La gestión de los datos para el cumplimiento de normativas

Este proceso comprende no sólo la realización de búsquedas, sino la identificación de los documentos que se necesitan, cómo se administran, recopilan, revisan y son presentados. El “descubrimiento electrónico” no se limita a una sola petición de información en un momento determinado, sino que debe ser susceptible de ser utilizado a lo largo del tiempo, ya sea por entidades judiciales, políticas o privadas. Las buenas noticias son que conlleva múltiples beneficios. En un contexto empresarial, ayuda a reducir los problemas asociados con los silos de información dispersos, las múltiples copias de información, además de la mala indexación de los archivos. Una vez que se ha implantado la tecnología, es buena idea comprobar el sistema periódicamente, realizando búsquedas con distintas configuraciones, para asegurarnos de que funciona correctamente.

4) Fundamentos unificados para la gobernanza, el riesgo y la adaptación

El software de gestión de contenidos empresariales puede servir tanto para la adaptación a todas las nuevas normativas legales como para la gestión de riesgos. Al automatizar la mayoría de la gestión archivos, las organizaciones pueden gestionar efectivamente sus gastos. Esto supone que toda la gestión se puede realizar desde una única plataforma. Además, es una aproximación más efectiva que la utilización de varias soluciones independientes que no funcionan entre sí, permitiendo que los costes de licencia y puesta en funcionamiento se distribuyan a lo largo de toda la empresa.

La gestión de la información puede parecer una tarea difícil de lograr, pero con un marco de trabajo y unos procesos adecuados, la mayoría de las compañías lo llevarán a cabo de forma sencilla y con un gran retorno de la inversión.