Pon un ERP en tu vida (empresarial)

Cuando se habla de ERP o Sistemas de Gestión Empresarial, habitualmente se piensa en un software destinado a grandes empresas, soportado por grandes sistemas, infraestructuras complejas y, sobre todo, muy costoso.

Por otro lado, cuántas veces habremos oído a empresarios comentar: “yo con unas hojas Excel llevo la gestión de mi empresa y eso me basta”, lo cual puede ser válido si solo tienes 20 ó 25 productos o servicios, 10 clientes y generas pocos pedidos al mes.

Ambas afirmaciones a día de hoy carecen de sentido, y lo digo en primera persona, ya que hasta hace poco más de un año, llevábamos nuestra gestión en varios Excel, con sus consiguientes problemas de información descentralizada, baja seguridad, errores de datos, etc.

Un ERP libre para todos los públicos

Actualmente existe un amplio abanico de soluciones de ERP basadas en software libre, con claras ventajas sobre el software propietario, como el poder usar el programa con cualquier propósito, analizar y ver cómo funciona adaptándolo a nuestras necesidades, distribuir copias y también optimizarlo haciendo públicas esas mejoras de modo que todos los usuarios puedan beneficiarse de ello.

El uso de este tipo de software conlleva un coste cero en licencias, pagando solo por servicios de implantación, desarrollo, mantenimiento y soporte, en el caso de no disponer de recursos propios. El ahorro en costes es importante y permite destinar esas partidas a otras inversiones que permitan seguir mejorando la empresa.

En mis más de 20 años de experiencia como profesional del Sector IT, he conocido múltiples soluciones de ERP y puedo destacar entre todas ellas OpenERP, distribuida bajo licencia AGPL, que ofrece una completa suite de gestión, potente, flexible, modular, adaptable y muy fácil de utilizar por todo tipo de usuarios. Podemos profundizar en algunas de las características para ver más a fondo estas utilidades y sentirnos identificados en aplicarlas:

• Completa: cubre las necesidades de todas las áreas que se deben gestionar en la empresa, como son contabilidad, finanzas, ventas, RRHH, compras, proyectos, almacén o fabricación. Para aquellos negocios que además cuentan con TPV, tanto físico como virtual, para el cobro de sus productos y servicios, se hace especialmente relevante por el ahorro en tiempo dedicado a la gestión.
• Potente: ofrece cuadros de mandos por áreas, generadores de informes, filtros avanzados de búsquedas, así como una visualización sencilla de la información que facilita el trabajo a los usuarios.
• Flexible: se adapta a cualquier sector y tamaño de empresa, por lo que es una herramienta adecuada para autónomos y pymes, y no sólo para grandes empresas.
• Modular: dispone de una amplia diversidad de módulos desarrollados tanto por la propia matriz, como por la red de partners y la comunidad, que adaptan estos módulos a las necesidades específicas de cada país.
• Adaptable: es fácil realizar modificaciones y adaptaciones de código a las necesidades de las empresas: flujos de trabajo (workflows) editables, formularios e informes personalizados, control de productos y vistas. Permite un desarrollo ágil de nuevos módulos, pudiéndose heredar de los ya existentes.
• Fácil de usar: la curva de aprendizaje es baja, por lo que permite una puesta en marcha rápida, y con un rechazo al cambio mínimo por parte de los usuarios. Con una sencilla formación inicial, cualquiera está en disposición de hacer un uso eficaz de esta herramienta ERP con óptimos resultados.

Tecnología completamente integrada

Técnicamente, este soporte de gestión es multiplataforma. Funcionando en Linux y Windows, ofrece dos clientes, uno de escritorio (GTK+) y otro Web, muy potente y basado en HTML5, CSS3, Javascript o jquery, entre otros, permitiendo la conectividad de forma remota. Emplea como gestor de bases de datos PostgreSQL, que es orientado a objetos y está programado con Python.

Otra cualidad que destaca de OpenERP es la facilidad de integración con terceros mediante el uso de interfaces XML-RCP o SOAP, permitiendo la integración con tiendas online (Magento, Prestashop, Spree y Oscommerce), OpenOffice/libreOffice, gestores de correos (Thunderbird y Outlook), Jasper Reports, Google Maps, Google Apps, Contaplus, FacturaPlus, y cada día más.

Opciones sin duda ventajosas hoy en día para empresas que crecen en la venta online y no tendrán que duplicar tareas pudiendo unificar todo en una sola herramienta de control.

Otro avance en nuestra zona, dado que OpenERP funciona a nivel internacional, es el trabajo realizado por la comunidad española para adaptar sus módulos a la legislación fiscal y económica de España, lo que se conoce como Localización Española. Actualmente se da cobertura al Plan Contable vigente, en su versión completa, para pymes y asociaciones sin ánimo de lucro, informes y modelos fiscales, gestión de efectos, exportación de órdenes y remesas, informes legales (balance, PyG), cierre de ejercicio, etc.

Esta Localización actualmente solo está disponible hasta la versión 6.1 de OpenERP, la versión actual, 7.0, se está realizando por parte de la comunidad y en breve estará disponible. Esto demuestra el trabajo en grupo y el impulso que está tomando esta herramienta.

La importancia de la personalización

Teniendo en cuenta la capacidad de integración con la que cuenta el software libre y haciendo una evaluación bajo el prisma económico actual, esta multiplataforma se presenta como una solución muy económica para poder implantase en cualquier tipo de empresa, independientemente de su tamaño y facturación, ya que no supone costes en licencias y sus correspondientes renovaciones cada año, y al ser modular, se puede iniciar con un servicio mínimo e ir creciendo de forma escalonada acorde a las necesidades particulares de cada caso, incluyendo poco a poco los diferentes módulos.

Y todo con el mismo esfuerzo que se le puede dedicar a mantener unas hojas Excel, pero obteniendo un beneficio exponencial, ya que se va a disponer de un sistema unificado de gestión donde todas las áreas de la empresa van a disponer de la misma información de forma clara y sencilla.

Una opción cada día más emergente y en tendencia es poder usar OpenERP en modo SAAS (software como servicio). Mediante el pago de una simple cuota mensual se puede acceder a toda la funcionalidad ofrecida, o bien seleccionando solo aquellos módulos que necesitemos, evitando así una inversión mayor en infraestructura y facilitando el acceso desde cualquier dispositivo con un navegador.

Para concluir, una vez expuestos los beneficios de las posibilidades de adaptación a cada perfil que el software libre ofrece a las empresas, siempre es una buena ocasión dar el salto cualitativo a la mejora en la gestión mediante un ERP que nos ayude a ser más competitivos. En definitiva, pon un ERP en tu vida, lo agradecerás (y tu empresa también).