La UE crea un modelo de gestión de documentos electrónicos

La Unión Europea ha aprobado un modelo de requisitos no obligatorio que podrán seguir los “archiveros” de las administraciones públicas, las instituciones, las empresas privadas y los proveedores de servicios de gestión de los Estados miembros, para la gestión de sus documentos electrónicos de archivo.

El modelo, conocido con el acrónimo MoReq (Model requirement for the management of electronic records), es el resultado de casi una década de trabajo, que ha tenido como objetivo conseguir la homologación y estandarización de los sistemas de archivo. Permitirá impulsar y extender la automatización de la gestión de los documentos facilitando la búsqueda y el acceso a la información de los usuarios, incrementando al máximo la transparencia en el proceso.

MoReq se basa en la combinación de la gestión electrónica y en papel, teniendo siempre en mente el pragmatismo y la facilidad de uso. Aunque en su desarrollo se han tomado en consideración la archivística y las disciplinas tradicionales de gestión de documentos de archivo, éstas se han interpretado de forma acorde a los entornos electrónicos.

Asimismo, con el objetivo de ayudar a las empresas e instituciones a adoptar MoReq, la compañía FileNet, centrada en soluciones de Gestión electrónica de Contenidos y Procesos empresariales (BPM-ECM), ofrece Records Manager, integrada en la plataforma Filenet P8. Esta nueva solución permite su conexión con la gestión de procesos y contenidos de la organización, así como con el ERP o CRM corporativos.

Records Manager también ofrece la posibilidad de ser utilizado en aplicaciones personalizadas para proporcionar aún más valor con una automatización sofisticada en todo el proceso de administración de documentos. Además, permite, entre otras ventajas, reducir el riesgo de litigación y proporcionar continuidad empresarial; reforzar los procedimientos de cumplimiento corporativo y de mantenimiento de registros, organizar, almacenar de manera segura y recuperar rápidamente registros empresariales esenciales, así como asegurar que los registros caducados se destruyan de manera legal.

La solución Records Manager también se caracteriza por su elevada escalabilidad y flexibilidad a nivel de empresa a la hora de manejar contenidos, procesos complejos de negocios y, a su vez, de lograr la interacción con todos los sistemas existentes.