Estar al frente de una empresa, sea cual sea su tamaño, no es fácil. Supone una gran responsabilidad, tener que hacerse cargo de tareas de lo más variado, intentar estar disponibles para el equipo, para los clientes, pensar en estrategias y productos… La organización del tiempo es algo imprescindible, para lo que es necesario saber diferenciar entre lo que es de verdad necesario hacer y lo que no.
Hay tareas que podemos posponer o realizar solo una vez a la semana o al mes y otras que podemos delegar. No obstante, hay también cosas que deberían estar en todas las páginas de la agenda de los CEOs, esas tareas que forman su rutina diaria y que es importante que sean realizadas todos los días. Son las siguientes:
- Reunirse con su equipo. No tiene que tratarse de una reunión física y ni mucho menos una reunión larga. Se trata simplemente de una toma de contacto inicial cada mañana, en la que se repasan de forma rápida los proyectos en marcha, se asignan tareas y plazos si surgen necesidades, y deja claro a todos lo que se hará ese día. Puede tratarse también de comunicaciones individuales con los distintos miembros del equipo o jefes de departamentos.
- Delegar tareas. Que una tarea sea precisamente delegar tareas parece un poco una contradicción, pero cualquiera que lo haga con frecuencia sabe que no lo es: se trata de identificar cada día las acciones que debe solucionar el CEO, ver cuáles no es imprescindible que haga él, seleccionar al miembro del equipo más adecuado, y asignarle la tarea.
- Gestionar el correo electrónico. El objetivo debería ser tener la bandeja de entrada a cero, intentando que no se acumulen los correos por contestar. Los emails son una especie de lista de tareas y deberían ser gestionados como tal de forma eficiente: contestar los que traten cuestiones rápidas y directas, archivar los que solo dan una información sobre la que no hay que actuar, y marcar como favoritos y mover a la lista de cosas por hacer del día, semana o mes, los que introduzcan tareas. Reenviar y reasignar los que puedan ser gestionados por otro miembro del equipo.
- Reconocer el trabajo bien hecho. Sí, todos los días: para mantener la moral y el buen ambiente de trabajo, es clave que tus empleados se sientan reconocidos y valorados. No se trata de montar una fiesta cada vez que alguien completa con éxito una de sus tareas diarias, pero sí de ofrecer ese mínimo de feedback: un “buen trabajo”, “gracias” o “me encanta cómo has solucionado ese detalle”. Habrá días malos en los que sientas que todo ha salido al revés, pero siempre se puede reconocer algo pequeño.
- Pasar un tiempo trabajando solo. No todo son reuniones y comunicación continua: los CEOs necesitan también un tiempo diario de soledad, que aprovecharán para revisar objetivos y resultados, avanzar en documentos y productos, definir estrategias y líneas de actuación, etc.
- Estar al día de las relaciones con clientes y proveedores. No es estrictamente necesario que sea el CEO el único que se comunique con ellos de forma directa, ni que lo haga todos los días, pero sí debería conocer siempre el estado de esas relaciones: saber quién ha llamado, para qué, y cómo se gestionó la tarea, de qué o quién se está pendiente, … Solo así se evitarán sorpresas desagradables en las que el CEO es el último en enterarse del descontento de un cliente importante o de que uno de los proveedores empieza a fallar.