Los empleados desperdician más de un 36% de su jornada en buscar información
Según algunos estudios, cada trabajador malgasta 67 minutos al día en buscar documentación clave para su trabajo. El motivo es la clasificación inadecuada de los documentos, la falta de ella o el extravío.
Entre los principales “ladrones de tiempo” de los trabajadores se encuentra la búsqueda de información. Según un estudio recogido por la plataforma de gestión documental OpenKM, los empleados emplean más de un 36% de su jornada laboral buscando información relevante para su trabajo. Por su parte, cada trabajador desperdicia hasta 67 minutos al día en la búsqueda de documentación necesaria.
Esta pérdida de tiempo, invertido en buscar un documento que está mal archivado o bien perdido, supone un elevado coste para las empresas. A esto se le añade las horas que se malgastan en clasificar de modo manual dicha documentación con los errores que pueden darse.
Del mismo modo, desde OpenKM indican que el 7,5% de los documentos archivados en papel se pierden y que el 3% está mal archivado. Además, el 90% de los documentos que se consultan diariamente se manejan sin ningún tipo de gestión apropiada para su custodia.
Disponer de la información clave para el desarrollo normal del trabajo es clave para una óptima gestión del tiempo y un aumento de la productividad. Pero también para ahorrar costes. Así, la implementación de una herramienta de gestión documental permite a las empresas un ahorro anual de más de 1.200€ por departamento en costes y hasta 150 horas debido a la simplificación y racionalización del flujo interno de los documentos.
