Las pymes y la tendencia ‘Bring Your Own Device’

Cada año los responsables de las pymes se enfrentan a una multitud de acrónimos y nuevas tendencias tecnológicas a las que prestar atención, si bien algunas de ellas son más aplicables a las pymes y empresas en crecimiento propiamente, que a las grandes corporaciones.

Pero la tendencia ‘Bring Your Own Device’ (trae tu propio dispositivo) o BYOD no es algo que se pueda considerar simplemente como un nuevo acrónimo irrelevante para las empresas. Por ejemplo, en el Reino Unido, hasta un 40% de los trabajadores de pequeñas empresas pueden elegir llevar su propio dispositivo a la oficina, lo que contrasta con el 20% que pueden hacerlo en grandes corporaciones. Esto demuestra que el fenómeno BYOD es a día de hoy una realidad más cercana para las pequeñas empresas que para las grandes, algo similar a lo que ocurrió hace más de 25 años con la introducción del PC reemplazando al mainframe.

La verdad es que BYOD es una realidad en plena expansión, y no una simple tendencia. Tanto para las empresas que ya tienen una política al respecto como para aquellas que no la tienen, son los propios empleados los que están impulsando el cambio, llevando sus dispositivos a su puesto de trabajo y conectándolos a la red corporativa (pese a no cumplir con las políticas de seguridad de su empresa o antes incluso de que se establezca algún tipo de política al respecto). Es más, el apetito de los consumidores por estos dispositivos no parece que se esté reduciendo, e incluso está cada vez más en auge. España sin ir más lejos, es uno de los países de Europa con una mayor penetración de Smartphones y Tablets según las últimas encuestas.

Pero, ¿qué beneficios puede ofrecer el BYOD a las empresas? Para las pymes, algunos beneficios serían la racionalización de los costes y de la infraestructura tecnológica que supone permitir a los empleados usar sus propios dispositivos en el trabajo, pero tal vez más importante es lo que el BYOD puede ayudar en términos de productividad. Un estudio de Dell Quest respecto a la tendencia del BYOD a nivel global, descubrió que el 70 por ciento de las empresas cree que el BYOD mejora la productividad de los empleados y los tiempos de respuesta al cliente. Así los empleados pueden trabajar de manera más eficiente y creativa, gracias a la flexibilidad que aporta usar los dispositivos que mejor se adaptan a su tipo de trabajo.

Es más, a medida que la división entre el trabajo y la vida privada se va difuminando, los empleados van a exigirle cada vez más a la tecnología, y por eso las empresas se verán obligadas a adoptar opciones que ofrezcan una mayor libertad al empleado, en lugar de modelos restrictivos. Esto explicaría por qué un 71% de las empresas creen que la aplicación de políticas BYOD pueden mejorar la moral de los empleados y por qué el 65% reconoce que puede ser una herramienta valiosa a la hora de atraer y retener el talento. Estas ventajas pueden ayudar a las empresas a mantener su ventaja competitiva y evitar quedarse atrás, algo que el 59% de las organizaciones consideran que podría suceder en ausencia de una política BYOD.

Pero la proliferación de dispositivos y sistemas operativos diferentes supone que las empresas se enfrenten a la creación de entornos de trabajo seguros y personalizados que mejoren la experiencia del usuario y favorezcan la productividad. Cuando se trata de políticas BYOD no existe un enfoque único, sino tantos como posibles dispositivos y plataformas. Además, prácticamente todas las políticas están en periodo de maduración, pero hay algunas consideraciones importantes que las empresas deberían tener en cuenta:

– Derechos de acceso y seguridad de los datos. La protección de los datos es el principal problema para las empresas al enfrentarse al BYOD. A medida que las tablets privadas se conectan a la red corporativa y comienzan a intercambiar archivos, se hace más difícil para las empresas garantizar la accesibilidad, la disponibilidad y la protección de los datos almacenados más allá de sus infraestructuras. La tecnología debe convertirse en un facilitador, que asegure que los datos están disponibles independientemente de dónde y cómo se acceda a ellos, pero al mismo tiempo, los responsables de las empresas deben tener en cuenta qué datos están fuera de la empresa, garantizando su seguridad cuando se transfieren de los servidores corporativos seguros y los dispositivos personales no registrados. Este paso también requiere la implicación de los usuarios en la protección y cuidado de los datos.

– Consideraciones financieras y de gestión. Cuantos más dispositivos accedan al correo electrónico y al escritorio virtual, se producirán más problemas de soporte y los recursos de TI deberán incrementarse. Una política clara puede ayudar a minimizar esos costes.

– Tener en cuenta al usuario. Es un hecho conocido de que los propios usuarios son los principales riesgos de seguridad para una empresa. Las empresas no sólo tienen que enfrentarse a que los empleados traigan sus dispositivos, sino que también se van a encontrar con aplicaciones y servicios que los usuarios van a demandar para tener una experiencia específica en su entorno laboral. A medida que pasa el tiempo, más dispositivos, sistemas operativos, servicios y aplicaciones supondrán un número cada vez mayor de interfaces con datos corporativos.

Una empresa debe considerar cómo pueden poner en práctica sus políticas de usuario y de gestión de contenidos para reducir al máximo los riesgos.

Entonces, ¿cómo pueden las pequeñas empresas plantearse la creación de una política BYOD que cumpla con las anteriores consideraciones? En primer lugar es fundamental plantearse un enfoque centrado en el empleado, para ello las empresas no sólo deben tener en cuenta la productividad y el ahorro de costes, sino que deben garantizar que los usuarios se sientan cómodos con el programa BYOD:

– Hacer que los flujos de trabajo sean más sencillos para los empleados. Es importante encontrar e implementar soluciones que ayuden a integrar el uso de dispositivos personales con la tecnología tradicional sin complicar los flujos de trabajo para los empleados. La virtualización de escritorios, por ejemplo, es muy útil para que los usuarios puedan acceder a los contenidos corporativos, al contenido personal y al material externo en la misma interfaz sin poner en peligro la integridad de los datos corporativos. Los sistemas de gestión de dispositivos móviles (MDM) ayudan a las empresas a controlar el envío o la recepción de correos electrónicos y el acceso a los datos corporativos y a sitios externos, en función de la configuración del sistema. El personal debe estar cómodo con la manera en que sus dispositivos personales son monitorizados a efectos de seguridad, ya que el equilibrio entre el dispositivo personal y las normas de la empresa pueden provocar conflictos.

– Definir claramente cómo deben y no deben usarse los dispositivos al conectarse con los recursos de la empresa. Definir qué sistemas operativos, aplicaciones y webs van a funcionar, y cuáles pueden tener limitaciones. Dar alternativas, al uso de servicios de terceros, no seguros, como DropBox, ofreciéndoles acceso a herramientas seguras para compartir archivos.

– Definir claramente los requisitos de seguridad para la protección de las contraseñas, los derechos de la compañía para bloquear o localizar un dispositivo perdido, y el nivel de reembolso que el personal puede esperar por los costes del hardware y del uso de datos. Asimismo se deben detallar las sanciones por no cumplir con las medidas de seguridad.

– Adoptar un enfoque multicapa hacia la tecnología. Combinar varias tecnologías de seguridad en un enfoque por capas con protección de datos proactiva y reactiva. Incluir auditorías de seguridad periódicas para garantizar que las vulnerabilidades relacionadas con los dispositivos móviles están actualizadas.

– Planteamiento de negocio a futuro. Es necesario actualizar los planes de continuidad de negocio para reflejar las realidades BYOD, por ejemplo, detallando la manera de reportar la perdida de dispositivos (personales o de empresa) para que la empresa pueda bloquear el acceso a las redes corporativas en un determinado dispositivo

Lejos de ser una tendencia empresarial “de moda”, el BYOD ya ha comenzado a ponerse en marcha, y aquellas empresas que sean capaces de acercarse a ella con la preparación necesaria, la tecnología adecuada, y la mente abierta, estarán preparadas para el éxito. El cambio impulsado por los empleados es algo que los responsables de los negocios harían bien en no ignorar, ya que bien aprovechados, pueden ser el elemento vital para desarrollar un negocio moderno y competitivo.