¿Qué fue de la oficina sin papeles?

Manipulación y gestión de documentos

Esta es la razón por la que la mayoría de los ejemplos de éxito en entornos que han reducido el uso de papel, no sólo han alterado su utilización, sino también los procesos asociados con él. Las tecnologías de colaboración han aportado beneficios incalculables a las empresas; un departamento de cientos de personas puede remitir y actualizar a la vez el mismo conjunto de cuentas o la misma agenda, y estará siempre actualizada. Este es un sólido argumento además de la reducción de papel. Los empleados pueden hacer anotaciones y corregir documentos en una Intranet de forma muy sencilla, ahorrando simultáneamente tiempo y esfuerzo.

El punto de partida de este proceso lo encontramos en la gestión y la imagen digital. Las herramientas de colaboración que se necesitaron para hacer que la gestión documental fuera realmente útil estaban todavía en pañales y los niveles de seguridad y fiabilidad que una empresa necesitaba eran una utopía a menos que una organización tuviese muchísimos recursos dedicados a TI para apuntalar un sistema de almacenamiento de datos. Incomprensiblemente sólo las grandes empresas tenían acceso a la tecnología.

Más recientemente, a medida que el coste del software se redujo y la forma de gestionarlo se hace más sencilla, las empresas de menor tamaño han empezado también a utilizar gestión documental y a aprovechar las ventajas de algunos de los nuevos procesos que serían imposibles sin papel. No obstante, la cultura del papel y todo lo que rodea a su uso todavía permanece inamovible en una gran parte de la sociedad. No obstante, hoy, a finales de la primera década del siglo XXI, queda lejos ese punto de partida y el mito es cada vez más alcanzable. El hardware y las comunicaciones, pero sobre todo el software y los servicios han evolucionado para nutrir al mercado de soluciones completas que permiten rebajar la factura asociada al papel con herramientas de gestión que permiten desde la digitalización de documentos y la integración de la información que contienen en el flujo de trabajo de las empresas.

Cuestiones prácticas y culturales

Está claro que, desde muchas perspectivas, la oficina sin papel era una idea interesante en su momento pero la experiencia y la investigación han demostrado que fue un concepto demasiado complicado en ejecución si se compara con lo que en un primer momento parecía. Con el objetivo de dotarle de una explicación lógica necesitamos sacar la tecnología fuera de la ecuación. Prescindir del papel a pesar de las ventajas técnicas requiere siglos, o milenios, de transformación de mentalidad, cultura y aprendizaje. Los libros y documentos son algo natural en esta generación y probablemente lo seguirán siendo siempre. Los seres humanos conservamos ese instinto animal y buscamos objetos y situaciones confortables, y en los países más desarrollados un libro se percibe como que es parte de eso, de un sentimiento prolongado de comodidad y seguridad. Sin embargo, algo que podemos hacer y nos resulta alcanzable, es reexaminar nuestra actitud hacia los documentos de papel ¿verdaderamente necesitamos imprimir siempre?

La respuesta puede que sea ‘sí pero en momentos diferentes’. El rol que está desempeñando el papel en sí mismo está cambiando. Los procesos se transforman y nuestra independencia cada vez mayor del papel es una realidad, gracias a que los documentos virtuales que utilizamos son muy hábiles a la hora de imitar al papel, por ejemplo, cuando el lector quiere pasar una página y cuenta con una animación para hacerlo, o cuando un PDF es más inteligente. Esto, junto con la permanencia percibida de los PDFs, supone que el documento electrónico se está convirtiendo en un documento auténtico como era el papel. Los documentos inteligentes XML se orientan ahora en torno al lector en lugar del autor y esto constituye por sí solo el punto de partida de un viaje, y el papel permanece como el medio más sencillo en nuestras mentes por el momento.

En definitiva, podemos decir que la auténtica oficina sin papeles posiblemente no llegue nunca, pero es innegable que fue una idea muy importante que facilitó la evolución del entorno laboral y cambió la forma en la que trabajamos y manejamos el papel.