Las compañías que han conseguido un alto ROI gracias a la colaboración han concienciado a sus empleados sobre todas las ventajas que la tecnología puede aportarles y han conseguido romper las barreras internas que podían desanimarlos a utilizar estas herramientas.
Una vez los empleados están convencidos y formados el reto es que continúen utilizando esta tecnología. En este punto, la experiencia del usuario final es clave y la elección entre un servicio ‘on demand’ a través de la Web y un software de sistema resulta un factor importante. Así como la desgana en hacer el cambio hacia una nueva tecnología, en algunos casos los empleados no son conscientes de los beneficios personales que pueden conseguir al tener más flexibilidad laboral y ahorrando tiempo. Para combatir esta desgana, sería conveniente llevar a cabo una campaña de concienciación sobre la nueva tecnología antes de empezar a implementarla.
Los dos tipos de soluciones deberían tener la capacidad y flexibilidad para permitir reuniones con cualquier número de asistentes desde cualquier lugar del mundo, pero difieren en términos de instalación interna, mantenimiento y el peligro de quedar obsoletos.
Un servicio bajo pedido, como WebEx, se entrega a través de la Web, y no requiere la instalación de ningún software. Cuando se incorporan mejoras al servicio, tanto si son mejoras de video o de las funcionalidades de las reuniones, los usuarios tienen acceso inmediato a las nuevas características sin la necesidad de comprar una versión completamente nueva.
Éste no es el caso de las soluciones de software de sistemas, que se deben instalar de forma interna en el ordenador del usuario y deben ser actualizadas periódicamente para aportar el mejor servicio. En cuanto al soporte técnico,si los usuarios no tienen el software instalado en sus ordenadores, el servicio ‘on demand’ lo mantiene el proveedor, mientras que las soluciones de softwares de sistemas requieren mantenimiento interno. La posibilidad de quedar obsoleto puede ser también una preocupación.
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