GBTEC: “Estamos inmersos en la exploración de cómo aplicar y aprovechar la inteligencia artificial”

En el mundo empresarial actual, la gestión eficiente de procesos se ha vuelto esencial para el éxito y la competitividad de las organizaciones. GBTEC, una empresa de origen alemán con 15 años de experiencia, ha sido pionera en este campo como fabricante de software especializado en la gestión de procesos empresariales. La compañía ha evolucionado con los tiempos, adoptando el modelo de software como servicio (SaaS) y centrando sus esfuerzos en la oferta de soluciones en la nube.

Visión de Negocio de GBTEC

La visión de negocio de GBTEC se enfoca en proporcionar soluciones integrales para la gestión de procesos empresariales, abarcando desde el modelado hasta la ejecución, automatización y minería de procesos. La decisión estratégica de migrar todos sus productos a la nube refleja el compromiso de la empresa con la innovación y la adaptación a las demandas cambiantes del mercado. Con sus suscripciones anuales y enfoque en la nube, GBTEC busca ofrecer a sus clientes no solo herramientas avanzadas, sino también la flexibilidad necesaria para enfrentar los desafíos empresariales modernos.

Ahora que tenemos una visión general de GBTEC, es un placer tener con nosotros a Antonio Sánchez, Director de Desarrollo de Negocio para GBTEC España y Latam. Antonio, antes de sumergirnos en los detalles sobre tu rol en la empresa,

– Antonio, ¿podrías proporcionarnos una breve descripción de tus responsabilidades y funciones dentro de GBTEC?

GBTEC ha experimentado un crecimiento significativo en los últimos años, especialmente en la expansión internacional. Mi rol dentro de la empresa se centra en liderar el desarrollo de negocio en España y Latinoamérica. Entré en la compañía hace dos años, justo cuando los líderes alemanes se dieron cuenta del talento y la eficiencia de los ingenieros españoles. Mi misión principal es impulsar el crecimiento en esta región, estableciendo nuevas relaciones con clientes, llevando a cabo acciones de marketing, buscando socios estratégicos y desarrollando todas las actividades comerciales necesarias para consolidar nuestra presencia en España y Latinoamérica. En definitiva, estoy al frente de la expansión empresarial en esta parte del mundo.

– ¿Cómo se encuentra la empresa en términos globales?

Estamos experimentando un crecimiento considerable. Aunque no tengo datos exactos para este año, en el último año logramos un aumento del 50%. Este crecimiento se refleja tanto a nivel global como en España, especialmente en el área que estoy liderando. El primer año fue desafiante, ya que comenzamos con cero clientes. En ese momento, contábamos con una excepción: Acciona Wind Power, una empresa de energía eólica en España que había adquirido nuestro software a través de la matriz en Alemania, Nordex. Sin embargo, no realizamos ventas directas en España. A partir de entonces, hemos superado esos desafíos y hemos logrado importantes avances. Actualmente, contamos con 24 clientes en España y Latinoamérica, incluido un contrato significativo con Indra, una empresa clave que está utilizando nuestro software para la modernización y transformación digital interna. Estamos en una etapa positiva, planificando el próximo año con el ambicioso objetivo de duplicar nuestra facturación. Aunque es un desafío considerable, estamos entusiasmados con las oportunidades que se presentan.

– ¿Cómo afecta este aumento del 50% a tu rol en la empresa, considerando tu enfoque en el desarrollo de negocio para España y Latinoamérica?

En mi caso, mi responsabilidad se centra en el desarrollo de negocio y la captación de clientes en España y Latinoamérica. En cuanto a la expansión en Latinoamérica, nuestra estrategia se basa en colaborar estrechamente con partners locales. No planeamos abrir oficinas en todos los países de la región por ahora. Actualmente, contamos con un sólido partner en México, donde hemos logrado establecer una presencia exitosa. La idea es replicar este modelo en otros lugares, apoyándonos en empresas locales que conozcan el mercado y las necesidades específicas de cada región.

Hemos observado que nuestros clientes no solo buscan adquirir licencias o suscripciones, sino que también necesitan servicios adicionales, como asesoramiento, formación y consultoría. Muchas empresas expresan su interés en nuestro software, pero requieren ayuda para optimizar procesos, llevar a cabo la automatización y recibir asistencia en la implementación. Aunque preferimos centrarnos en la venta de software, hemos desarrollado un área de consultoría para abordar proyectos mientras formamos a nuestros partners en diferentes países. En última instancia, nuestro objetivo es crear una red sólida de partners que puedan ofrecer estos servicios localmente.

Sostenibilidad

– He oído hablar anteriormente sobre vuestro enfoque en el tema energético y la sostenibilidad. ¿Podrías comentarnos si tenéis alguna relación específica con ese sector industrial? Además, me gustaría saber si, aparte de ese sector en particular, habéis incursionado en otras industrias o sectores donde estéis más posicionados.

La verdad es que nuestro software es bastante genérico y se adapta a los procesos de negocio de cualquier sector. Tenemos clientes en Alemania, muchos de ellos en la industria automotriz, con empresas destacadas como Rolls Royce, BMW o Daimler-Benz entre nuestros clientes. Además, hemos alcanzado presencia en el sector de energía y renovables con varios clientes también.

En industrias fuertemente reguladas, ya sea el sector financiero, hostelería o energía, las empresas, ya sea por convicción o por obligación normativa, se ven impulsadas a documentar sus procesos y realizar informes periódicos. La necesidad de cumplir con regulaciones en constante cambio hace que estas empresas busquen herramientas tecnológicas para estar al día. En los últimos años, con la creciente preocupación por la sostenibilidad, ESG y temas afines, hemos observado una mayor demanda. Incluso grandes empresas multinacionales que anteriormente gestionaban riesgos y control de emisiones con simples hojas de cálculo Excel ahora buscan herramientas de software más avanzadas para una gestión eficiente, dejando atrás métodos más rudimentarios.

Hiperatumatización

– Dentro de esos servicios que ofrecéis, hay una palabra que me ha llamado la atención y es la “hiperautomatización”. ¿Cómo ayudáis a las empresas a adaptarlo para que puedan funcionar mejor?

Son conceptos que están en boca de todos en la actualidad. La hiperautomatización se ha vuelto una tendencia y muchos clientes nos llegan con el deseo de automatizar todos sus procesos. Sin embargo, identificamos dos tipos de clientes: aquellos que tienen una comprensión clara de lo que implica y aquellos que están un poco desorientados, creyendo que la automatización implica simplemente tener robots de software realizando todas las tareas, 24/7, y reduciendo costos de manera significativa.

Cuando nos encontramos con clientes que expresan el deseo de automatizar, lo primero que les preguntamos es qué proceso específico desean automatizar y si cuentan con documentación detallada del mismo. En muchos casos, nos encontramos con la respuesta de que el proceso está en la mente del personal y no está debidamente documentado. En estos casos, aconsejamos dar pasos cuidadosos. La automatización directa de procesos no optimizados puede conducir a la automatización de ineficiencias, lo que resultará en un funcionamiento subóptimo.

Recomendamos seguir un enfoque paso a paso, comenzando por documentar y analizar a fondo el proceso existente. Una vez mejorado, se procede a la automatización. Es importante señalar que no todos los procesos deben automatizarse por completo. La automatización debe ser selectiva y basarse en criterios como costo, calidad y preferencias del cliente. La confusión a menudo radica en la distinción entre procesos, tareas y actividades. Un proceso consta de múltiples actividades y tareas, y automatizar todas puede no ser posible ni deseable.

La hiperautomatización, en sí misma, es un proceso continuo, no un proyecto con un final definido. Abogamos por un enfoque gradual y una mejora continua. La automatización progresiva, centrada en la rentabilidad y la eficiencia, es la clave para alcanzar el éxito en la hiperautomatización de procesos empresariales.

– Indagando un poco más en el concepto de automatización e hiperautomatización, también habláis de automatización, no-code o low-code para la digitalización de procesos. ¿Es para digitalizar todo tipo de procesos o solo una serie de ellos? ¿Y en qué consiste un poco esta automatización low code / no-code?

No digitalizamos todo, y ahí distinguimos nuestro enfoque. Somos expertos en digitalizar procesos, pero no automatizamos el 100% de ellos. La digitalización implica que, aunque ciertas actividades aún las realicen personas en lugar de robots, creamos una aplicación que sirve como interfaz para gestionar esas tareas. Por ejemplo, un empleado recibe una notificación en la aplicación indicándole que tiene una tarea pendiente o que alguien le ha asignado una actividad, como llamar a un cliente o solicitar un presupuesto a un proveedor.

La tarea en sí sigue siendo manual: la persona coge el teléfono y realiza la actividad. Sin embargo, la aplicación registra la asignación de la tarea y permite al empleado dejar comentarios una vez completada. Esto significa que el proceso completo queda documentado, mostrando todas las actividades y los momentos en que se llevaron a cabo. En muchos casos, la falta de constancia de los tiempos de realización de actividades dificulta la medición y gestión eficiente.

La digitalización de procesos nos proporciona datos que luego podemos analizar con nuestros módulos de minería de procesos. Esto nos permite descubrir cuellos de botella, ineficiencias y retrabajos. Por ejemplo, si un departamento devuelve una tarea a otro, podemos rastrear y analizar por qué sucede, identificando oportunidades de mejora. La clave está en transformar tareas manuales, que a menudo se comunican solo por teléfono o correo electrónico, en procesos digitalizados con aplicaciones que facilitan el seguimiento y análisis de eficiencias.

– Relacionado con todas estas automatizaciones, trabajáis con otro concepto que es el RPA (Robotic Process Automation),  ¿a qué está destinado? ¿Qué automatiza? ¿Cómo funciona?

RPA es lo que se puso de moda hace unos años y es por lo que todo el mundo pregunta y es lo que te decía que lleva a confusión. Yo creo que  el culpable de la confusión son las siglas RPA que conforman el nombre. Porque “RPA” significa Robot Process Automation, la P de proceso, pero en realidad RPA no automatiza un proceso completo. Automatiza una actividad, una tarea, y lo que hace es sustituir el comportamiento humano, el imitar, el hacer clic en el navegador.

Entonces, los clientes nos demandan RPA cómo si fuera automatizar el proceso completo. Y al final te tienes que explicar se trata de automatizar el proceso entero. No se va a automatizar solo una parte de la actividad del proceso.  Y ya empieza a haber empresas que nos llegan a decir: “Tengo varios RPA, varios robots de software destinados a realizar distintas actividades, pero ahora tengo que coordinarlos todos porque ya no sé, se me empieza a ir de las manos”. En ese contexto, los clientes han empezado directamente a automatizar algunas actividades y sin tener en cuenta la visión completa y sin digitalizar el proceso completo.

Nosotros somos expertos en lo otro, no tanto en RPA, sino en la visión completa del proceso digitalizar el proceso completo. No todas las actividades tienes que automatizarlas vía RPA. De hecho, yo siempre digo: “Es una chapuza, la chapuza necesaria”, porque la forma de automatizar tareas es que las aplicaciones se hablen ante ellas. No imitar el comportamiento de una persona haciendo clic en las pantallas. Lo que ocurre es que algunas aplicaciones no tienen API  o por seguridad son de terceras empresas y no te dejan acceder. Entonces no tienes más remedio que imitar el comportamiento de una persona utilizando la aplicación.

Cuando el fabricante te cambia el botón de sitio dos centímetros, el robot ya no va a pinchar en el mismo sitio aunque el botón ya no esté ahí. Entonces bueno “es una chapuza” necesaria a veces y muy útil. Pero es una estrategia muy de corto plazo, no de medio largo plazo. Y se me olvidó antes mencionarlo low-code/no-code. Nosotros lo que hacemos es lo que te decía una vez modelado el proceso y documentado, la tecnología que utilizamos se llama No-Code porque sin necesidad de programación creamos estas aplicaciones para digitalizar el proceso. Es tan sencillo cómo darle al botón derecho del ratón, marcar el proceso como ejecutable y darle al play, Y Automáticamente se crea la aplicación.

Esto es sin ningún código, o, cuando hay integraciones o hay que hacer un formulario con un poquito de código. Por eso es lo de low-code. A veces hay que programar un poquito, pero nuestro software está orientado no a informáticos, no a gente técnica, sino a usuarios de negocio. Que directamente el cliente sea capaz de: “Oye, yo sé como hago mi proceso de contratación de personal, lo modelo, le doy al botón y ya tengo una aplicación sin necesidad de pedirselo al departamento de informática”. Hay clientes que nos dicen llevo seis meses que los de informática me hagan la aplicación porque no encuentran, porque es caro, porque están saturados por lo que sea. Pero es que últimamente es difícil encontrar buenos desarrolladores de aplicaciones.

– ¿La competencia está alta?

En efecto, la demanda en el mercado es considerable. GBTEC decidió expandirse a España hace unos años, reconociendo la calidad y eficiencia de los ingenieros locales. En Alemania, enfrentaron desafíos similares con la búsqueda de talento y costos elevados. La decisión de probar en España se basó en la idea de que, aunque también es un mercado competitivo, los salarios más accesibles aquí ofrecen una ventaja comparativa. La competencia es intensa, pero estamos enfocados en atraer y retener talento para seguir siendo líderes en soluciones de gestión de procesos empresariales.

Process Mining y Business Process Management

– Ampliando un poco el foco sobre la automatización, también he encontrado dos conceptos que prefiero que me expliques cómo convergen tanto el Process Mining cómo el Business Process Management.

Claro, es un tema fascinante y clave en nuestro ámbito. Para entenderlo mejor, primero, el Business Process Management, o BPM, es la disciplina que se centra en gestionar por procesos. Todas las empresas, de manera consciente o no, realizan una multitud de procesos en su actividad diaria, desde atender a clientes hasta gestionar incidencias, proveedores, realizar pagos o contratar personal. La idea detrás del BPM es gestionar la empresa en base a sus procesos, teniendo en cuenta que estos a menudo atraviesan varios departamentos. Esto es crucial para evitar la desconexión entre áreas y lograr una visión completa del flujo de trabajo, especialmente en grandes empresas.

Por ejemplo, en una compañía de telecomunicaciones, cuando un cliente solicita una línea ADSL o de fibra, el proceso involucra a diferentes departamentos como atención al cliente, provisión y facturación. Gestionar por procesos implica no evaluar cada departamento de forma independiente, sino entender y optimizar el proceso completo, desde el inicio hasta la conclusión.

Llegados a este punto entra en juego el Process Mining. Este proceso analiza los datos generados por las aplicaciones informáticas utilizadas en estos procesos. Por ejemplo, aplicaciones para recibir pedidos, facturar, aprovisionar servicios, entre otras. Examina estos datos para descubrir automáticamente cómo es el proceso y sus múltiples variantes. Imagina una empresa chilena que sabía que tardaba mucho en pagar facturas, pero no entendía por qué. Utilizando Process Mining, descubrimos que tenían más de 500 formas distintas de pagar una factura, generando confusión y retrasos. Este análisis basado en datos revela ineficiencias, asegura el cumplimiento normativo y proporciona información valiosa para optimizar los procesos.

– Y los diagramas de flujo, ¿cómo encajan en este funcionamiento? O sea, ¿en qué parte entran?

En el proceso que describo, la creación comienza al redactar en lenguaje natural, generalmente en un documento de Word. Sin embargo, la formalización y modelado de los procesos son fundamentales, y para ello, utilizamos notaciones específicas. Una de las más ampliamente adoptadas es BPMN (Business Process Model and Notation), que emplea diagramas de flujo con cajas representando actividades ordenadas. Comienza con un círculo que indica el inicio del proceso, seguido por una secuencia de actividades. Se incluyen elementos como puertas de decisión, que determinan el curso del proceso en función de condiciones predefinidas, como un presupuesto mayor o menor de 20.000. Los diagramas de flujo, en este contexto, son la herramienta estándar para modelar y documentar procesos, proporcionando una representación visual clara de la secuencia y la lógica de las actividades.

Predicciones GBTEC

– Hasta aquí las preguntas más fundamentales de la entrevista, las que revelan la esencia de GBTEC. Ahora, para concluir, me gustaría abordar un tema más amplio y, quizás, más personal. ¿Cuál es la visión de GBTEC para el futuro en términos de tecnologías emergentes y cómo plantea mantenerse a la vanguardia en su campo?

Estamos inmersos en la exploración de cómo aplicar y aprovechar la inteligencia artificial, ya que es lo que está en la cresta de la ola en este momento. Sabemos que las modas van y vienen, pero en este caso, vemos oportunidades reales. Así como mencionaba anteriormente sobre los diagramas de flujos, podría ser posible, en una primera versión, dictar el proceso y que el software lo traduzca automáticamente a un diagrama de flujos. No será perfecto de inmediato, pero es un paso inicial y una herramienta valiosa.

En GBTEC, ya estamos utilizando algoritmos que podríamos considerar como inteligencia artificial en algunas áreas, especialmente en la descripción y minería de procesos. Aquí empleamos aprendizaje automático y análisis de datos basado en machine learning e inteligencia artificial. Reconocemos que esta tendencia va a seguir creciendo. No queremos caer en la exageración, entendemos que las modas van y vienen. Por ejemplo, hace poco se hablaba mucho de blockchain y bitcoin, y ahora es la inteligencia artificial la que acapara la atención.

Es cierto que la inteligencia artificial ha estado presente durante décadas, pero ahora estamos dando pasos concretos. En nuestro caso, adoptamos aquello que vemos como útil y lo incorporamos gradualmente a nuestro software. Ayer, presentamos nuestro roadmap de nuevas funcionalidades, y una parte importante es la inclusión de inteligencia artificial en diversas áreas y funciones del software. Estamos comprometidos con la innovación de manera pragmática, adoptando aquellas tecnologías que realmente agreguen valor a nuestra oferta y beneficien a nuestros clientes.

– En cuanto al desarrollo del software, ¿GBTEC opta por un enfoque de desarrollo de la IA propio o se recurre a la importación de tecnologías de terceros?

La decisión sobre el enfoque de desarrollo en GBTEC es variable y depende de diversos factores. Actualmente, nuestro equipo de producto está evaluando la viabilidad y conveniencia de realizar desarrollos internos frente a la importación de tecnologías externas. En la industria actual, es poco común iniciar un desarrollo completamente desde cero, ya que incluso los desarrollos propios se basan en pequeñas librerías de software libre disponibles. La tendencia es aprovechar componentes existentes y evolucionar a partir de ellos.

En algunos casos, optamos por realizar desarrollos internos cuando consideramos que es la mejor opción. Por ejemplo, en nuestro motor de workflow, inicialmente estábamos utilizando software de terceros, pero lo estamos sustituyendo. Esta decisión se debe a que el software original se volvió insuficiente para nuestras necesidades y, además, la empresa decidió cambiar su modelo de licencias. Ante esta situación, decidimos aprovechar el conocimiento adquirido para desarrollar nuestro propio motor, proporcionándonos más control y flexibilidad.

En otras situaciones, evaluamos la integración con tecnologías existentes, como por ejemplo, para la edición de documentación del proceso, donde podríamos integrarnos con soluciones preexistentes como ChatGPT u otras. La elección entre desarrollo propio o importación se basa en consideraciones de eficiencia, costo y necesidades específicas de cada proyecto. En definitiva, estamos abiertos a ambas opciones y tomamos decisiones en función de lo que mejor se adapte a nuestros objetivos y requerimientos.