La optimización de documentos transformará la oficina del futuro

En la oficina del futuro se utilizarán equipos multi-funcionales. Nos permiten imprimir, fotocopiar, capturar como imágenes, y enviar y recibir por fax todo tipo de documentos. Su relación calidad/precio/prestaciones es excelente y en la práctica existen sobradas razones para que cualquier empresa u organización disponga ya de al menos uno.

En esta oficina automatizada se disminuirá significativamente el uso de papel pre-impreso al utilizar documentos electrónicos que se imprimen bajo demanda y evitar con ello la necesidad de almacenamiento, distribución y riesgos de obsolescencia.

Adicionalmente, dichas empresas han descubierto hace ya tiempo las ventajas de la inmediatez de la distribución de documentos y han incorporado procesos que permiten la generación ‘online’ para la visualización vía Internet y la impresión remota con alta calidad, y sin producir una sobrecarga en las líneas de comunicaciones.

Las nuevas tecnologías aplicadas a las oficinas permitirán gestionar el ciclo completo de un documento, desde el mismo momento de su diseño, durante su utilización para el rellenado por el usuario para efectuar lo que llamamos ‘captura’ de datos y también cuando es rellenado de forma automatizada para distribuir información. El ciclo continúa con la distribución, ya sea física (impreso) o electrónica. Durante el proceso de rellenado o ‘generación’, o también una vez firmado por el cliente final (albaranes, por ejemplo) se puede crear una imagen electrónica y almacenarla para futuras consultas. Existen distintos tipos de formatos para satisfacer cualquier necesidad o para cumplir con determinados requisitos legales.

Resulta fácil comprender las ventajas de poder disponer de documentos de gran calidad, de una manera inmediata, tanto para su utilización como para su posterior consulta. Una factura o albarán cuyo original se extravíe, ya no será causa para detener un proceso administrativo, ya que se podrá disponer fácilmente de la imagen original del documento.

Por otra parte, es una evidente realidad que tal automatización de procesos permitirá, no sólo las ventajas operativas ya indicadas, sino también grandes ahorros de tiempo y dinero. Es en esta área donde las empresas y organizaciones empezarán a sentir, si no la sienten ya, la presión hacia el cambio y la optimización de los procesos de documentos.

En la oficina del futuro, podemos esperar que se siga avanzando en la definición de estándares que faciliten la interconexión de sistemas documentales y permitan una mayor integración con sistemas ERP y CRM. El documento es el medio de comunicación básico entre la empresa y sus clientes, y por lo tanto su evolución estará siempre unida al avance de la tecnología que respalda los procesos de negocios.

Todo indica que esta espiral continuará avanzando y haciendo que las diferencias entre organizaciones que ya sistematizan sus documentos, y las que no lo hacen, se haga aún mayor. Otra razón de peso, para tomar ya en seria consideración la problemática asociada a los documentos, es que grandes consultoras internacionales, como el Gartner Group, dispongan en sus ofertas de un área específica para prestar asesoría a empresas que aborden este tipo de proyectos.

Como todo camino, este no está exento de riesgos. Uno de los errores más comunes es la adquisición de equipos incompatibles o que presenten dificultades de integración con el parque ya existente. La gestión de compras por personal no experto o sin la correcta asesoría lleva a dolorosos errores que, habitualmente, deben ser asumidos por la organización, a costa de grandes costes ocultos, a veces pagados para obtener una pequeña reducción en el coste original. El software y la posible consultoría que se contrate no son menos importantes, ya que un proyecto correctamente diseñado e integrado producirá, sin lugar a dudas, grandes satisfacciones a los usuarios y al equipo humano encargado de su soporte y mantenimiento.

Por otra parte, es importante tener en cuenta que no es necesario cruzar nuestras fronteras para encontrar esos productos y esa asesoría, ya que disponemos en el país de una buena oferta por parte de las consultoras nacionales e incluso un fabricante de software documental que compite en el mercado con gran éxito tanto en España como en Europa y América.