La nueva era de la impresión

Hablar únicamente de impresión sin que esa realidad vaya asociada a las consecuencias de la digitalización, a las tareas de gestión documental o al potencial de los servicios ya no tiene sentido. Hace tiempo que la impresión superó el concepto de las copias en papel. Fenómenos tecnológicos como la movilidad o necesidades acuciantes para la empresa como una garantía de seguridad total, evitando la filtración de información confidencial, han ido dando forma a otra forma de ver la impresión. Para entender mejor cómo han variado las cosas, NetMediaEurope ha logrado reunir a un grupo de expertos compuesto por José Ramón Sanz, director de Marketing de Producto de Brother; Marco Aurelio Losas, Customer & Channel Marketing Director de Canon; y Jesús Muñiz, Professional Services Consultant de OKI.

Estos profesionales participaron en un encuentro online que ha estado moderado por nuestra compañera Rosalía Arroyo, redactora jefe de ChannelBiz.es. Durante la mesa redonda “La nueva era de la impresión”, se fue centrando el debate en las distintas caras de un mercado que ha evolucionado muchísimo durante los últimos años. El papel del canal, las posibilidades de la multifunción, la introducción de los servicios de impresión gestionados e incluso la generación de grandes cantidades de datos, que hay que tratar y que influyen en la toma de decisiones, se encuentran entre los factores del cambio. Éstas son también algunas de las cuestiones que entraron a discusión durante la charla mantenida con tres miembros destacados de la industria de la impresión.

La impresión en la era de transformación digital

¿Es la impresión la que afecta a la transformación digital? ¿O la transformación digital quien afecta a los procesos de impresión? “La transformación digital afecta a todo”, responde José Ramón Sanz, director de Marketing de Producto de Brother. Y el mundo de la impresión “no es ajeno” a los cambios. Si antes los procesos empresariales “estaban basados en papel”, se compartía información entre compañeros y “todo quedaba almacenado para siempre, hoy por hoy la impresión que se realiza en las empresas es efímera, está pensada para la toma de decisiones”. Un documento impreso “puede durar días u horas” vivo, es posible que sólo lo acabe viendo “la misma persona que lo ha impreso”, explica Sanz. Mientras, para Marco Aurelio Losas, Customer & Channel Marketing Director de Canon “la transformación digital viene a reforzar” la “visión global del documento”. De hecho, “sigue habiendo mucha impresión”, destaca este directivo.

La diferencia radica en que “la gente necesita poder utilizar el formato que quiere o que necesita en cada momento”, determina Losas. Se están reclamando opciones de transformación de formato, la posibilidad de “digitalizar y llevar a la nube o imprimir con un dispositivo móvil estés donde estés”, además de garantías de “coherencia y un nivel de seguridad en todo ese flujo” para que “los datos queden almacenados de una forma adecuada” para consultas posteriores. Habría que garantizar que el documento esté a disposición del usuario “como necesita cuando lo necesita”, resumen desde Canon. El Professional Services Consultant de OKI, Jesús Muñiz, también hace hincapié en la movilidad “porque hoy en día todos tenemos móvil o tableta y son elementos que están dentro de la empresa”, “generan más documentación” y deben incorporarse a las políticas corporativas “para ser mucho más eficientes”. “Evidentemente”, dice, “la transformación digital lleva años. Ahora es cuando estamos viendo un salto exponencial, sobre todo gracias a las nuevas tecnologías que están apareciendo” que van más allá del ERP para “procesos que eran manuales anteriormente y que se hacían en papel”.

Imprimir, digitalizar y gestionar documentos

¿Y qué se busca más: imprimir, digitalizar o gestionar documentos? Marco Aurelio Losas cree que “se tiende hacia un mix“. Con los dispositivos conectados actuales, “la gente puede digitalizar a la nube, puede imprimir documentos que tenga en la nube”, puede usar un portátil o un móvil y puede “mantener una seguridad” para evitar problemas, entre otras cosas. Y esto es importante cuando se calcula que “1 de cada 3 empleados ha visto información confidencial que no era para él”. Lo que falta es abrir del todo los ojos acerca de estas posibilidades, ya que “1 de cada 2 usuarios no es capaz de sacarle provecho a la tecnología” de su empresa, “imprime y ya está”. En este sentido, José Ramón Sanz indica que, “en España, el tamaño de las empresas es un condicionante en muchos casos para la adopción de la tecnología”. Los negocios “que ya existían hace más de 10 años tienen que transformarse”, tienen que aprender a usar herramientas nuevas.

“La gestión del cambio es uno de los aspectos más críticos en una transformación”, continúa Sanz. En un entorno en el que “se sigue imprimiendo mucho”, la digitalización permitirá a las organizaciones “guardar registros de los documentos que gestionan”, pasándolos “de un soporte físico a un soporte digital”. Y es precisamente “la gestión del documento” la parte que se encuentra, en general, “más fragmentada”, según Brother. Cada empresa o cada departamento se ve afectado por una “regulación” específica, como aquellas vinculadas a la “factura electrónica” y “el registro de viajeros”, que hacen que “no sirva solamente un único sistema de gestión de documentos”. ¿Y qué opina OKI de todo esto? Que hay que ir hacia soluciones inteligentes con las que “integrar esos equipos multifuncionales en procesos dentro de la compañía”, trabajando con la impresión, la digitalización y la propia gestión de dichos documentos. Parece que “entre el 50 y 55 % de las compañías” ya lo estaría intentando.

El impacto de la movilidad

¿Cuál es el impacto real de la movilidad? ¿Realmente se está imprimiendo a través de smartphones y tabletas? “Por supuesto”, afirma el consultor de OKI que ha participado en la mesa redonda. Se trata de “un elemento que ha venido para quedarse dentro de la organización” y que, además, se posiciona como “muy importante dentro de este cambio que está habiendo, dentro de la transformación digital” de las empresas. Y es que “muchos de los procesos que se siguen en la compañía también pueden ser realizados desde este tipo de dispositivos”, recuerda Jesús Muñiz. Aquí José Ramón Sanz añade que la movilidad está “presente en casi todas las decisiones” de compra. Sería “uno de los principales motivadores” de la renovación del parque instalado, “adquirido hace 5-10 años”, que no permite “imprimir desde los nuevos dispositivos que generan información” ni “los documentos que están directamente en la nube” corporativa.

La demanda existe. “IDC publicaba recientemente que, en los últimos 12 meses, ha habido un aumento del 43 % de usuarios que demandaban poder imprimir desde dispositivos móviles”, apunta el director de Marketing de Canon, que también se hace eco de estimaciones de expertos que predicen que, en 2020, “el 70 % de los empleados europeos” van a ser “móviles de alguna forma”. Ya “se está respondiendo” a esto, asegura Losas, porque lo interesante “no es sólo el que puedas imprimir, sino que puedas imprimir con las condiciones adecuadas”. El móvil aumenta el número de impresiones dentro de la empresa. Otro estudio de IDC reveló que “en el último trimestre de 2014 se movieron entre tabletas más de 76 millones de documentos”, tal y como apunta Jesús Muñiz. Móvil y tableta son ya “un elemento más dentro de la organización” que “participa de todos estos procesos”. Hay incluso impresiones desde fuera de la oficina, y necesidad de que un mismo dispositivo pueda “imprimir con todas las medidas de seguridad corporativas que hay en un gran edificio” y en casa del empleado, suma a la ecuación José Ramón Sanz. “Al final la complejidad y la sencillez tienen que estar unidas”.

El peso del software

¿Está pesando mucho el software? ¿Cuál es el papel de este componente en la propuesta de valor de los fabricantes del mercado de impresión? José Ramón Sanz considera que se halla “muy condicionado por el tamaño de las empresas en España”. Por tanto, “es muy escaso”. Sanz comenta que muchos “equipos que se comercializan en el mercado español” siguen “un modo transaccional” o “de pago por uso. Pero no llevan en su gran mayoría”, en un 90 % de los casos, “software asociado”. Marco Aurelio Losas ratifica que a pesar de que “la tendencia es creciente”, “a nivel cultural” y “comparando con otras zonas de Europa, el peso específico que tiene la parte de software sobre lo que puede ser la parte más de hardware es inferior” en nuestro país. Y esto tendría que ver con el desconocimiento de “todo el potencial que tiene” y con que el precio suele ser “lo que manda”. La pyme carece de “la capacidad de inversión inicial en según qué entorno”, señala este profesional, de modo que habría que transformar “soluciones más complejas en soluciones en la nube” donde pagar “por un servicio” o de “forma periódica”.

“Los actores que estamos en este mercado del mundo del printing estamos intentando que” el software “coja ese peso”, defiende Jesús Muñiz. Eso sí, estudios de OKI reflejan que tres cuartas partes “de las empresas no tienen implementados procesos automatizados para este tipo de gestión de la información”. Muñiz desgrana que hay un factor “confianza” que está lastrando. También habría que ayudar al canal. Organismos públicos “ya están pidiendo una parte que vaya controlada por software para temas de gestión de la impresión, retención de trabajos, pull printing, cuotas, impresión web, pasarelas de pago” y demás. Y ése es justo “el reto que ahora tiene la pyme” por delante, el camino que debe seguir para dejar los procesos del siglo XX atrás de una vez por todas. Si no se ha hecho antes es porque los negocios más pequeños “no tienen un responsable de TI que pueda hacer los filtros o las recomendaciones necesarias”, ni “el poder adquisitivo” de las grandes cuentas, pero Muñiz está convencido de “se irán desarrollando muchos más proyectos en ese sentido” en los próximos años.

La importancia de la seguridad

En cuanto a la seguridad, ¿cómo está la situación? “Lo gracioso del aspecto de la seguridad en la impresión es que muchas veces nos ponemos a hablar de los protocolos, de las grandes complejidades, de evitar que se pueda sustraer información de un dispositivo… o sea, cosas de muy alto nivel”, evalúa Marco Aurelio Losas, pero “se nos olvida que la seguridad empieza por que no aparezcan las nóminas impresas o no aparezca el informe que no tiene que aparecer” en la bandeja de “un sistema multifunción que está en medio del pasillo”. Estos “conceptos muy básicos de seguridad” serían “los que más preocupan y a los que hace tiempo ya que se les ha dado solución”, cuenta Losas. Y, aunque “hay niveles de seguridad distintos según cada cliente, “existen las capacidades tecnológicas para cubrirlos prácticamente al 100 %”. Al hilo de esto, en opinión de José Ramón Sanz, está creciendo la “conciencia acerca de que los dispositivos, los documentos y las personas tienen que tener distintos niveles de seguridad”.

Así, hay que vigilar “que no queden informes a la vista”, que es algo que “ocurre en todas las empresas y es uno de los principales elementos de fuga de información”. También hay que comprender que los dispositivos más modernos se encuentran conectados en red “y entonces son atacables“. Esto obliga a “dotarse de las mismas medidas de seguridad que tenga cualquier otro dispositivo de la organización”. Y, por último, la seguridad hacia las personas puede asumirse como “gestión de costes”, determinando “qué persona ha impreso, qué coste ha tenido para la organización” o si hay que “establecer límites”. Eso sin olvidar la firma digital, “la autenticación de los documentos que estamos digitalizando”. A la hora de cifrar documentos, relata Sanz, “los equipos de impresión son capaces de generar su propia clave” o de “importar certificados”. Jesús Muñiz apunta que “normalmente el cliente es el que te va a poner los requerimientos”, porque “al fin y al cabo tiene un sistema ya montado en su casa y los cambios van a ser mínimos”.

Servicios de impresión gestionados y servicios de documentación gestionados

¿Han alcanzado la madurez los servicios de impresión gestionados? El representante de Canon reivindica que, en el caso particular de las grandes firmas, “tienen ya una evolución hacia lo que puede ser el outsourcing de servicios, que el partner o el proveedor tome el manejo y se pague por un servicio”. Si la pregunta es si las ofertas están listas y los beneficios acompañan, la respuesta sería “sí”. Si la cuestión se cambia por: “¿están todas las empresas dando el paso?”, lo que se ve es que la evolución “sigue su ritmo”. De momento “las medianas empresas te hablan ya de MPS” y, “a medida que vas bajando, volvemos a topar un poco con el tema cultural”, razona Marco Aurelio Losas. La realidad en un país tan marcado por la pyme como España es que compañías con “pocos usuarios” aún “no conocen todos los beneficios que los servicios gestionados de impresión pueden tener y siguen manteniendo una forma de funcionar poco productiva”. El consultor de OKI Jesús Muñiz coincide en que la madurez “va a depender muchas veces de la magnitud de la empresa. En la pyme no está maduro, porque te puedes encontrar muchas empresas por ahí que ni siquiera tienen un contrato de coste por copia”.

Lo que sí habría es cierta evolución. Nos encontraríamos ya “en un estadio superior”, el estadio de MDS, que llega tras tener el MPS “dominado”. Ciertas empresas no contemplan únicamente “la parte de la gestión de la impresión pura y dura, lo que es el hardware, sino” también el “componente software” y “el Managed Document Services”. La diferencia aquí es que se gestiona “la producción de documentos”. Eso es lo que creen en OKI y en Canon. Desde Brother, mientras tanto, matizan que “el mundo del MPS está sufriendo su propia transformación digital”. José Ramón Sanz especifica que un cambio “es la descentralización de las impresiones de nuevo”. Y es que hoy en día “se optimiza en el sentido de que el acceso de la persona al documento sea el adecuado”. Además, “antes se hablaba de coste por página de las páginas impresas, pero lo que vamos viendo es que cada vez se digitalizan más documentos” y éstos “tienen un posproceso”, desde ponerlos rectos a eliminar perforaciones o pasarles un OCR. “Ese tipo de cosas también están dentro de ese coste por clic. Antes había un coste por clic tradicional” y “ahora vamos también al coste del documento digitalizado”.

El papel del Big Data

¿Y cómo interviene la impresión en el mundo del Big Data? Para José Ramón Sanz, “la impresión directamente es el output“ y “el documento digitalizado marca el inicio del proceso”. El “cómo está de automatizada la gestión de estos documentos digitalizados” sería otra cosa. “Para hacer Big Data tiene que haber una secuencia de ‘si ocurre esto, tienes que hacer lo otro'”, impone Sanz. “Dentro de las empresas que son de tamaño más pequeño”, al igual que en otros campos, “faltan muchas cosas por hacer, porque directamente muchas veces la misma persona que está haciendo la digitalización es la misma persona que está arrancando los procesos”. En oficinas más grandes todo cambia, dando cabida a una “parte del Big Data que está relacionada con el documento”, “con los servicios que están girando alrededor de la interpretación de los documentos”. El vínculo entre impresión y Big Data, de acuerdo con Marco Aurelio Losas, se produce, “si realmente hay cosas que se puedan imprimir”, haciendo “que sea fácil el acceso, que sea eficiente, óptimo”. Es decir, facilitando el trabajo con el “documento que necesitas, en el momento preciso y a unos costes óptimos”.

Jesús Muñiz cree que “cualquier herramienta de software o solución que genere datos es susceptible de ser tratada por este nuevo concepto que llamamos Big Data”. Incluida la impresión. “Cuando estamos haciendo un proyecto de gestión de impresión” y montamos “un software por ejemplo de accounting, ahí ya estás generando dato: de cuánto imprime un usuario, cuánto no, si puede imprimir en blanco y negro, color, esta máquina imprime más, esta máquina imprime menos… Esos datos que estás generando los vas a utilizar para tomar decisiones. Por lo tanto, ya es Big Data”, razona. “Hoy en día, sabemos que la información es poder”, enfatiza este experto. “Toda aquella información que pueda ser generada dentro de la organización” y tratada con las herramientas adecuadas “nos va a ayudar en nuestro negocio”. Muñiz habla concretamente de “soluciones que están muy ligadas a la impresión, a la digitalización” y “a la gestión de los documentos” que, por “cómo están diseñadas, tienen ya toda la información guardada dentro” y posibilitan “una trazabilidad por detrás” para después “tomar decisiones”.