La Biblioteca de Alejandría lidera la transformación digital

La Biblioteca de Alejandría, famosa por haber sido la más grande del mundo, albergó a algunas de las mentes más brillantes de la humanidad reflejando su conocimiento y sabiduría en miles de libros y pergaminos que allí se recogían.

Ubicada en Alejandría, y contando con una renovación en el año 2002, actualmente es patrimonio histórico de gran importancia que abre sus puertas, aproximadamente, a 1,5 millones de visitantes cada año.

La Biblioteca cuenta con cientos de procesos que aseguran el correcto funcionamiento del centro histórico y dependen, en gran medida, de los documentos en papel: mensualmente, sólo los departamentos de RRHH, finanzas, TIC, legal y correo generan alrededor de 15.000 nuevos documentos que deben ser almacenados indefinidamente.

Como institución líder en la era digital, la Biblioteca ha elegido a OpenText para digitalizar todos sus documentos en papel y automatizar sus procesos de negocio, convirtiéndose en la primera institución pública de Egipto en hacerlo. Este proyecto de transformación se ha diseñado para mejorar la creación, la captura, la gestión y el almacenamiento de documentos en toda la organización. El objetivo principal era aumentar la eficiencia, ahorrar tiempo, reducir costes y mejorar tanto el cumplimiento de las normativas como la experiencia del usuario del complejo histórico.

Antes de implementar OpenText Documentum, la Biblioteca dependía del papel para generar y proporcionar informes tanto internos como externos con fines de cumplimiento de normativas tanto internas como externas gubernamentales. Como resultado, el sistema gestiona ya medio millón de documentos, aunque la cifra aumenta constantemente.

Uno de los principales beneficios de esta solución es la capacidad de generar informes a medida o de forma automática y la monitorización de los procesos y de la información.

Las soluciones implementadas en la Biblioteca de Alejandría se basan en OpenText Documentum Platform como el núcleo del proyecto, OpenText Documentum xCP para las necesidades de gestión de procesos de negocio, y OpenText Captiva para escanear tanto los documentos existentes como los nuevos.

Para la primera fase del proyecto, ya completa y que da servicio a alrededor de 2.300 usuarios, la Biblioteca implementó más de 90 procesos de negocio a gran escala y automatizó las áreas de Recursos Humanos, Finanzas, TIC, departamento legal, entre otras.

Un factor clave para la selección de OpenText fue su capacidad para manejar todos los tipos de contenido, incluido el correo electrónico, creando así un verdadero archivo empresarial. Las capacidades adicionales, tales como anotaciones de documentos electrónicos, también contribuían al objetivo de la Biblioteca de eliminar el papel de la organización.

Bassem Elsayed, Director del Departamento de Aplicaciones Empresariales y Soluciones Integradas de la Biblioteca de Alejandría señala que “una de las claves para el éxito de la implementación de los procesos de negocio es la flexibilidad y escalabilidad del motor de procesos. Esto nos permite adaptarnos a un entorno empresarial que cambia rápidamente. Gracias a OpenText Documentum, se han implementado con éxito más de 90 procesos de negocio, ayudando a la Biblioteca de Alejandría a avanzar hacia una organización sin papeles”.

Además, Bassem añade que “gracias a la simplicidad y facilidad de uso de la solución, nuestros usuarios rápidamente comenzaron a ver los beneficios y aportaron ideas para ayudar a mejorar aún más nuestros procesos. Estas mejoras ayudarán a superar los retos del negocio y proporcionar una mayor eficiencia.”

Por último, Hosam Salem, Gerente de Proyectos de la Biblioteca de Alejandría afirma que “uno de los muchos beneficios que hemos visto afecta a los informes y al seguimiento. Antes de tener OpenText, no siempre sabíamos a qué etapa habían llegado los procesos. Ahora podemos rastrear la información con precisión y más fácilmente, lo que está ayudando con nuestros informes de cumplimiento”.