Lean IT: una futura Tecnología delgada y valerosa
Las turbulencias creadas por las Tecnologías de la Información (TI) están arroyando a las propias Tecnologías de la Información. La ley de Moore (sobre la duplicidad de la potencia de cálculo de circuitos integrados cada 18 meses) ha venido siendo el paradigma del éxito de la TI, de su rutilante y arrolladora evolución. Y en su camino hacia la cumbre, las TI se han visto deslumbradas y atropelladas por sí mismas. Unas TI cada vez más pequeñas, más rápidas, más potentes, más ubicuas… y más baratas. Por desgracia, se confunde valor con precio, y el futuro de las TI se aprecia incierto.
La tecnología ha dejado de ser un arma competitiva y va camino de convertirse en una utilidad. Si quiere continuar siendo una ventaja competitiva debe ser valiente para ser valiosa; valiente para saber dónde se encuentra la esencia de su valor y actuar para adelgazar y despojarse de todo aquello que ya no le sirve: estructuras, responsabilidades y procesos redundantes, ineficiencias, métricas ineficaces. “Lean IT” puede ayudar a la TI a ubicarse con solvencia en su futuro más inmediato.
Un cierto futuro incierto
Según Gartner, para el 2015 el 10% de los “amigos” en línea serán no humanos (internet de las cosas) y el 90% de las organizaciones soportarán aplicaciones corporativas en dispositivos personales. Esto significa que las TI serán relevantes. Tanto, que el 20% de las 500 primeras compañías globales no TI se convertirán en proveedores de servicios TI en red. Es decir, la función TI tendrá nuevos competidores. Las TI serán relevantes, pero no podemos decir lo mismo de la función TI.
La Coporate Executive Board (CEB) describe cinco grandes cambios para futura función TI:
1. La información por encima de los procesos: el acento se encontrará más en la gestión de la información que en la propia tecnología. La existencia de la computación en la nube llevará a no tener una ventaja competitiva por disponer de una u otra tecnología. La tecnología ya no deberá ajustarse a los procesos de negocio, porque ésta será estándar. El valor diferencial de una compañía radicará en cómo gestiona y explota su información.
2. La TI embebida en los servicios de negocio: la función TI tienen solape de capacidades. Por ejemplo: análisis estratégico, gestión de proyectos o diseño de procesos son capacidades (actividades) que también se encuentran en el resto de la organización. Por otro lado, la TI genera un resultado (servicio tecnológico) que finalmente controla otra unidad de negocio. Esto lleva a plantear una TI dentro de una organización única de servicios compartidos.
3. Entrega externalizada de servicios: tendencia que se incrementa debido a los servicios en la nube. Esto significa que los roles de TI pasarán de ser gestores de tecnología a agentes (‘broker’) tecnológicos, buscando siempre el mejor proveedor para un servicio dado.
4. Mayor responsabilidad del negocio en la tecnología: cada vez la tecnología es más fácil de utilizar y se encuentra en todas partes; esto hace que sea menos necesaria una función específica para la gestión de la tecnología o que ésta deba ejercer un control central. Últimamente Google permite que cada empleado utilice su propio ordenador o dispositivo móvil para trabajar. La función TI está perdiendo su rol de emisor de directrices tecnológicas.
5. Disminución del rol de la TI en solitario: la función TI dejará de ser un departamento distinguible dentro de la organización. Parte de la función TI pasará a ser responsabilidad de las unidades de negocio, con el fin de tener todo el control sobre el servicio (con gran componente tecnológica) que ofrecen a sus clientes. Otra parte será externalizada. La parte remanente quedará embebida en una especie de grupo de servicios compartidos, donde se ofrecerán capacidades organizativas tales como la definición estratégica, la gestión de riesgos, la gestión de proyectos o el soporte a los usuarios. El papel del CIO pasará a liderar tal grupo o a ser mero gestor de la adquisición e integración tecnológica.
Éste es el futuro universo de las TI. La solución para su función no es cambiarlo, sino adaptarse para poder seguir ofreciendo valor en él. Lean IT puede ayudar.
Una TI ajustada con Lean IT
Lean IT es la aplicación de los principios de Lean Manufacturing, Lean Services y Six Sigma para la gestión de los productos y servicios de TI. Lean IT no es una metodología, sino una forma de pensar y de actuar centrada en cuatro objetivos: la entrega de valor al cliente, la eliminación de desperdicios (complejidad, duplicidad de trabajo, transportes, esperas, etc.), la mejora continua y la existencia de una Dirección, no como cadena de mando, sino como facilitadores para la realización de actividades de valor. Lean IT preserva el valor, con el mínimo trabajo.
Si la función de TI quiere sobrevivir a su futuro debe adoptar este pensamiento Lean. La función TI debe encarar su futuro adaptándose a los cinco cambios antes comentados, con el propósito de seguir ofreciendo valor dentro de ellos. Lean IT dispone de los medios para ello.
Nuestra visión de cómo aplicar Lean IT en una organización se desarrolla en base a cinco dimensiones: cliente, procesos, organización, rendimiento, y comportamiento y actitud. Seguidamente veremos cómo abordar el futuro de la función TI, desde una perspectiva Lean, con acciones concretas en tales dimensiones.
1. Cliente: el punto de partida de Lean IT es dejar en manos de éste la definición de qué es valor (la voz del cliente). El cliente debe ser el punto de partida. Dicha definición de valor tendrá una expresión particular dentro de cada cliente. No obstante, desde nuestro punto de vista, toda expresión de valor tendrá un denominador común: la información. El futuro de las TI estará más en la gestión de la información (del cliente), que en la gestión de la tecnología. Sólo será una actividad de valor, aquella que redunde en una mejor información para el cliente.
2. Procesos: la función TI debe analizar con detalle sus procesos (de gestión y de tecnología) con el fin de identificar ineficiencias (‘value stream maping’). Deberá identificar y minimizar toda actividad que no conduzca a generar valor (desperdicios), entendiendo por valor, la entrega de la información que el cliente necesita.
3. Organización: en los cincos cambios antes indicados ya se observa un cambio en la organización de la función TI: ésta se verá incluida en centros de servicios compartidos, y sus responsabilidades diluidas en el negocio. La visión Lean nos dice “ve y observa”; ve a los puestos de trabajo y observa lo que ocurre, abandona la soledad del despacho de dirección (conviértete en una Dirección visible). Este cambio de organización responde a tal hecho. El “puesto de trabajo” es el negocio, donde se trabaja con información. La función TI debe “ir” al puesto de trabajo (una TI visible) y observar lo que allí ocurre y se demanda (‘pull’). De una manera natural el negocio está pidiendo lo que Lean propone y la función TI del futuro no se puede resistir a ello, sino abordarlo con la inteligencia y las herramientas que propone Lean IT.
4. Rendimiento: la función TI debe medir su rendimiento con un doble objetivo: (I) ofrecer información sobre la consecución del valor que ofrece (información), más que sobre la complejidad de sus sistemas; (II) intentar que su actividad carezca de picos y valles sustanciales (flujo continuo), es decir, facilitar una operación estable.
5. Comportamiento y actitud: éste es el aspecto más complejo de bordar. Aquí radica el valor (esta vez por valentía) de la función TI que quiera afrontar su futuro. Lean IT habla de “preguntar 5 veces”, con el sano deseo de obtener la verdad, más que de buscar excusas; pensar que un problema (los cinco cambios comentados) son más bien una oportunidad de mejora; en resumen, buscar un diálogo abierto entre el negocio y la TI.
Antes indicábamos que el CIO deberá elegir entre liderar la nueva TI o ser un gestor compras tecnológicas. Para ello debe saber que un líder es aquel que influye para que se trabaje en la consecución de objetivos en pro del bien común. Lean IT ofrece las herramientas para ello. Pero el paso previo radica en que la propia función TI tenga el valor de querer soltar el lastre (adelgazar) de su pasado de orientación tecnológica. El éxito de la futura función TI está menos en la gestión de la tecnología que en la gestión de la información.
