de información que maneja un negocio. La automatización de los procesos digitales implica la coordinación de todos estos actores juntos, y realmente se trata de la transformación, no de la tecnología.

El uso de robots en tareas aisladas en un proceso ineficiente sin mejorar el proceso simplemente automatiza un proceso ineficiente. Los robots más inteligentes simplemente no hacen procesos más inteligentes. Además, los robots no reparan las ineficiencias del proceso, las personas lo hacen”, señala Miguel Valdés, CEO de Bonitasoft.

Eso sí, para disipar estos miedos es importante divulgar en qué consiste RPA, implicar a los empleados, explicarles las ventajas de adoptar estas tecnologías.

“Como en todo proceso de cambio, siempre existe una cierta reticencia inicial, pero la realidad es que esta tecnología permite que los empleados dediquen más tiempo a la interacción humana, a labores de mayor valor añadido y a tareas más estratégicas, de manera que contribuye a mejorar la experiencia del trabajador y a la satisfacción con el trabajo que realiza.  No obstante, no debemos minimizar la necesidad de gestionar correctamente el cambio, ya que muchos proyectos de RPA fracasan por el miedo que estas nuevas tecnologías despiertan en los empleados -principalmente por desconocimiento y barreras psicológicas –; por ello es muy importante hacer a los empleados partícipes del proyecto desde el primer momento”, aconseja Christian Barckhahn, de OpenText.

Esa suma de “habilidades” que permite la tecnología de automatización robótica de procesos se ha hecho más que evidente en los últimos días, marcados por la crisis económica que la pandemia del coronavirus ha causado en todo el planeta.

Empresas que veían como prácticamente su actividad se paralizaba, sectores en los que, sin embargo, la demanda se incrementaba de forma vertiginosa…

“Las crisis globales como la actual crisis del Covid-19 también ponen en relieve la importancia de la RPA en ayudar a las empresas acaparar mejor los problemas que surgen. Las organizaciones de todo el mundo están recurriendo a la automatización para ser más rápidas y ágiles ante el aumento de la demanda y los entornos rápidamente cambiantes. Desde la gestión de grandes volúmenes de datos (como los resultados de pruebas) hasta el apoyo a la creciente necesidad de los call center para preparar y habilitar los empleados para  el teletrabajo, las organizaciones se están dando cuenta de los beneficios de la automatización en este momento”, apunta Víctor Ayllón, de Appian.

Ahorro de costes, de tiempo… Ventajas de la RPA

Son muchos los beneficios que la automatización robótica de procesos ofrece. Además de liberar a los empleados de una compañía de tareas repetitivas y “aburridas” para poder destinar su capacidad a labores de mayor valor, el ahorro económico y temporal es otra de sus grandes “bondades”.

Como explica Fernando García Estévez, desde IBM, “las tecnologías RPA tienen dos ventajas principales: la optimización del tiempo que el empleado dedican a tareas de poco valor añadido, y el ahorro en costes derivado de una reducción en los errores que se cometen en este tipo de tareas repetitivas. Asimismo, a nivel económico, la empresa podrá estructurar, optimizar y automatizar sus procesos empresariales de forma más eficiente al delegar en los bots diferentes tareas que requieren un alto consumo de recursos y tiempo, pero que no aportan un valor añadido al negocio. Un ejemplo: un banco que invierte mucho tiempo en revisar manualmente solicitudes de préstamos, mediante la automatización, puede reducir entre un 80% y un 90% esta tarea”.

Con más detalle si cabe explica estos ahorros Francisco García, de PFS Tech: “Una de las principales ventajas es el ahorro de costes. Estos trabajadores virtuales generalmente se contratan con un modelo de suscripción anual y el coste oscila entre los 1.200 euros para un robot atendido a los 8.000-10.000 euros para un robot desatendido. Además, hacen las tareas repetitivas mucho más rápido y las pueden hacer trabajando en turnos de 24 horas. Si a esto le añadimos que no cometen errores y que permiten asegurar el cumplimiento, la productividad es brutal”, explica.

“Adicionalmente el plazo de un proyecto de automatización con RPA es relativamente corto comparado con otras tecnologías por lo que podemos disfrutar de todos estos beneficios de forma inmediata. En resumen, dependiendo del tipo de tarea, un trabajador virtual puede costar entre 5 y 15 veces menos que un FTE (Full-Time Equivalent) y el tiempo que ahorra puede ser de entre un 30%-70%”, añade.

La mejor experiencia del cliente o del trabajador, como señalábamos anteriormente, es otra de las grandes ventajas que la automatización robótica de procesos ofrece, según Miguel Valdés, de Bonitasoft: “Experiencias del cliente altamente personalizadas y satisfactorias mediante el diseño y la conexión de interfaces de usuario, procesos y datos comerciales sin interrupciones y, como consecuencia, una mayor satisfacción del cliente con procesos más rápidos y fluidos detrás de las aplicaciones”.

Y, por último, pero no menos importante, otro de los principales beneficios que la tecnología RPA ofrece es la disminución de errores. “Algunos casos de automatización con RPA pueden suponer un gran ahorro de tiempo en la gestión y realización de la tarea, mientras otros casos ofrecen más un retorno económico en términos del ahorro de costes. Tradicionalmente la RPA permite realizar tareas no sólo de 3 a 5 veces más rápido, sino con cero errores, lo que supone una importante mejora para las organizaciones en términos de eficiencia”, aclara Franck  López, de UiPath.

¿Son automatizables todos los procesos?

Llegados a este punto, es necesaria la pregunta. Si tantas son las ventajas de apostar por la tecnología RPA, ¿qué tipo de tareas puede una empresa automatizar¿ ¿Es posible aplicarla a cualquier tipo de proceso?

“Hay una gran cantidad de tareas que pueden automatizarse en el trabajo diario, tanto en procesos comunes a todas las empresas independientemente de su sector (Compras, contratación, finanzas, gestión de correos electrónicos) como en procesos específicos del departamento o sector de la empresa (Ventas, gestión de reclamaciones). Las primeras tareas que se pueden plantear son las más relacionadas con trabajos administrativos como extracción y entrada de datos de aplicaciones o volcado de ficheros Excel, transformación o integración de distintos tipos de documentos, búsqueda de datos en páginas web”, explica Fernando García Estévez, desde IBM.

“Otra área donde estamos viendo interés es en automatizar las interacciones con organismos públicos para la gestión de altas, bajas o gestión de documentación y tramites recurrentes. Por último, aunque no es una tarea o proceso específico, un área donde RPA está aportando un alto valor es en la integración de sistemas legacy con otros sistemas más modernos, sin necesidad de abordar un proyecto de desarrollo o transformación previo. Utilizando bots y el interfaz de uso de estos sistemas se puede automatizar la extracción o introducción de datos y su integración con otras aplicaciones”, añade Fernando García Estévez.

También desde Appian, Víctor Ayllón, señala la gran cantidad de procesos, basados en reglas que son susceptibles de aplicar tecnología RPA: “El estudio “El Imperativo de la automatización” elaborado por McKinsey Global Institute revela que, en la actualidad, el 50% de las actividades laborales y el 30% de las tareas de la mayoría de los puestos se pueden automatizar. Nosotros hemos identificado tres factores que nos revelan que un proceso empresarial es susceptible de ser automatizado. El primero es lo que nosotros llamamos “el efecto de la silla giratoria”, es decir, cualquier tarea que obligue al trabajador a utilizar varios sistemas y, por tanto, a pasar de una pantalla a otra para hacer un único trabajo. El segundo es la acumulación de soluciones legacy que son difíciles de integrar y que, en consecuencia, generan importantes cuellos de botella a la hora de realizar un trabajo. Y en tercer lugar, aquellas que forman parte de un proceso sometido a estrictos requisitos de cumplimiento normativo”.

Lo que sí es evidente, como en cualquier proceso y aplicación tecnológico es la necesidad de garantizar la seguridad de toda la implementación, algo básico, como apunta Anastasia Sotelsek, Principal Sales Engineer de CyberArk:  “Es fundamental considerar la seguridad, pues muchos robots tendrán acceso a datos y activos críticos para realizar su tarea. De hecho, se convierten en usuarios privilegiados y su acceso debe estar asegurado tal y como lo están aquellos usuarios con permisos privilegiados. A medida que van aumentando tanto las implementaciones de RPA como el número de robots de software, las organizaciones deben buscar formas de combinar la automatización con prácticas de seguridad que ayuden a proteger las inversiones de RPA. Todo ello tratando de lograr, al mismo tiempo, un rápido retorno de la inversión”.

Más allá de RPA, la hiperautomatización

Pero la tecnología RPA ya tiene dibujado su mañana y este pasa por su unión a otras tecnologías como la Inteligencia Artificial o el Machine Learning, una simbiosis que permitirá automatizar de forma más inteligente los procesos y que ya ha sido reconocida por Gartner como una de las tendencias TI más relevantes para este año.

La Automatización Inteligente funciona integrando tecnologías cognitivas con RPA.

Abarca todo el viaje de la automatización -descubrimiento, automatización, optimización- aplicándose a cualquier proceso de negocio de front o back-office y orquestando el trabajo a través de equipos combinados de humanos y bots”, explica Oscar Martínez Domínguez, de Automation Anywhere.

“Comienza desde el propio descubrimiento de procesos, donde las herramientas impulsadas por inteligencia artificial (AI) observan automáticamente las actividades de trabajo que realiza la gente, identifican los flujos de trabajo óptimos y proponen un camino de automatización. La Automatización Inteligente amplía las posibilidades de la automatización de procesos de negocio para incluir casi cualquier escenario – los robots cognitivos pueden razonar y tomar decisiones, aprendiendo sobre la marcha para convertirse en recursos valiosos en la fuerza de trabajo humano-digital”, añade.

Una combinación de tecnología-humano que también apunta desde PFS Tech, Francisco García: “La Hiperautomatización supone una vuelta de tuerca y una sofisticación del concepto de RPA donde se combina con un conjunto de tecnologías complementarias para potenciarlo y ser más preciso, inteligente y tener la capacidad de automatizar procesos mucho más complejos. Estas tecnologías incluyen Inteligencia Artificial, Machine Learning, Natural Language Processing, Process Mining, Analytics, etc… Adicionalmente va a permitir disponer de fuerzas de trabajadores virtuales híbridas (humanos-robots) que podrán colaborar para hacer el trabajo mucho más eficiente y todo ello con unos KPIs de los procesos robotizados que nos permitirán medir los resultados y generar iniciativas de mejora continua”.

En la misma línea argumental se sitúa Franck  López, de UiPath, que afirma que “la hiperautomatización valida la automatización y la eleva para mostrar cómo la combinación de RPA y tecnologías disruptivas como la IA, el aprendizaje automático (ML), la minería de procesos, la gestión de decisiones y el procesamiento de lenguaje natural (NLP), entre otras, se pueden utilizar juntas en una solución de automatización ‘end-to-end’. La hiperautomatización utilizará continuamente nuevas herramientas y tecnologías, llegará a más empleados y acelerará la automatización de la próxima generación de procesos de negocio”.

Un mañana, ya hoy, que sin duda responderá a un deseo de mayor eficiencia y productividad pero también a una necesidad.

“En el estudio You’re Working TOO Hard – Using Intelligent Automation to Save Time, Money, and Effort, que realizó la Association for Intelligent Information Management, y en el que colaboró OpenText, se estima que casi el 80% de las organizaciones reconocen que necesitan digitalizar su negocio entero para subsistir. Según los datos que arroja este estudio, dos tercios de las empresas reconocen que ni siquiera el 50% de sus procesos back-end están automatizados. En las compañías menos eficientes, además, más del 75% de todos los procesos administrativos siguen siendo completamente manuales.

Prueba de ello es el momento en el que vivimos, en el que se está sometiendo a examen el grado de digitalización de nuestras organizaciones y muchas no aprobarán. La transformación digital de nuestras compañías ya no es una opción; es la clave de nuestra supervivencia”, concluye Christian Barckhahn, de OpenText.

Una transformación “automatizada”, inteligente y segura a la que, todo apunta, sumarse ya no será una opción.

¿Qué ofrecen en RPA?

Appian:

Basada en el low-code, la solución RPA de Appian combina RPA, flujo de trabajo, reglas de decisión, inteligencia artificial y administración de casos para la automatización completa.

Esta solución orquesta los tres agentes de trabajo actuales- humanos, bots e inteligencia artificial- en una plataforma integrada, para un mayor control de la organización; e integra la inteligencia artificial y el aprendizaje automatizado, permitiendo el reconocimiento y la clasificación automática de la información, lo que se traduce en último término, en una mayor rapidez y precisión.

Automation Anywhere:

Ofrece una única plataforma de automatización inteligente con un interfaz web y en la nube que combina RPA, inteligencia artificial, aprendizaje automático y análisis de forma inmediata, para ayudar a las organizaciones a iniciar y ampliar rápidamente su viaje hacia la automatización de procesos.

Su Bot Store es el primer marketplace del mundo con más de 850 soluciones de automatización inteligente preconstruidas.

BonitaSoft:

Bonitasoft tiene una asociación técnica con UiPath. Esa unión hace posible la automatización completa de procesos de negocio de extremo a extremo, con el conjunto de conectores nativos UiPath incluidos en la plataforma de automatización de procesos digitales basada en BPM de Bonita y una integración de UiPath con la plataforma Bonita en el mercado de UiPath.

Las aplicaciones creadas en la plataforma Bonita pueden delegar secuencias de tareas repetitivas a los robots UiPath y automatizar la integración con los sistemas existentes, tanto a través de las API estándar como con las que no son accesibles de otra manera mediante las API.

CyberArk:

Expertos en soluciones de gestión del acceso con privilegios, las plataformas de la compañía permiten integrarse con prácticamente cualquier solución RPA del mercado para así ayudar a las empresas a proteger las credenciales de cuentas privilegiadas que se utilizan en las plataformas RPA, así como las implementaciones de robots de software.

IBM:

Dentro de la práctica de IBM Automation, IBM combina el conocimiento, la experiencia en consultoría y las tecnologías necesarias para evaluar, planificar, desplegar y gestionar con éxito proyectos de automatización para cualquier empresa y sector, utilizando tanto tecnología RPA como el resto de soluciones de automatización de la fuerza de trabajo.

Su plataforma de automatización completa, que integra las soluciones de Gestion de procesos (BPM), toma de decisiones basada en reglas (ODM), gestión de contenidos y captura cognitiva, además de tener un acuerdo de reventa con Automation Anywhere y acuerdos de integración con las principales empresas de RPA.

OpenText:

La RPA, como todo en el mundo hoy en día, necesita de la información para poder funcionar y aportar valor.

Así OpenText, empresa de referencia en IM (Information Management), se presenta como un aliado fundamental para la RPA.

Sus soluciones de Content Management, Business Networks, Customer Experience Management… son piezas necesarias para una estrategia óptima de Automatización Robótica de Procesos.

Oracle:

Oracle Autonomous Database es una familia de servicios en la nube con autogestión, autorreparación y autoprotección. Es la primera base de datos autónoma del mundo, y cambia el concepto de administración de bases de datos mediante el uso del aprendizaje automático y la automatización a fin de eliminar el trabajo y el error humanos y el ajuste manual, lo que reduce el coste y la complejidad y garantiza una mayor fiabilidad, seguridad y eficiencia operativa.

Autonomous Database permite una combinación compleja de transacciones de alto rendimiento, lo que incluye informes, lotes, Internet of Things (IoT) y aprendizaje automático en una sola base de datos.

PFS Tech:

Como especialistas en la transformación eficiente de las compañías, desde PFS Tech quieren ayudar a sus clientes a identificar y generar oportunidades de eficiencia para hacer que sus modelos de negocio sean más sostenibles, productivos y rentables.

Para ello, la compañía ofrece herramientas de automatización como RPA, IA, y otras tecnologías emergentes para desarrollar e implantar soluciones innovadoras propias.

Además, PFS Tech ofrece sus soluciones bajo el modelo RPA as a Service, con el que disfrutar de los beneficios de la automatización de procesos sin tener que adquirir licencias o máquinas para los robots, con un plazo de implantación reducido y con un modelo de pago por uso transparente.

UiPath:

Bajo el concepto de “Automation First”, desde UiPath sitúan a la automatización como punto de partida para tratar de identificar, desde el primer momento, en cada operación cuales son las tareas que pueden ser automatizadas con robots RPA.

Como proveedor de soluciones RPA, UiPath defiende la “democratización de la RPA” a través de un ecosistema de socios y desarrolladores que ayuda a sus clientes a iniciar su viaje de automatización fácil y rápidamente a su propia medida.