La necesidad de controlar los costes de impresión

El avance imparable de la banda ancha y la consecuente proliferación de información digital ha propiciado que, lejos de acercarnos al ideal de la oficina ‘sin papeles’, la cantidad de documentos que se imprimen crezca exponencialmente.
La impresión continuará así jugando un papel estratégico en todas las corporaciones durante mucho tiempo, combinando impresiones en blanco y negro con documentos color, muchos de ellos requeridos por la función comercial y el departamento de marketing.
Asímismo los nuevos formatos electrónicos no permiten prescindir totalmente de la función de fax y copiadora, y se imponen los sistemas multifuncionales capaces de imprimir, escanear, fotocopiar y enviar faxes.
Por este motivo, la elección del sistema de impresión y manipulación de documentos incide directamente en los costes operativos y el nivel de productividad de los empleados, y aún más, también en el nivel de servicio que se ofrece a los clientes,  por tanto debe incluirse en el lote de decisiones estratégicas de cualquier empresa.
No es para menos, la consultora Gartner estima que las organizaciones gastan en impresión y su mantenimiento asociado entre el 1 y el 3 por ciento de su facturación anual, un porcentaje que sigue avanzando sin control.
Quizá ese cálculo pueda sonar algo exagerado, quizás a quien le parezca así no se ha parado a pensar cuántos faxes, copias y páginas se imprimen en su empresa mensualmente, con qué frecuencia se solicitan nuevos consumibles, dónde y cómo se almacenan estos o cuánto tiempo se invierte en llamadas al servicio técnico, en actualizaciones o en enmendar los posibles errores; o cuanto papel se tira cada día  con impresiones erróneas o de pruebas, etc.. factores de coste todos ellos. Y de mucho más peso que el coste inicial de adquisición de la impresora.