La optimización de documentos transformará la oficina del futuro

Desde hace más de una década estamos oyendo hablar de la ‘oficina sin papel’. Lamentablemente para nuestro entorno ecológico, no ha pasado de ser una simple frase ya que en todos estos años ni siquiera se ha conseguido disminuir el consumo de papel, aunque es innegable que el aumento de la información distribuida ha sido espectacular, sin que ello haya causado un aumento directamente proporcional en el uso de papel.

La razón primordial ha sido la utilización, cada vez más creciente, del llamado ‘documento electrónico’ que, asociado al uso de Internet, nos ha brindado la posibilidad de disponer de muchos y mejores documentos de forma inmediata.

Día a día se mueven a nuestro alrededor centenares de documentos electrónicos, y también impresos, que transportan la información que nuestros proveedores, las empresas de servicios, la banca, etc., ponen a nuestra disposición con gran calidad y agilidad. Sin duda, el por qué está claro: los documentos son la ‘interconexión’ dinámica de los negocios.

A todo este proceso hay que agregar los avances tecnológicos en el área de sistemas de impresión, que permiten la preparación de documentos de gran calidad, a una gran velocidad y con unos costes cada vez más ajustados.

El resultado es que la información fluye a nuestro alrededor y somos, habitualmente, actores pasivos de un mundo frenético, donde cada uno trata de hacernos llegar ‘su’ información de la manera más eficiente posible y tratando de causarnos una impresión (valga la redundancia) muy positiva.

Como muchas otras áreas de la tecnología, no significa que hayamos llegado al final de una era sino que en los años venideros la Oficina del Futuro vendrá marcada por una evolución aún mayor de los procesos asociados a la distribución de información y, como parte de ello, a un volumen incluso superior de documentos electrónicos.

Nuestro entorno profesional no es en absoluto ajeno a este proceso. Es para todos conocido que el mercado nos ofrece gran variedad de productos de equipos asociados a la producción, distribución, presentación y gestión de documentos. El aprovechamiento eficiente de todo ese ‘hardware’, asociado a un buen ‘software’, nos es de gran ayuda para mejorar la gestión de los procesos internos de nuestras empresas y al mismo tiempo mejorar la comunicación con nuestros clientes.