PFU augura una larga vida al papel
La oficina sin papeles es una utopía. Y también una de las conclusiones destacadas del congreso Fujitsu Information Capture 2016 celebrado estos días en Londres.
Especial desde Londres
Durante el congreso Fujitsu Information Capture 2016, su filial PFU, especializada en captura de información, ha puesto de manifiesto que el papel seguirá estando presente en la oficina, pero es necesario llevar a cabo un correcto –y eficaz- proceso de digitalización para que todos esos datos se conviertan en un activo para las organizaciones.
Lo cierto es que las empresas siguen manejando grandes cantidades de documentos en papel, pero debido a un tema cultural y de gestión de procesos, la captura de la información contenida en ellos sigue siendo un problema en determinados casos. Poco a poco van adaptándose a los cambios, gracias en gran medida a las mejoras en la tecnología empleada para ello. En el caso de Fujitsu PFU, los avances y la innovación están llegando no solo a nivel de hardware, con equipos cada vez más rápidos y versátiles (capaces de escanear en una sola pasada las dos caras de cualquier hoja) sino también a nivel de software.
Al respecto de estos avances, Mike Nelson, vicepresidente de marketing de PFU para EMEA, explicaba que PFU no es únicamente una compañía de software o de hardware, sino que busca proporcionar soluciones conjuntas que puedan dar respuesta a las necesidades actuales de los clientes.
Y es que es de vital importancia que las organizaciones tengan presente que el mero escaneado de documentos no es suficiente para cumplir con los objetivos de digitalización. El fabricante ha querido dejar clara la diferencia entre estos procesos y aquellos relacionados con la captura de información, que va más allá para permitir el procesamiento de esos datos y que sirvan para mejorar los negocios. En cierta forma es otra vía de generar grandes volúmenes de datos que puedan ser manejados por los responsables.
PaperStream, el software estrella de PFU
En este sentido destacan las nuevas incorporaciones de software al portfolio de la compañía, anunciadas durante el Fujitsu ICC 2016. Se trata de PaperStream Capture Pro y PaperStream Server, diseñadas para ser utilizadas en combinación con los escáneres profesionales de Fujitsu PFU. El objetivo es que sean parte fundamental de la Gestión de Contenidos Empresariales (ECM) y faciliten la mejora de los procesos internos de las compañías.
El primero de ellos, PaperStream Capture Pro,está diseñado para todo tipo de organizaciones, aquellas que estén utilizando dispositivos de la serie fi. Este software facilita la captura de los datos en papel y su posterior transferencia a los repositorios de información, “la única forma de convertir esos datos en información valiosa para la toma de decisiones corporativas”, declaraba Nelson.
El interfaz de esta aplicación se ha desarrollado con especial atención para facilitar el trabajo a los usuarios finales, de tal forma que no necesiten tener conocimientos avanzados para poder llevar a cabo su trabajo. Este detalle permite también que los procesos se realicen de forma mucho más eficiente, rápida y automatizada, usando plantillas de procesos que reducen el tiempo necesario para tales tareas.
Por su parte, PaperStream Server es una plataforma basada en web capaz de dar cobertura a prácticamente todo el ciclo de vida de la información: desde la recopilación a la incorporación dentro del ECM, pasando por la mejora de los documentos, su procesado, indexación y filtrado. El fabricante explica que esta plataforma es ideal tanto para empresas como para las administraciones públicas que necesiten reducir la brecha entre los contenidos tradicionales en papel y los digitalizados. Todo ello con el cumplimiento de normativas en mente.
PaperStream Server está diseñada para facilitar la personalización de los procesos que utiliza cada organización. En caso de que crezcan las necesidades o las tareas relacionadas, es posible actualizarlos o mejorarlos para que en todo momento se adapte a esas necesidades.
Para cubrir todo el espectro de empresas, Fujitsu PFU también ha puesto en el mercado PaperStream Capture Lite, una versión más reducida pero completamente gratuita para aquellas pequeñas empresas que cuentan con algún escáner documental de la serie SP, una de las más populares y extendidas del mercado. Aquí también se ha mejorado el interfaz para reducir los tiempos de captura de la información.
Nelson, que conoce muy bien este mercado tras trabajar en Fujitsu y PFU durante los últimos 27 años, “la expansión del portfolio PaperStream llega para cubrir todas las necesidades de las empresas durante los procesos de captura de la información, necesarios para que puedan llevar a cabo cualquier iniciativa relacionada con la transformación digital”.
Durante el congreso Fujitsu ICC 2016 también se anunció la actualización del programa de canal de PFU, una información publicada ayer en nuestra cabecera hermana ChannelBiz.
