Los empleados comparten archivos online, aunque las empresas lo prohíban

Más del 75% de las empresas tienen políticas que prohíben el uso de herramientas de colaboración y compartición de archivos online, a pesar de lo cual los usuarios siguen utilizando este tipo de servicios, según una encuesta realizada por Enterprise Strategy Group.

En el pasado las empresas controlaban los datos, pero la explosión de los servicios que permite compartir contenido han hecho que los datos estén todas partes, y controlar este fenómeno se ha convertido en todo un reto para las empresas.

Una encuesta realizada el año pasado entre 499 usuarios de TI que tenían algún tipo de control sobre la gestión de archivos corporativos desveló que el 77% tenía una política “formal” o “desaconsejaban” o directamente “prohibían” el uso de servicios para compartir archivos. Sólo el 22% aseguró no tener una política formal contra el uso de dichos servicios.

Cuando se les preguntó si los empleados de su empresa estaban utilizando este tipo de servicios, el 26% respondió afirmativamente, un 34% decía que sospechaba que se utilizaban y un 28% dijeron que no creían que se estuvieran utilizando. Sólo un 1% dijeron que no lo sabían.

Incluso cuando a un empleado se le prohíbe físicamente utilizar este tipo de archivos haciendo modificaciones en la red, no es raro que terminen utilizando una red WiFi o abierta, como puede ser la de invitados, para saltarse la prohibición.

Y lo peor es que una vez fuera de la empresa, pocos usuarios piensan en eliminar los datos corporativos de sus dispositivos móviles o de sus servicios de compartición de archivos o copias de seguridad.

Sólo en unos pocos años, el mercado de servicios para compartir archivos online ha explotado, con docenas de vendedores ofreciendo sus propuestas. En el mercado de consumo el estándar es Dropbox, sobre todo por su facilidad de uso.

Casi la mitad de las empresas encuestadas aseguraron que habían desplegado servicios corporativos para compartir archivos; otro 22% dijo que lo estaba estudiando para el próximo año, mientras que un 11% lo haría en los próximos dos años. Sólo un 17% dijeron que no estaban interesados en hacerlo.