La oficina sin papeles sigue siendo un mito
Aunque el avance de la tecnología hizo creer en algún momento que la documentación impresa tenía los días contados, el 99% de los empleados hace uso de materiales impresos en algún momento de su jornada.
La impresión sigue siendo una pieza clave en las oficinas. De hecho, debido a la explosión de contenidos y a los beneficios que aporta, el volumen de impresión ha crecido un 50% en los últimos 30 años.
A la hora de señalar los beneficios, desde HP, el principal fabricante de este segmento, insisten en que la impresión de documentos continúa siendo una herramienta indispensable en la gestión de la actividad diaria en las oficinas gracias a la seguridad, fiabilidad y practicidad que supone tener los documentos importantes en papel.
Y es que muchas empresas prefieren tener en formato físico la información más relevante, como registros financieros y datos confidenciales, al poder ser almacenada en lugares seguros con el mínimo riesgo de que esa información sensible sea transmitida a terceras personas.
Diversos estudios manejados por HP señalan que el 99% de los empleados hace uso de materiales impresos en algún momento de su jornada diaria, sin tener que preocuparse del programa informático, del tipo de archivo o de cómo guardarlo de forma segura y privada en el ordenador. Se estima que un trabajador utiliza unos 10.000 folios al año en sus actividades diarias.
Otra ventaja del documento físico es que puede adaptarse a los dispositivos digitales con mucha facilidad y conveniencia, mediante el uso del escáner, la impresora, los dispositivos “todo en uno”, el fax y la fotocopiadora.
Además, los empleados son conscientes de que tener información impresa contribuye a agilizar el flujo de trabajo al ser un importante soporte visual. Por ello, en ocasiones, un documento puede llegar a ser copiado una media de entre nueve y once veces.
