La oficina sin papeles, una realidad gracias a la Digitalización Certificada
Jorge D. Arenas, responsable de Soluciones de Negocio de IPSA, sienta las bases sobre los beneficios de la facturación telemática en las empresas.
A diario somos testigos de gran cantidad de avances importantes en los diferentes ámbitos de nuestro entorno, uno de ellos es, la digitalización certificada.
¿Qué es la Digitalización certificada? El pasado abril de 2007, vio la luz la orden EHA/962/2007 en la que se establecen determinadas disposiciones sobre la facturación telemática y donde se define como aquel “proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoelectrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria”.
En definitiva, lo que se busca es poder utilizar y trabajar electrónicamente con los documentos de la misma manera que se viene haciendo en la actualidad con el papel físico, dotándole a este documento electrónico de una alta seguridad con la incorporación de la firma certificada. De esta manera se posibilita la destrucción de los documentos en papel.
Hay que dejar claro que este primer paso de la administración por darle una base legal a la digitalización certificada, hace referencia únicamente a las facturas y documentos sustitutivos.
Posteriormente, en octubre del 2007 la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria) publica una resolución en la que se marcan los requisitos que otorgan la homologación a todo software que pretenda digitalizar las facturas de manera certificada y tengan por lo tanto tanta validez como las de formato papel.
Estos requisitos son básicamente y a grandes rasgos:
– La imagen debe ser un fiel reflejo de la original.
– La digitalización debe garantizar la legibilidad óptima de toda la factura.
– Debe ser un proceso automático.
– El fichero de imagen debe ir acompañado de unos metadatos especiales y obligatorios como son: nombre del software que homologado, numero otorgado por la AEAT a este software y un sello de tiempo.
