Nuevas metas en la gestión del contenido
Las organizaciones han estado utilizando soluciones ECM (Gestión de Contenidos Empresariales) con el fin de administrar sus archivos -contratos, facturas, partes médicos o extractos financieros- durante años.
Las políticas, procesos y tecnologías empleadas para ayudarse en esta tarea son bien conocidas y se han implementado en gran medida. Pero no sucede lo mismo con el contenido no estructurado.
Compuesto por documentos, mensajes de correo electrónico, vídeos, mensajes instantáneos, páginas web, etc., este contenido tiende a escapar de las fronteras establecidas por la propia plataforma ECM, por lo que los proveedores están volcados en ampliar su alcance.
Además, los principales actores del sector ECM se centran en proporcionar una capa de gestión que aplique las reglas al contenido se encuentre donde se encuentre, incluso fuera de los repositorios de la empresa.
La revolución SharePoint
De forma paralela, las aplicaciones de colaboración han entrado en escena. Por un lado, se han convertido en un potente generador de documentos. Por otro, su integración con las herramientas ofimáticas les ha dotado de funciones de control, entrando así a competir con las soluciones ECM convencionales.
La herramienta de colaboración empresarial SharePoint de Microsoft es uno de los principales responsables que explican el gran incremento de contenido no estructurado de las empresas.
Su creciente papel en el mercado de Gestión de Contenidos Empresariales ha llevado a la consultora Gartner a situar a SharePoint como líder en su conocido cuadrante mágico para ECM, junto a actores tradicionales como EMC-Documentum, IBM y Open Text.
SharePoint facilita la creación de grandes cantidades de documentos, blogs y wikis que no encajan en la categoría de archivos oficiales y que escapan a las redes de las aplicaciones ECM tradicionales.
Sin embargo, su integración con Office le permite gestionar todos esos archivos, incluyendo el control de versiones, la aprobación de flujos de trabajo y políticas de retención y caducidad de los documentos, ya sean oficiales o no.
De esta forma, Microsoft insiste en que SharePoint ha evolucionado desde una herramienta de colaboración hasta convertirse en una completa plataforma ECM, centrándose ahora también en la administración del contenido web y la vida útil de los archivos.
Soluciones de principio a fin
Por su parte, los principales suministradores de ECM ven a SharePoint a la vez como aliado y como enemigo, ya que la solución de Microsoft suele utilizarse por las empresas en combinación con una herramienta ECM convencional.
Es así como IBM-FileNet, Open Text o EMC-Documentum han reconocido el potencial de integrar las funciones colaborativas con sistemas de gestión del contenido, de manera que están invirtiendo en sus propias plataformas de colaboración.
En este sentido, EMC actualizó en julio la versión 6.5 de Documentum para incluir la herramienta CenterStage Essentials, que permite crear espacios de trabajo donde los empleados pueden invitar a otros y compartir documentos.
El contenido que se guarda en CenterStage Essentials se integra con la infraestructura de Documentum y sus capacidades de retención y cumplimiento con las regulaciones. Aunque ahora en beta, la herramienta de colaboración estará disponible el próximo año.
Igualmente, IBM anunció en octubre sus planes para integrar Lotus Quickr -plataforma de colaboración y redes sociales- con sus productos ECM, incluyendo FileNet P8 e IBM Content Manager 8.
Estándares y open source
Junto a la integración de nuevas herramientas de colaboración, los proveedores buscan también convertirse en gestores universales del resto de soluciones, ya se trate de productos colaborativos o ECM.
Es el caso de Alfresco, suministrador de ECM basado en código fuente abierto que se posiciona como alternativa a SharePoint. Su oferta Share aglutina funciones de colaboración documental y generación de blogs y wikis, además de poder compartir documentos Office (Word, Excel, PowerPoint) sin necesidad de implementar SharePoint.
La clave está en el uso de APIs y protocolos de red que Microsoft comparte con el mercado, y que otras compañías como Documentum, FileNet y Open Text -que acaba de anunciar la extensión Storage Services para SharePoint- utilizan con el objetivo de convertirse en el gestor universal de soluciones de terceros.
Junto a las APIs, los fabricantes se basan en la especificación Content Management Interoperability Services como interfaz de futuro -en proceso de aprobación por el consorcio Oasis- que garantice la interoperabilidad de plataformas, de manera que un proveedor pueda gestionar los repositorios de otro.
Estamos ante toda una revolución en la gestión del contenido, marcada por la proliferación de las redes sociales y las herramientas de colaboración, en la que las empresas podrán gestionar todo su contenido -estructurado o no- con una única capa de software, independientemente de dónde se encuentre. La batalla está servida.
