La importancia de las reuniones online

La tecnología de colaboración Web ha evolucionado de forma muy significativa en los últimos cinco años. De ser vista simplemente como una herramienta para ahorrar dinero, las empresas empiezan a darse cuenta de los importantes beneficios que aporta el trabajo en equipo, unos beneficios que pueden ser de gran ayuda para el crecimiento de cualquier negocio.
Este hecho queda reflejado en un estudio de la consultora Gartner, que indica que la industria de ‘Web conferencing’ supondrá más de 1.000 millones de dólares en 2008, más del doble del tamaño que la industria tenía en 2002.
Un crecimiento tan rápido en un período de tiempo tan corto se puede explicar por diversos factores: para la empresa, la conferencia Web puede suponer un importante retorno de la inversión, acompañado de un aumento de la productividad, el ahorro de dinero en viajes de negocios y una mayor presencia a nivel global.

Resistencia a los cambios
Sin embargo, la adopción de esta tecnología sigue siendo un reto para muchas empresas, muchos de los empleados de las cuales no saben o no tienen interés en aprender a utilizar una nueva herramienta de comunicación.

A menudo, el principal problema de la adopción lenta de la tecnología de colaboración es cultural. Los métodos de comunicación establecidos, y especialmente la preeminencia del email suponen, en muchos casos, que los empleados no perciben la necesidad de utilizar un método alternativo de comunicación.
No obstante, éstos ignoran el hecho de que las tecnologías de colaboración, ‘namely mail’, mensajería instantánea y ‘groupware,’ son muy diferentes de una reunión online en término de beneficios. La conferencia Web es comunicación a tiempo real, interacción en vivo entre los asistentes a la reunión y requiere el uso de los ojos, las orejas y la voz. Por el contrario, el email y el ‘groupware’ permiten la interacción con un servidor, no con otras personas.


Las compañías que han conseguido un alto ROI gracias a la colaboración han concienciado a sus empleados sobre todas las ventajas que la tecnología puede aportarles y han conseguido romper las barreras internas que podían desanimarlos a utilizar estas herramientas.
Una vez los empleados están convencidos y formados el reto es que continúen utilizando esta tecnología. En este punto, la experiencia del usuario final es clave y la elección entre un servicio ‘on demand’ a través de la Web y un software de sistema resulta un factor importante. Así como la desgana en hacer el cambio hacia una nueva tecnología, en algunos casos los empleados no son conscientes de los beneficios personales que pueden conseguir al tener más flexibilidad laboral y ahorrando tiempo. Para combatir esta desgana, sería conveniente llevar a cabo una campaña de concienciación sobre la nueva tecnología antes de empezar a implementarla.
Los dos tipos de soluciones deberían tener la capacidad y flexibilidad para permitir reuniones con cualquier número de asistentes desde cualquier lugar del mundo, pero difieren en términos de instalación interna, mantenimiento y el peligro de quedar obsoletos.
Un servicio bajo pedido, como WebEx, se entrega a través de la Web, y no requiere la instalación de ningún software. Cuando se incorporan mejoras al servicio, tanto si son mejoras de video o de las funcionalidades de las reuniones, los usuarios tienen acceso inmediato a las nuevas características sin la necesidad de comprar una versión completamente nueva.
Éste no es el caso de las soluciones de software de sistemas, que se deben instalar de forma interna en el ordenador del usuario y deben ser actualizadas periódicamente para aportar el mejor servicio. En cuanto al soporte técnico,si los usuarios no tienen el software instalado en sus ordenadores, el servicio ‘on demand’ lo mantiene el proveedor, mientras que las soluciones de softwares de sistemas requieren mantenimiento interno. La posibilidad de quedar obsoleto puede ser también una preocupación.


Otro punto que hay que tener en cuenta es el hecho de que no existen beneficios al implementar la tecnología de colaboración en áreas donde realmente no es necesaria. La tecnología debe adaptarse al uso, más que al contrario.
El ‘Web conferencing’ tiene usos en muchos campos – compras, formación, soporte técnico (por nombrar sólo algunos) – pero esto no quiere decir que pueda sustituir cada paso de la interacción entre empleados y clientes. Siempre existirán ocasiones cuando es mejor reunirse en persona, y otras cuando las funcionalidades añadidas de la web conference no son necesarias.
Para que el ‘Web conferencing’ pueda triunfar en una organización o empresa, hay varios puntos a tener en cuenta. El estudio de la consultora Gartner sugiere que en 2010, el 70% de las personas en los países desarrollados dedicarán diez veces más de tiempo cada día interactuando con otras personas a través de Internet más que de forma física.
La comunicación electrónica está en evolución constante, y para darse cuenta completamente del potencial de las estrategias de la colaboración Web, los empleados deben adoptarlas al mismo tiempo que van cambiando. Los beneficios están esperándole, pero usted y sus empleados deben estar listos y dispuestos al cambio.