La gestión documental como clave de la empresa

Indra, Vignette y Sun Microsystems han celebrado una jornada sobre Gestión Documental (Record Management) en la que expertos españoles han señalado su importancia de cara a mejorar la eficiencia de las organizaciones y de facilitar su supervivencia ante posibles contingencias como accidentes, incendios o ataques terroristas.

De este modo, se han analizado diversas cuestiones, entre las que se encuentran los aspectos legales y los relacionados con la necesidad de transparencia corporativa; las normas internacionales sobre esta materia que AENOR está adoptando como normas UNE; la presentación de soluciones de tramitación electrónica; así como posibles integraciones con otras herramientas y proyectos de administración electrónica.

Bajo este contexto, el director de Preventa para el Sur de Europa de Vignette, Javier Iglesias, ha explicado que “para que una organización pueda realizar una gestión eficiente de sus recursos y documentos debe definir primero los requisitos y luego elegir las herramientas más adecuadas”. A la vez, Iglesias presentó la solución de tramitación electrónica del grupo, Vignette Records & Documents (VRD), que facilita la captura de información procedente de distintas fuentes, la gestión de documentos y expedientes, la automatización de procesos y la gestión de records.

De modo paralelo, Alicia Baglietto, experta en gestión documental del centro de soluciones ECM de Indra, señaló que el reto de la gestión documental es buscar soluciones “funcionales y tecnológicas que garanticen su fiabilidad e integridad, a la vez que un acceso seguro”. Además, indicó que la gestión documental presenta grandes oportunidades para las organizaciones.

Según añadió Cristóbal Valero, especialista en venta dentro del Data Management Group de Sun Microsystems Ibérica, “a medida que crece un repositorio de datos, los riesgos son cada vez mayores. Cada segundo, el mundo genera 390 gigabytes de nuevos datos, lo que significa que el volumen de nuevos datos crece a un ritmo anual del 47 por ciento, sumándose a los 30.000 millones de gigabites de datos digitales almacenados que ya existen en la actualidad.~ Si somos conscientes de que cerca del 80 por ciento de estos datos deberán archivarse de forma permanente, no podemos abstraernos a que la necesidad de que los nuevos sistemas documentales garanticen la seguridad y privacidad de los datos es algo crítico y fundamental”.