Gestión de documentos, automatización e IA
Desde la estandarización de la información y la integración con las aplicaciones empresariales al cambio cultural al adoptar sistemas de gestión inteligente de documentos o de la información empresarial hay desafíos que abordar, según DocuWare.
La gestión inteligente de los documentos o de la información empresarial es un elemento crítico para hacer más eficientes los procesos y la operativa de cualquier organización. Una tendencia a la que se suman tecnologías como la IA, la visión artificial, el reconocimiento óptico o la automatización de procesos RPA que permiten acelerar y hacer más eficientes las tareas y reducir tiempos de respuesta.
Todas estas tecnologías redundan en una mejor gestión de muchos aspectos de la empresa, como puede ser la cadena de suministro y los proveedores; y facilitan además nuevas oportunidades de negocio al mejorar el conocimiento del cliente y acelerar los tiempos de respuesta.
Adicionalmente, la correcta gestión de la documentación permite reducir riesgos de seguridad, mejorar el cumplimiento normativo y el gobierno de la información, al tiempo que se ahorran costes y los empleados pueden enfocarse en funciones más estratégicas y menos rutinarias.
Razones sin duda para que los responsables de tecnología, datos y áreas como finanzas o cumplimiento, quieran adoptar todas estas herramientas pero, eso sí, tras enfrentarse a numerosos retos: Desde la estandarización de la información y la integración con las aplicaciones empresariales, el control de versiones, la accesibilidad, o la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo, hasta los retos de cambio cultural y la transición desde métodos tradicionales; son aspectos críticos que hay que valorar al adoptar sistemas de gestión inteligente de documentos o de la información empresarial.
La gestión de documentos “inteligente”
Un desafío que han querido abordar Silicon y DocuWare en un evento conjunto en el que se daban cita Juan Pablo Aros, Legal & Compliance Manager en Meiji Pharma; Álvaro Conde, Head of Governance, Risk &Compliance en Neinor Homes; Manuel Asenjo, CIO de Broseta Abogados; Juan Guitart, CEO de VG IBERIA SLU; Miguel Juan López, Data Analyst en Merlin Properties; Víctor Gamazo, Managing Director and Head of Legal en JB Capital Markets; Guillermo López, director de Administración General de Aldeas Infantiles; Lucas Sáenz, CPO de Lefebvre; Alonso Hurtado, responsable de Nuevas Tecnologías y Compliance en Écija Abogados; y Rubén González, Legal Manager de Clickalia.
Con Daniel De Blas, responsable de Branded Content de Netmedia como conductor, el evento lo abría Roger Alves, director general para España y Portugal de DocuWare explicando que la propuesta de la compañía, básicamente, “es actuar como un repositorio de todos los documentos, activos, de la empresa para, después automatizar procesos de la misma, gestionar tareas o incluso flujos de trabajo”.
Además, explicaba, DocuWare, que lleva más de 10 años ofreciendo sus soluciones tanto on premise como en cloud, ha dado un paso más incorporando la Inteligencia Artificial para “sobre todo, captura de documentos y clasificación”.
Algo a lo que, añadía Mauricio Valencia, director Regional de Ventas de la tecnológica, “ayuda también a la toma de decisiones, ya que no solo reconoce o lee un documento sino que es capaz de darnos contexto e incluso sugerirnos acciones con dicha información”. En definitiva, aseguraba Valencia, la misión de DocuWare es “simplificar cualquier proceso que dependa del papel”.
Esta reflexión la compartía completamente Juan Guitart, CEO de VG IBERIA SLU que compartía que hace ya años “prohibí, no sin quejas, el papel en la empresa”.
Por eso, ahora quiere “investigar la IA, ver qué ofrece y cómo puede ayudarme especialmente para incrementar mi eficiencia y reducir el error humano”. Y es que, explicó, “mi mayor coste económico está en el error humano. Cualquier cosa manual, facturas, pedidos, etc. me da pánico por las pérdidas que me generan”.
Muy similar es la situación que vive Juan Pablo Aros, Legal & Compliance Manager en Meiji Pharma que explicaba cómo hay un “gran apego al papel en la compañía y en uno de nuestros grandes clientes, la Administración Pública, más todavía”.
Por eso, en pleno proceso de digitalización, cree que deben apostar por una herramienta que integre gestión documental e Inteligencia Artificial; “el momento es ahora pero es verdad que tenemos que gestionar la resistencia al cambio que seguro se da”.
En ese punto, Roger Alves, de DocuWare, apuntaba que “lo importante es precisamente comenzar por pequeños proyectos de los que los empleados puedan ver el valor”.
También el error o mejor dicho su eliminación es uno de los objetivos en Clickalia según apuntaba Rubén González, Legal Manager de la compañía: “Queremos acabar con el error o al menos reducir muchísimo el porcentaje de no acierto”.
Otra meta en la compañía es “maximizar la eficiencia del dato; poder anticiparnos gracias a él y así tener una visión preventiva”.
Más eficiencia y eliminar el error
Eficiencia que también persiguen en Broseta Abogados, según compartía con todos su CIO, Manuel Asenjo. “En nuestro sector el documento es básico y la gestión documental, por tanto, esencial”.
Pero más allá de un sistema que sirva de repositorio, Manuel Asenjo, demandaba mejoras por ejemplo en la clasificación de documentos y más proactividad en la herramienta que “por ahora y en general, suelen ser únicamente reactivas”.
En la lista de claves a la hora de afrontar la gestión documental inteligente también aparece el ahorro de tiempo, como señalaba Álvaro Conde, Head of Governance, Risk &Compliance en Neinor Homes: “Reconozco que tenemos mucho proceso manual y tanta documentación que nos cuesta enormemente a veces encontrar algo y perdemos mucho tiempo en ello”.
Para Álvaro Conde “la IA puede ayudarnos a reducir ese tiempo y poder dedicarlo a procesos y tareas de valor”.
La calidad del dato y la seguridad del mismo son aspectos que también preocupan a las empresas a la hora de gestionar su información, como ponía sobre la mesa Víctor Gamazo, Managing Director and Head of Legal en JB Capital Markets: “Los datos que ofrezcamos tienen que ser fiables”.
Por ello, explicaba, están investigando las posibilidades de la IA, con proyectos concretos por ejemplo para el área jurídica pero es cierto que “con mucha cautela” porque, en su opinión, “actualmente se está haciendo un uso de la IA algo irresponsable que irá cambiando pero que aún es así”.
Ese recelo respecto a la seguridad de los datos es común en Aldeas Infantiles ya que “trabajamos con los datos personales de los niños a los que ayudamos y de los más de 350.000 socios que tenemos”, argumentaba Guillermo López, director de Administración General de la organización.
Además, explicó, “hay distintas herramientas y distintas velocidades dentro de la propia Aldeas Infantiles y la labor es integrarlo todo”. Con dos obstáculos como son el precio y la regulación, Guillermo López señalaba que “toda la información y procesos core están en on premise” y desvelaba que “actualmente estamos en un proceso de democratización del dato para que le den valor y lo suban al gestor”.
Algo en lo que Lucas Sáenz, CPO de Lefebvre, no estaba del todo alineado ya que, en su opinión, “no hay nada más peligroso que un Power BI abierto a todos”. En su caso, en el caso de la IA, la preocupación más acuciante ahora mismo es que “con la IA generativa se produce nuevo contenido que hay que gestionar y del que, el gran riesgo que yo veo es que no está pegado lo suficientemente a la fuente”.
Con esos riesgos presentes, en Merlin Properties, han creado un comité técnico para evaluar las distintas herramientas y modelos de la IA y “sinceramente, ojalá podamos confiar en ella porque creo que será de gran ayuda”, reconocía Miguel Juan López, Data Analyst en la empresa.
Para él, además, en el caso de los sistemas de gestión documental inteligentes, es esencial que el “usuario quiera usarlos, si no, no sirven de nada; tienen que sentirse atraídos a utilizarlos”.
O incentivarles a ello, apuntaba en ese aspecto Alonso Hurtado, responsable de Nuevas Tecnologías y Compliance en Écija Abogados. “Nosotros les incentivamos explicándoles que les va a ahorrar trabajo”, decía al tiempo que explicaba cómo para ellos también es crucial la calidad del dato.
Sobre la IA, ponía tal vez el dedo en la llaga al apuntar que “hay que abrazarla y comenzar a integrarla en nuestra actividad diaria, porque no será la IA la que nos quite el trabajo pero sí el no saber utilizarla”.
Ahorrar tiempo, eliminar errores, tomar decisiones… La gestión documental junto a la automatización y la IA, las nuevas frontera de la eficiencia empresarial que, como siempre, despierta oportunidades pero también riesgos que hay que empezar a afrontar.
