Las mejores herramientas TI en tiempos de teletrabajo

Inauguramos una nueva semana en la que, para muchos, de nuevo su hogar se ha convertido en su puesto de trabajo.

La excepcional situación que vivimos producto de la pandemia del COVID-19 ha hecho que muchos de nosotros veamos como el teletrabajo se ha convertido en la realidad de nuestro día a día.

Algo que no es todo lo habitual que debería en nuestro país y que ha hecho que muchos profesionales no sepan cómo trasladar su puesto de trabajo al salón de casa.

Un nuevo escenario en el que prácticamente todo el sector TIC ha querido aportar su granito de arena para permitir que esta nueva realidad sea más fácil. Así, son muchos los nombres de compañías tecnológicas que han decidido “abrir a todos” y de forma gratuita muchas de sus herramientas, especialmente las dirigidas a hacer posible la colaboración profesional.

Una de ellas es Microsoft que, con motivo de la crisis del coronavirus, ofrece acceso a la versión Premium de su plataforma Microsoft Teams de forma gratuita, durante seis meses.

Además, en la versión de Teams gratuita, la compañía ha ampliado el acceso a funciones como la de reuniones programadas y funciones de grabaciones de reuniones.

Como ha informado la propia compañía, durante la primera semana del estado de alarma en nuestro país, la plataforma Teams ha pasado de los 32 millones de usuarios diarios en todo el mundo que registraba a los 44 millones de usuarios diarios que utilizaron la plataforma, el pasado 18 de marzo.

Otra de las herramientas más utilizadas en el mundo para poder trabajar en remoto es Hangouts Meet, la solución de videoconferencias de Google que ahora, en su versión más avanzada, es gratuita para todos los usuarios de las versiones de G Suite y G Suite for Education, hasta el 1 de julio.

Entre algunas de las funcionalidades que ofrece encontramos llamadas para 250 participantes, transmisión en vivo para 100.000 espectadores dentro de una misma «sala de reuniones» y copias de seguridad de las grabaciones, que se guardan automáticamente en la nube.

En la misma línea, Cisco Systems ofrece de forma gratuita su plataforma de colaboración y videoconferencia  Webex.

Así y con el objetivo de “facilitar que todas las personas trabajen desde cualquier lugar, en cualquier momento y a través de cualquier dispositivo para que permanezcan conectados con sus equipos y puedan continuar sus operaciones cotidianas”, la compañía ofrece una licencia individual gratuita de Cisco Webex a partners, centros educativos e instituciones públicas que incluye su uso sin restricciones para reuniones de hasta 100 participantes.

Por su parte, las compañías que no son clientes tendrán la opción de utilizar la solución hasta 90 días sin coste.

Otra de las compañías TI que ofrece de forma gratuita su solución de videoconferencia con motivo del COVID-19 es Avaya, que abre su solución Avaya Spaces a todo el mundo.

Esta herramienta proporciona una solución de reunión en la nube con todas las funciones de colaboración en equipo y reuniones necesarias, incluidas conferencias de voz y video para 200 participantes.

Y una herramienta más en esta área: Ricoh UCS Advanced, la solución de videoconferencia de la multinacional japonesa Ricoh también gratuita ahora durante un mes.

Además, la compañía también ofrece formación para ayudar a los usuarios a utilizar correctamente esa plataforma así cómo un conjunto de recomendaciones sobre cómo hacer teletrabajo de manera eficiente.

Teletrabajo seguro

Desgraciadamente, la crisis provocada por el COVID-19 está siendo aprovechada también por los ciberdelincuentes para incrementar sus ataques.

Correos falsos dirigidos a padres y cuidadores, guías fraudulentas con consejos para combatir el coronavirus, enlaces a webs desconocidas… Los nuevos malwares relacionados con el COVID-19 como gancho no dejan de crecer.

Concretamente, según Check Point, ya se han registrado más de 4.000 dominios relacionados con el coronavirus en todo el mundo, de los que se calcula que casi el 50% podrían ser páginas web maliciosas.

Por ello, es más importante que nunca contar con las medidas de precaución básicas que nos permitan mantener nuestros equipos a salvo de los ciberdelincuentes, más si cabe cuando estamos trabajando lejos de nuestras oficinas y responsables de TI.

Para ayudar a los teletrabajadores y empresas en este desafío Sans Security Awareness, una división de la organización de seguridad cibernética Sans Institute, ha creado un kit gratuito para empresas y empleados que incluye recursos para trabajar de forma segura desde el hogar.

Este kit, por ejemplo, proporciona una guía con pasos detallados de cómo formar a los empleados en materia de seguridad, así como varios consejos sobre contraseñas, actualización de sistemas, uso de las redes wifi en el hogar o acceso a VPNs.

También incluye vídeos en español sobre cómo crear un hogar ciberseguro o cómo trabajar en remoto de forma más segura así como un documento con los cinco consejos básicos de seguridad que cualquier empleado debería tener en cuenta cuando esté trabajando en casa.

También con el objetivo de contribuir a la seguridad del teletrabajo, la compañía SentinelOne ha puesto a disposición de empresas de cualquier tamaño su plataforma SentinelOne Core de forma gratuita, una herramienta con la que para asegurar el trabajo remoto a través de tecnología de nube e inteligencia artificial que combate los ciberataques de manera autónoma.

Además, la compañía proporcionará servicios de asistencia para el despliegue, de forma que la instalación sea rápida y se pueda personalizar para cada caso.

Y si tu equipo tiene algún problema…

Trabajar desde casa y sin un departamento técnico que nos asista en caso de fallo o avería de nuestro equipo es una de las “desgracias” que podemos sufrir estos días.

Consciente de ello, PC Componentes ha anunciado también que su servicio de asistencia técnica será gratuito durante estos días.

El único requisito es que los usuarios faciliten a PcComponentes un certificado de su empresa en el que acredite que esa persona teletrabaja debido a dichas medidas de prevención.

Para acceder al servicio de asistencia técnica, simplemente es necesario acceder a la URL https://soporteonline.pccomponentes.com/ayudaemergencias.html y seleccionar el día y la hora en las que querrán ser atendidos.

Una vez confirmada la cita, un técnico de PcComponentes se pondrá en contacto con el usuario para acceder de forma remota al dispositivo solicitado. Este tipo de conexión remota a ordenador o Smartphone permite verificar el problema de primera mano y solventarlo de manera rápida y eficaz.

Las herramientas gratis… de siempre

Pero además de estas iniciativas, son muchas las herramientas gratuitas con las que el teletrabajo puede ser mucho más fácil y efectivo.

Soluciones que harán que trabajar desde casa sea sencillo y prácticamente similar a nuestro día a día en la oficina.

Así, encontramos algunas tan populares como Asana o Trello, ambas especialmente indicadas para trabajar en grupo a pesar de la distancia.

Con ellas es posible gestionar cualquier proyecto, teniendo en un único lugar toda la información sobre el mismo, asignando tareas a otros miembros del equipo, estableciendo plazos y próximos pasos.

Igualmente útiles resultan aquellas aplicaciones que nos ayudan a gestionar mejor nuestro día a día profesional.

Ese el caso de la conocida Google Calendar, con la que tan solo con crear una cuenta de Gmail, podemos tener todos nuestros eventos controlados, creando recordatorios de cada uno que podremos recibir en el propio teléfono móvil o en nuestra cuenta de correo electrónico.

Y si eres de los que adoran los post-it, puedes contar con ellos pero de forma digital gracias a Google Keep, también de Google, una aplicación crear notas, incluso con la voz, guardarlas, organizarlas por colores, crear listas y compartirlas directamente con familiares, amigos o compañeros de trabajo.

En el campo de las videoconferencias, merece la pena mención Zoom, una herramienta que se ha hecho especialmente popular en los últimos días y con la que es posible realizar de forma gratuita videollamadas de un máximo de 40 minutos.

Además, resulta especialmente sencilla utilizarla ya que tan sólo los anfitriones que vayan a crear la sala de reunión deben registrarse en la aplicación. El resto puede conectarse con tan solo hacer click en el enlace que el anfitrión les hace llegar.

Y no podemos olvidar un clásico: Skype que, en su versión gratuita, permite hacer videollamadas de hasta 50 personas, grabar la videollamada así como compartir la pantalla con los usuarios con los cuales se está conversando.

Otra de la más populares y que busca rebajar el uso del correo electrónico es Slack, una herramienta de chat para equipos de trabajo que permite intercambiar con eficacia toda clase de archivos.

Sin coste alguno, ofrece una versión sin límite de miembros con la que es posible buscar y navegar por los 10.000 mensajes más recientes y disponer de 5GB de almacenamiento.

Del mismo modo, clásicos ya entre la mayoría de profesionales, dos herramientas esenciales: Google Drive, la aplicación de trabajo en la nube de Google gratuita, con la que almacenar hasta 15 gigas, compartir con otros usuarios tus documentos y trabajar todos en directo en los mismos, sin que se pierda información entre las diferentes versiones… y Wetransfer, la solución perfecta para enviar archivos de gran tamaño.

De forma gratuita, permite enviar hasta 2 GB sin descargarte apps ni darte de alta, sólo pones tu correo y el del destinatario y la aplicación te avisa cuando éste se descargue el archivo que enviaste.

Tal vez si es la primera vez que teletrabajas, no te este resultando fácil controlar los horarios, saber a qué tareas dedicarle más tiempo y a cuáles menos, concentrarte o, simplemente, desconectar.

Por ello, recogemos también aplicaciones como Bienestar Digital, que te permiten establecer cierto control y límites en el uso de determinadas aplicaciones, para centrarte en tu trabajo; o RescueTime, una herramienta con la que descubrir a qué estamos dedicando nuestro tiempo y así controlar lo que hacemos y cómo lo hacemos para ser más eficientes.

Y cómo no… Para que de ese control llegue también a tu empresa, al final de la jornada, podrás acudir a soluciones como Cucorentde, en las que registrar no sólo las horas que has trabajado de tu jornada laboral sino también las tareas concretas en las que se está trabajando y gestionar tanto vacaciones como ausencias.

Un sinfín de soluciones tecnológicas con las que el teletrabajo será mucho más sencillo ahora, en esta situación excepcional que estamos viviendo, y por qué no, en cualquier momento futuro.