Cuando la herramienta lee un campo se contrasta con la base de datos de nombres, apellidos, ciudades, países, términos técnicos específicos… para devolver la palabra más correcta. El software realiza un aprendizaje controlado que le permite retroalimentarse de los resultados de las comparaciones con las bases de datos. Llega a ser incluso capaz de equiparar los cargos, profesiones o sectores que escriben los encuestados con sectores estandarizados o con un listado de cargos preestablecidos. Gracias a estos sistemas que complementan los motores de reconocimiento se permite la validación de los datos, por ejemplo los postales. Así, se puede comprobar que a una calle le corresponde un código postal, a ese código postal una ciudad y a esa ciudad un país, disminuyendo al máximo el número de errores. Irremediablemente las validaciones off-shore son necesarias en este proceso para así poder garantizar un error cero.Las empresas que ya implementan estos sistemas agilizan los procesos de negocio en la comercialización de sus productos; son los primeros en obtener resultados de análisis cuantitativos del mercado y poder ofrecer a los consumidores aquello que demandan antes que lo haga la competencia; evitan las pérdidas por arrepentimiento en la compra o contratación de servicios ya que las solicitudes son tramitadas en menos de 24 horas… Ya no asusta enfrentarse a millones de respuestas postales a promociones, encuestas, solicitudes de información… la automatización en la extracción de datos permite que se puedan tramitar prácticamente a la misma velocidad y con la misma fiabilidad que si fueran respuestas mecanizadas.