La seguridad en el entorno de impresión

Las empresas de hoy en día tienen un gran desafío por delante. Por un lado, necesitan reducir costes sin perder eficiencia operacional. Por otro lado, tienen que hacer frente a un entorno cada vez más regularizado en el que los equipos de gestión se ven obligados a reconsiderar sus sistemas de seguridad y compatibilidad.

No obstante, ya hace tiempo que la seguridad constituye una de las grandes preocupaciones de los equipos directivos y técnicos. Un claro ejemplo son los sistemas de control de acceso que exigen a los empleados una identificación (como tarjetas de acceso o contraseña) para acceder a las oficinas o centros de trabajo.

Pero esta preocupación por la seguridad se ha extendido de manera que no sólo se busca ya la protección de la red corporativa frente a amenazas externas, sino que existe una preocupación creciente por defender la red de posibles ataques internos.

En este sentido, se debe empezar por evaluar las posibles vulnerabilidades, y aquí es donde entra en escena una de las herramientas más utilizadas en la empresa: la impresora o multifunción.

Si se pasa por alto la seguridad del entorno de impresión, las consecuencias para la empresa pueden ser devastadoras. Porque, ¿qué es lo que impide a un trabajador imprimir documentos confidenciales y sacarlos de la empresa? O, ¿por qué no iba alguien a ver por casualidad la nómina impresa de un compañero que se olvida en la bandeja de la multifunción?

Más aún, a muchos responsables de IT se les olvida (o tal vez desconocen) que la información confidencial puede fácilmente filtrarse cuando se envía una impresora o multifunción a reparar o cuando se sustituye por otra.

Todos estos factores deberían tenerse en cuenta a la hora de evaluar los sistemas de seguridad de una empresa.

Entender la seguridad

La seguridad en el entorno de impresión debe planificarse. En primer lugar, se debe restringir el acceso, normalmente a través de alguna forma de identificación y autorización. En segundo lugar, se debe proteger la información con algún sistema de cifrado. Y en tercer lugar, hay que conseguir que los documentos se impriman de forma segura, con una marca de agua o con otro tipo de sello.

Es importante asegurar el entorno de impresión para que la información confidencial de la empresa pueda imprimirse, copiarse, escanearse y enviarse con ciertas garantías. Entre las principales amenazas se encuentran:

– Incursión en la red

– Espionaje en la red

– Robo de información

– Acceso no autorizado

– Invasión de la privacidad

– Eliminación, intencionada o no, de la información

Por consiguiente, resulta de vital importancia conocer las amenazas que afectan a los entornos de impresión.