La necesidad de controlar los costes de impresión

El avance imparable de la banda ancha y la consecuente proliferación de información digital ha propiciado que, lejos de acercarnos al ideal de la oficina ‘sin papeles’, la cantidad de documentos que se imprimen crezca exponencialmente.
La impresión continuará así jugando un papel estratégico en todas las corporaciones durante mucho tiempo, combinando impresiones en blanco y negro con documentos color, muchos de ellos requeridos por la función comercial y el departamento de marketing.
Asímismo los nuevos formatos electrónicos no permiten prescindir totalmente de la función de fax y copiadora, y se imponen los sistemas multifuncionales capaces de imprimir, escanear, fotocopiar y enviar faxes.
Por este motivo, la elección del sistema de impresión y manipulación de documentos incide directamente en los costes operativos y el nivel de productividad de los empleados, y aún más, también en el nivel de servicio que se ofrece a los clientes,  por tanto debe incluirse en el lote de decisiones estratégicas de cualquier empresa.
No es para menos, la consultora Gartner estima que las organizaciones gastan en impresión y su mantenimiento asociado entre el 1 y el 3 por ciento de su facturación anual, un porcentaje que sigue avanzando sin control.
Quizá ese cálculo pueda sonar algo exagerado, quizás a quien le parezca así no se ha parado a pensar cuántos faxes, copias y páginas se imprimen en su empresa mensualmente, con qué frecuencia se solicitan nuevos consumibles, dónde y cómo se almacenan estos o cuánto tiempo se invierte en llamadas al servicio técnico, en actualizaciones o en enmendar los posibles errores; o cuanto papel se tira cada día  con impresiones erróneas o de pruebas, etc.. factores de coste todos ellos. Y de mucho más peso que el coste inicial de adquisición de la impresora.


Igualmente, mientras la compra de las máquinas depende normalmente del departamento de Tecnologías de la Información (TI), la adquisición de consumibles como el tóner y el papel es responsabilidad de Servicios generales o Compras; así pues ambas facturas recorren caminos distintos, y es difícil disponer de toda la información necesaria en el momento de tomar la decisión de adquisición del sistema más adecuado, sistema que debe cumplir la funcionalidad requerida y al mismo tiempo  minimizar el Coste Total de Propiedad (TCO).
Pero no todo son malas noticias, como apunta Gartner, entre el 20 y el 35 por ciento de estos costes globales pueden eliminarse con una gestión y administración efectiva de todo el parque de dispositivos de impresión y gestión de documentos (impresoras, faxes, copiadoras, etc…).
No se trata simplemente de elegir la impresora más barata o la que ofrece un coste por página con menos céntimos de euro; es necesario considerar los costes de adquisición -inversión en la máquina- , los costes de operación (consumibles  y papel, y su correspondiente administración), y a esa cantidad, fácilmente calculable, se le deben sumar los denominados costes ocultos, derivados principalmente de reconfiguraciones, malas impresiones, gestión de la red, intervenciones, errores o contabilidad imprecisa.
Dado que la impresión se integra en otras funciones como el control de la red informática y que todas dependen del administrador de Sistemas, las compañías deben exigir a su proveedor de impresoras y equipos multifunción un plan de ayuda completo para controlar ese coste total (TCO): inversión en máquinas, coste por página, mantenimiento y control de costes ocultos.
Pero esta reflexión debe ir todavía más allá: la página más barata es la página que no se imprime, y para ello existen soluciones de monitorización capaces de fomentar una impresión más inteligente en la empresa. Es decir, si un documento no se va a leer fuera de la pantalla, o no forma parte de un informe o le falta un gráfico que se añadirá posteriormente en una nueva impresión, ¿por qué no trabajar en digital o hacer clic para  ‘Imprimir” sólo cuando el documento esté completo?
Las impresoras deben dejar de ser las grandes desconocidas de las oficinas. Prestar más atención a este campo tampoco tiene por qué requerir un aumento de personal o recursos, sino que es posible derivar toda esa ‘carga’ en los propios proveedores.
Así, a las ya consolidadas ofertas de pago por uso (se fija un precio por página impresa en el que se incluyen los cartuchos y el papel, la reparación de averías o hasta el renting de la máquina) se añaden en la actualidad fórmulas novedosas como la reingeniería de documentos, la automatización del flujo de trabajo (workflow), mejoras de rendimiento, consolidación de dispositivos y control centralizado, además de soluciones más robustas y con distinta funcionalidad propias de los entornos industriales.
Los precios dependerán de factores como el tipo de máquina, el volumen de documentos que se imprima o la cantidad de usuarios; elementos que se definen mediante una auditoría interna que puede realizar el proveedor o sus partners. El resultado: una mayor productividad en un entorno de oficina mixto entre la era digital y la convencional ‘devoción’ que todos sentimos por el papel.