¿Qué fue de la oficina sin papeles?

Si pensamos en la música pop de hace veinte años, en muchos casos nos vienen a la memoria Los Beatles y su álbum “Sgt. Pepper”. Fue, sin duda, un momento decisivo en este ámbito, comparable al que se produjo en la industria de imagen e impresión con la llegada del revolucionario concepto de “oficina sin papeles”. Transcurridos esos veinte años que, como dice el tango, no son nada, hacemos un repaso histórico de la evolución de esta idea que surgió de forma arrebatadoramente atractiva antes incluso de que hubiera una alternativa real en la que materializarse.

En la década de los 80, cuando los ordenadores comenzaron a transformar los escenarios de trabajo y a constituirse como una alternativa para agilizar procesos, carecían de muchas de las cualidades más básicas y sencillas que ofrecía el papel. Muchas oficinas no disponían de una red y las plantillas se intercambiaban y pasaban discos, información y documentos en mano, para verlos posteriormente en PCs individuales y no conectados. Como consecuencia inevitable en muchas ocasiones los procesos aplicados a los documentos electrónicos no eran distintos a que los que se ponían en marcha para el papel. En este contexto, un empleado revisaba un documento y luego pasaba su versión al siguiente colega de la cadena de trabajo. Gran parte de la colaboración que en la actualidad es una realidad en la mayoría de las empresas, era impensable en aquel momento.

Es un hecho que muchos de esos mismos procesos todavía se aplican en algunas compañías y es en esta área precisamente en la que Xerox y otros proveedores han avanzado mucho. Las tecnologías de digitalización, los sistemas de gestión de contenidos empresariales y del conocimiento, las soluciones globales de gestión documental y una amplia variedad de herramientas de colaboración en red y online han contribuido de manera decisiva a mejorar los procesos de flujo de trabajo y a la implantación de prácticas más eficientes y a un coste asequible, y en muchos casos, han reducido el predominio de la alternativa que siempre ha ofrecido el papel.

Pero una de las mayores dificultades a las que se ha tenido que enfrentar la oficina sin papeles desde el principio, es que es una opción sencilla pero no cómoda. Contamos con pantallas más amigables, pero la comodidad que supone la gestión de un documento en papel constituye un aspecto que debe ser considerado.