Una torre de control para optimizar la logística

Las nuevas tecnologías nos brindan soluciones hasta ahora impensables para mejorar los procesos en nuestra logística y apoyar la toma de decisiones en la dirección correcta. Sin duda, las técnicas de Business Intelligence son clave, porque nos permiten calcular, optimizar y prever el comportamiento del flujo de mercancías y así adaptarnos a él de la manera más eficiente y exacta posible, con el menor margen de error.

Las tensiones en la cadena de suministro global, la alta demanda de servicios de transporte por carretera y el precio del combustible en máximos históricos han creado la tormenta perfecta para que los costes del transporte se disparen. Estas circunstancias exigen a las empresas planificar de forma más ágil con el fin de optimizar la cadena logística y, por tanto, contener los costes.

Esto es especialmente importante en momentos como la reciente campaña de Black Friday y la inminente Navidad, cuando la demanda de envíos se dispara hasta un 30% por encima del nivel habitual, con picos que superan el 40%. Las herramientas de Business Intelligence nos ayudan a conocer de forma precisa los datos de campañas anteriores, e interpretarlos para hacer una previsión de lo que sucederá en la actual. Esto nos permite optimizar nuestros recursos para hacerle frente al menor coste posible.

Dentro de las opciones de Business Intelligence, es conveniente contar con una herramienta analítica dirigida a la cadena logística que incluya los siguientes elementos:

• Un panel general que nos dé una visión global de la situación, en tiempo casi real, en el que veamos datos clave como el volumen de palets transportados, el coste total del transporte, los ratios de recogida y entregas a tiempo, etc.
• Gráficos temporales que muestren de forma visual la evolución de la operativa y permitan comprobar cómo cambian los principales indicadores a lo largo del tiempo: número de envíos, calidad del servicio, porcentaje de envíos urgentes y paralizaciones, volumen de mercancías, etc.
• Datos sobre las rutas en función de la distribución geográfica de los envíos, tanto por provincia, como por municipio o incluso almacenes. Por ejemplo, métricas sobre volumen de envíos, distancias recorridas, porcentaje de envíos urgentes o calidad del servicio, entre otros.
• Información sobre almacenes, como el tiempo medio de carga y descarga o posibles paralizaciones, pues tiene gran impacto en los costes logísticos.

Las herramientas de datos ofrecen una radiografía exhaustiva y actualizada de lo que sucede en el flujo de mercancías. En este sentido, no solo permiten contrastar la calidad del proveedor de transporte (calcula la puntualidad de las recogidas y las entregas, lo que se conoce como Ontime pick up y Ontime drop off) o la evolución de los costes a lo largo del tiempo, sino que también posibilitan contar con una visión global del comportamiento de la cadena logística, como si se tratase de una torre de control.

Las entradas y salidas de los almacenes son procesos críticos. Gracias a las herramientas de análisis del dato se puede observar, por ejemplo, qué almacenes funcionan mejor en la recepción de mercancías o cuáles acumulan retrasos que lastran el flujo, lo que se traduce en un aumento de los costes logísticos.

Si identificamos los puntos críticos en la cadena de suministro, podemos aplicar medidas correctoras para solucionar las debilidades detectadas. Gracias a las técnicas de Business Intelligence, cada decisión que tomamos está ampliamente justificada y respaldada por datos reales, medibles y fiables, lo que reduce el riesgo de equivocarnos. Por ejemplo, si en la etapa anterior hemos detectado un porcentaje elevado de envíos urgentes o con entregas en horario estricto, con los extracostes y el riesgo de roturas en la cadena de suministro que ello conlleva, podemos conocer las áreas o usuarios que están recurriendo más a este tipo de envíos, y tratar de reducirlos como una forma de optimizar el presupuesto y de anticiparse a los problemas.

El último paso es el testeo, que nos permitirá comprobar si ha habido mejoras gracias a las decisiones tomadas y reajustar nuestros planes en base a los resultados. Según un estudio realizado por McKinsey que analiza el comportamiento de las cadenas de suministro después de la pandemia de COVID-19, el 77% de las empresas están dando prioridad a la inversión en herramientas tecnológicas que permitan tener una mayor visibilidad de las operaciones. Este porcentaje indica que hay una mayor sensibilización hacia la importancia de recopilar y tratar los datos para extraer un conocimiento aplicable a la mejora de procesos, con el objetivo de disminuir los costes e incrementar la calidad del servicio ofrecido a los clientes.

A pesar del poder de los datos, lo cierto es que en el sector del transporte de carretera, tradicional y fragmentado, pocos cuentan con acceso a ellos. Hace falta un esfuerzo y compromiso por parte de las compañías para ofrecer a los clientes la posibilidad de medir su actividad y transformar esa información en conocimiento para la mejor toma de decisiones. Nosotros ya hemos empezado.