La gestión de la información, base de la estrategia de las empresas data driven

La gestión de la información se ha convertido en piedra angular de la estrategia de cualquier compañía. A los cada vez mayores volúmenes de información que generan las empresas y que, por tanto, deben gestionar se une ahora la necesidad de extraer el valor que esa información esconde para poder caminar hacia las llamadas organizaciones data driven o data centric.

Y es que estamos en un momento en el que las organizaciones ya son conscientes de que los datos y su manejo son el segundo activo más valioso (además de su capital humano) para tomar mejores decisiones, crear nuevos productos y para hacer eficaces los procesos en toda su cadena de valor.

Esto supone nuevos retos en la gestión de la información, la documentación y los recursos humanos y una nueva estrategia de total integración, automatización, colaboración, eficiencia y seguridad.

Una estrategia única

Analizar estos retos y compartir experiencias era el objeto del evento que Silicon España organizaba junto a Brait y en el que reunía a Enrique García García, Director de la Red Digital i-DE en España en Iberdrola; Laura Alonso, Head de Gobierno y Control de Medios de Adeslas; Alberto López, CIO de Solaria; Mercedes Ingelmo, directora de Gestión Documental en DoValue; y Eva Chaparro, responsable de Cultura de Avoris Corporación Empresarial.

Un encuentro conducido por Daniel de Blas, responsable de Branded Content de NetMedia y que contó con la presencia por parte de Brait de Edgar Jiménez, CEO, y Jesús Vegas, ECM Solution Lead.

Ambos compartieron con los asistentes cómo los sistemas de gestión de contenidos ECM y de gestión documental así como el salto a sistemas digitales de recursos humanos, son elementos imprescindibles en la estrategia de transformación de cualquier compañía, por lo que es clave elegir bien esta estrategia y las soluciones tecnológicas que las soportan.

Algo en lo que coincidía plenamente Mercedes Ingelmo, directora de Gestión Documental en DoValue que defendía a capa y espada la necesidad de contar con un sistema de gestión de la información y la documentación. “Nosotros gestionamos una gran cantidad de datos que, además, el negocio necesita prácticamente en tiempo real. La única vía para poder ofrecerles esa información es contar con un sistema de gestión que, además de una ventaja competitiva, permite a las empresas importantes ahorros de tiempo y dinero”, aseguraba.

La ingente y creciente cantidad de datos que debían gestionar era también puesta de manifiesto por Alberto López, CIO de Solaria que explicaba, precisamente, cómo la compañía que “genera volúmenes inmensos de información” se encuentra en pleno proceso de dar forma a su estrategia de gestión documental.

“Queremos encontrar una solución escalable y global ya que, actualmente, generamos información que está estructurada pero que cada persona gestiona de manera individual”, afirmaba.

Algo habitual cuando, en una compañía, no cuenta con una solución de gestión documental, apuntaba en ese sentido el CEO de Brait Edgar Jiménez: “Cada departamento guarda, gestiona y explota la información de una manera distinta”.

Información creciente y diversa

Un desafío al que hay que sumar casos como el de Adeslas donde, como explicó Laura Alonso, Head de Gobierno y Control de Medios, ya no solo hay una gran cantidad de información que es necesario gestionar sino que ésta es muy variada. “En Adeslas tenemos información de nuestros asegurados, profesionales sanitarios o clínicas pero también de nuestra parte de aseguradora o de banca…. Es decir, tenemos distintos rangos de información y cada uno de ellos, debemos gestionarlo de un modo distinto”.

Una situación similar vive Eva Chaparro, responsable de Cultura de Avoris Corporación Empresarial que, aludía especialmente, a digitalizar y gestionar de una forma más eficiente la información de Recursos Humanos. “Nosotros, actualmente, somos una compañía con 38 sociedades distintas. A mí me encantaría contar con una solución ECM para la documentación, por ejemplo, de los empleados, que fuera capaz de aunar toda esa información e incluso, de forma automática, enviarles un aviso de si tienen que aportar un documento en concreto o de si necesitan aprobar cualquier otra gestión”.

Como se ponía sobre la mesa, la necesidad de contar con una estrategia única y que ofrezca una visión global de la información que gestiona una compañía resulta indispensable hoy para cualquier compañía.

Por ello, además, Jesús Vegas, aludía a la necesidad de unificar los procesos de las compañías antes de iniciar cualquier estrategia de gestión de la información. “Es necesario establecer una forma común de realizar cada proceso, identificar qué procesos pueden, por ejemplo, automatizarse, etc. y, una vez hecho esto, decidir qué solución o herramienta es la mejor pero sin ese trabajo previo no es posible implantar un sistema ECM con éxito”.

La importancia de esa labor previa fue también destacada por Enrique García García, director de la Red Digital de i-DE Iberdrola. En su opinión, es clave “analizar muy bien los procesos que quieres automatizar, hacer más eficientes, etc. Analizarlos e intentar uniformizarlos, ya sea ente departamentos o entre distintas empresas del grupo. Luego ya seleccionarás la herramienta o el sistema tecnológico más adecuado”.

Trazabilidad y seguridad

Si en algo coincidían todos los participantes era en que el manejo de la información basada en documentos y la gestión de la documentación con flujos tradicionales generan ineficiencias, incoherencias en los datos, retrasos en los procesos, así como problemas de cumplimiento y de brechas de seguridad.

Por eso, los sistemas de gestión de la información y de los documentos permiten eliminar silos, compartir y colaborar con eficacia, dar trazabilidad y visibilidad a los procesos, y simplificar la gestión de la información y los documentos integrándose con los sistemas ERP como SAP y otras soluciones empresariales como Office365 o Salesforce.

Pero, como quiso dejar claro el CEO de Brait, este es un proceso que no debe tomarse a la ligera y que requiere de una fase de unificación previa. “En el mercado hay muchas herramientas de gestión de la información y documental muy buenas pero su éxito depende de la adopción que la compañía haga de ellas. Y para que se usen y ese uso sea exitoso antes debes haber hecho esa labor de unificación de procesos. Los pasos deben ser, primero, definir el proceso, ver qué herramientas se pueden aplicar, y, después, lograr que se usen”.

Un escenario en el que, como se apuntó también durante el encuentro, hay que partir de definir los procesos y establecer una única forma de gestionar la información pero en el que contar con datos de calidad, disponer de ellos casi en tiempo real y, como no podía ser de otro modo, garantizar la seguridad de los mismos son compañeros obligados en el viaje hacia la gestión de la información.