Transitando hacia la digitalización de la Administración

Lo que ha traído consigo el último año ha servido para acelerar la digitalización del sector público, actuando como catalizador de una mayor apertura al cambio que ha hecho que desde la Administración central y local se empezase a invertir en tecnología que diese continuidad a sus servicios. Como muchos profesionales del entorno empresarial, el personal del sector público ha tenido que adaptarse a trabajar desde casa. Y es ahí cuando ciertas herramientas, que antes se consideraban privilegio de unos pocos y de un uso más bien puntual, pasaron a convertirse en fundamentales para cualquier trabajador durante la mayor parte de su jornada laboral.

Pero esta necesaria digitalización no se limita únicamente a la posibilidad de trabajar y acceder a datos a distancia. También permite a las personas tomar mejores decisiones al estar más informadas. Por ello, es importante que, una vez de vuelta a las oficinas, no olvidemos los logros y avances que se han conseguido en transformación digital hasta ahora, y que mantengamos asimismo el impulso dado en todo este tiempo. Aunque se sigan dando pasos pequeños, pero constantes en la dirección correcta, los beneficios que encontremos siempre merecerán la pena.

Ventajas de la digitalización

¿Cómo se mejora la toma de decisiones a través de la digitalización? La respuesta, en pocas palabras, está en los datos. Si se alimenta la analítica con información de calidad, se puede proporcionar un conocimiento sólido que lleve a decisiones más informadas.

La transformación digital impone de por sí una importante transición organizativa a las Administraciones que debe contemplar la transparencia, el acceso a la información y la gestión documental. Como referente tenemos a países como Estonia, donde el 99% de los servicios públicos está disponible de forma online. Esto ha aportado al país unos niveles de transparencia sin precedentes y un aumento de la eficiencia, lo cual se traduce además en un mejor acceso de los ciudadanos a los servicios públicos.

Cuando la información se digitaliza, los gobiernos pueden analizar los datos con mayor rapidez. En el caso de los datos censales, por ejemplo, puede traducirse en una mejor comprensión de la demografía nacional y local, lo que permite planificar mejor asuntos de microeconomía y macroeconomía. Este nivel de detalle ayuda a tener una visión global con la que es posible optimizar sistemas públicos, como las comunicaciones o la sanidad, así como conectar la digitalización de un documento con la digitalización de una ciudad cada vez más inteligente.

Vista larga, pasos cortos

Uno de los motores para alcanzar esa digitalización en la Administración debería ser optimizar la experiencia del ciudadano y también la de los propios empleados públicos. En ese proceso de transformación se debe acercar al sector público una tecnología con la que se mejoren tanto sus interacciones como procesos administrativos. Aun así, suele necesitarse ayuda para superar resistencias al cambio y, a menudo, esta procede de terceros. En 2020, un 80% de empresas afirmó que recurre a expertos externos para que les apoyen en sus objetivos de transformación digital.

El sector público podría hacer lo mismo y beneficiarse de esa canalización de conocimiento. Lo primero sería identificar a quienes ya han pasado por esa transformación digital para que aporten su experiencia, de modo que se evalúe a fondo la situación desde la que se parte y no se pase por alto ninguna etapa de la misma. También se aconseja no dejarse vencer por la presión de implementar de primeras una tecnología compleja y hacer, en cambio, una inversión más sencilla para impulsar la digitalización de forma más sólida. Hay que dar el paso definitivo de simplemente “escanear” a “digitalizar” que permita, además de la imagen, guardar la información necesaria de un documento para su gestión electrónica con una calidad de los datos óptima y fiable. La Administración podrá así ganar en agilidad y productividad, proporcionando una forma más eficiente y eficaz de acceder a los distintos recursos. Existen en el mercado avanzados dispositivos de digitalización que pueden ayudar en esta tarea, pero el más adecuado será aquel que se adapte al espacio, documentos o necesidades de la Administración, integrándolas con soluciones de gestión o de captura existentes.

En España se está transitando hacia esa transformación digital de la Administración pública, en la que distintos expertos realizan iniciativas de co-creación para orientar a este sector en sus estrategias de cambio. Es un trabajo colaborativo sin el cual no se entiende la gestión de lo público. Un ejemplo vivo de ello es la creación de una Guía de Digitalización para las Administraciones

Locales 2021, lanzada recientemente junto con el ITCIP, entre otros, donde se plantea problemáticas reales de los servicios públicos, cómo se enmarcan en la normativa vigente, los obstáculos a los que se enfrentan y recomendaciones de buenas prácticas.

La tecnología actual, y más que se irá sumando en el tiempo, permite poner en marcha soluciones de utilidad que, en apenas 24 horas, consiguen que en un empadronamiento, por citar un caso, sea capaz de entender y extraer lo que pone en un documento en papel. Esto hace que los profesionales públicos puedan dedicar mayor tiempo a asesorar y ayudar verdaderamente al ciudadano, es decir, a cumplir con el principal compromiso del sector público.

Por eso, los beneficios a largo plazo de la transformación digital, pese a los retos, hacen que todo sea mejor cuanto antes se ponga en marcha este proceso. Si se dan pasos significativos hacia una adecuada digitalización, incluso una organización tan compleja como puede ser la Administración, independientemente de si es local o central, podrá comprender los datos que maneja y facilitar en un futuro soluciones tecnológicas más avanzadas con las que impulsar mayores avances.