La seguridad en el entorno de impresión

Cola de impresión segura

El sistema Samsung SecuThru Lite controla la recogida de los documentos impresos con un sistema de identificación de usuario, que puede hacerse a través de tarjetas personales y contraseñas, tarjetas de proximidad, o incluso a través de la red, con métodos de autenticación como el LDAP, o la solución para gestión de red segura Samsung Syncthru Admin 5.

Algunos fabricantes ofrecen también la tarjeta de acceso común (CAC, por sus siglas en inglés), un estándar de autenticación desarrollado por el Departamento de Defensa estadounidense para controlar el acceso de los usuarios a ordenadores, impresoras multifunción, redes y otros dispositivos.

En cuanto a su funcionamiento, el usuario debe insertar la tarjeta CAC (por ejemplo, la de Samsung) y después introducir un número PIN. La impresora comprueba la autenticidad del PIN con protocolos como Kerberos o LDAP y verifica que el usuario está autorizado a hacer uso de una determinada función. El servidor del LDAP almacena después el rastro.

Todas las funciones de la impresora no se bloquearán si el usuario tiene el permiso necesario. La tarjeta CAC se adapta a la política de seguridad del negocio y garantiza colas de impresión seguras.

El chip de la tarjeta incorpora la dirección de correo electrónico del usuario, el lugar dónde se adquirió la misma y las certificaciones (como autorización, firma digital y cifrado). Contiene también la dirección física y el teléfono del usuario y puede utilizarse para acceder a zonas seguras o dispositivos de ofimática protegidos. La identificación de cada individuo en el punto de impresión es rápida y sencilla, por lo que pueden fácilmente imprimir, recoger, enviar por correo electrónico o por fax los documentos confidenciales.

Opciones de administración

Con el software de administración para la impresión, los responsables de IT controlan la manera en la que se imprimen los documentos, ajustan los parámetros de impresión y el tiempo en el que un trabajo tarda en eliminarse y verifican los permisos que se utilizan para imprimir, entre otras cosas.

Un buen software de administración debería facilitar la distribución de los costes de impresión por las distintas unidades del negocio, así como contribuir a la detección de posibles brechas de seguridad y controlar el uso que se hace de los dispositivos. Por ejemplo, ¿está algún empleado imprimiendo la base de datos del cliente?

El registro de las impresiones es una fuente de información valiosísima y de gran utilidad para los administradores del sistema, sobre todo en los casos en los que se necesita rastrear la pérdida de un documento en particular. Estos registros también les permiten investigar el histórico de registros de un usuario y crear informes de uso individuales o departamentales.

Escaneado y envío por fax seguros

Algunas impresoras multifunción incluyen funciones de escaneado seguro. Normalmente, consiste en enviar la información escaneada a un PC o a un usuario con alguna forma de cifrado. Un sistema que, sin embargo, no protege al documento en el momento en el que se materializa en papel (a través de una copia o archivo PDF). Samsung Secure Data, por ejemplo, cifra el archivo PDF para proteger su contenido de accesos no autorizados. Y los usuarios pueden añadir una firma digital al archivo en cuestión.

En cuanto a las copias en papel, el documento queda protegido con marcas de agua o con números de registro, un sistema que permite rastrear al responsable individual de la impresión.

Por otro lado, los administradores suelen pasar por alto las cuestiones de seguridad en las operaciones realizadas vía fax. Estas máquinas suelen tener mucha capacidad de memoria en imagen, algo que beneficia la retención de documentos y pone en peligro su confidencialidad. Una vez más, merece la pena consultar a los distribuidores para conocer las distintas opciones de seguridad.

En el caso de Samsung, la solución se llama Secure Fax, una función que restringe el acceso no autorizado a los documentos recibidos por fax. Con esta opción, todos los documentos que se reciben vía fax se almacenan en la memoria y quedan protegidos por una contraseña, para que sólo los usuarios autorizados puedan acceder a ellos.

Este tipo de soluciones son muy importantes, sobre todo en los círculos legales o financieros, donde el envío de faxes es aún corriente.

Conclusión

En este documento hemos señalado algunas de las cuestiones de seguridad que afectan al entorno de impresión empresarial.

Son pocas las empresas que reconocen la importancia de la seguridad en sus operaciones de impresión y, sin embargo, es un aspecto clave a la hora de proteger la confidencialidad y la integridad del negocio.

La empresa que cuenta con una solución de impresión segura, puede asignar sin miedo la producción de documentos al individuo o departamento que mejor convenga. Esto no sólo garantiza la protección global de la empresa, sino que ayuda también a controlar los costes y a reducir los gastos operacionales.