Los tablet PC potenciarán las posibilidades que el software documental ofrece

La tecnología se ha convertido en los últimos años en la fiel representación de un mundo que evoluciona a velocidad de vértigo constantemente. La mejor prueba la encontramos en la terminología empleada en este sector. Un día todas las empresas hablan de cloud computing o web 2.0 y al siguiente estos conceptos han desaparecido para dar paso a otros aún más extraños, que vienen a expresar lo mismo con otras palabras.

Sin embargo, frente a esos términos que se extinguen tan rápido como se pusieron de moda, encontramos otros que tienden a aparecer en todas las quinielas cuando se habla de las tecnologías más influyentes de cada año. Aquellas que revolucionarán el funcionamiento interno de las empresas y de sus respectivos departamentos de sistemas.

Entre ellas encontramos la movilidad. Pensábamos que tras los smartphones y los netbooks no quedaría mucho mercado por descubrir, pero estábamos equivocados. La mejor prueba de ello la encontramos en el CES (Consumer Electronics Show), una de las mayores ferias tecnológicas del mundo en la que cada año se muestran las tendencias por las que abogarán las grandes compañías de TI.

En esta ocasión, la estrella ha sido el Tablet PC. Tras el lanzamiento del iPad de Apple y el Galaxy Tab de Samsung, ninguna compañía ha querido quedarse al margen. De ahí que ASUS, Motorola, Dell o Acer hayan decidido presentar también sus apuestas para esta temporada.

La apuesta por la productividad

El mercado de la movilidad continúa desarrollándose tanto en volumen de adopción como en resultados financieros. Los teléfonos móviles convencionales y los portátiles demostraron hace tiempo que una persona podía trabajar en cualquier momento y lugar, lo que, sin duda, revolucionó la forma de concebir el trabajo e incrementó la productividad de muchas organizaciones.

El tablet representa un estadio más en esta evolución, ya que permitirá a organismos públicos y privados realizar de forma casi inmediata tareas que antes tardaban días enteros en realizarse. Eso sí, para ello tendrán que valerse también de algunas herramientas de software disponibles en el mercado.

La tecnología documental, por ejemplo, combinada con los tablet PC podría agilizar de manera considerable los procesos de negocio de una organización, mejorar sus tiempos de respuesta de cara a los clientes e incrementar de forma significativa su productividad.

Procesos automáticos y más económicos

Pensemos en una empresa de logística. Normalmente los distribuidores de los productos tienen que rellenar con cada cliente un albarán. Después de toda una jornada de trabajo, el distribuidor puede tener en su poder decenas de albaranes que tendrá que llevar a su oficina central. A partir de ese momento, se inicia un arduo proceso de digitalización y almacenamiento que, en el mejor de los casos, puede llevar varias horas y eso si los sistemas están informatizados.

Con dispositivos móviles como los tablets, este complejo proceso puede automatizarse por completo, lo que supone un ahorro de tiempo muy importante para una organización. El cliente podrá firmar el albarán al distribuidor en el mismo momento en el que la entrega se haga efectiva y ese documento, ya digitalizado, viajará a través de la red para almacenarse de forma inmediata en un sistema controlado que permitirá una búsqueda sencilla en caso de requerirse su recuperación.

Este es solo un ejemplo, pero son muchas las empresas que pueden beneficiarse de estos sistemas. La banca, las compañías de seguros y las administraciones públicas son algunas de ellas, pero también los hospitales pueden mejorar el control de la entrega de medicamentos a sus pacientes y acceder de forma más sencilla a su historial clínico a partir de la combinación de ambas tecnologías.

A pesar de ser un fenómeno reciente, algunas compañías están descubriendo ya las posibilidades que ofrece la utilización de tablets con un software documental apropiado. Probablemente, en los próximos meses veremos cómo el número de empresas que deciden apostar por esta tendencia se multiplica, ya que a las incuestionables mejoras en productividad, hay que sumar significativas reducciones de costes. Algo que resulta difícil de obviar en tiempos de crisis como el que vivimos.