Las preguntas que todo departamento financiero debe plantear antes de elaborar una correcta previsión

Las incertidumbres económicas actuales han situado la previsión financiera en el centro de la planificación empresarial. Ahora más que nunca, para prosperar en un mercado altamente competitivo y global es necesario contar con procesos de previsión excepcionales y con un equipo financiero capaz de organizarlos.

Las previsiones financieras se basan en los datos del rendimiento previo y en las condiciones o tendencias actuales para prevenir y mitigar los riesgos que puedan surgir. Esta previsión ayuda a las empresas a amoldarse a la incertidumbre según la demanda prevista de ciertos productos o servicios. En este sentido, contar con una previsión financiera bien realizada supone una ventaja competitiva, ya que ayuda a las organizaciones a estar mejor preparadas y hacer frente a las disrupciones económicas, así como adaptarse a las fluctuaciones de ingresos y gastos, y cambiar el rumbo cuando surgen retos y oportunidades.

Si queremos orientar satisfactoriamente la estrategia empresarial debemos planificar una previsión financiera ágil y eficaz. Para ello, es necesario contar con la tecnología adecuada y un mapa de ruta que nos lleve al siguiente nivel de gestión financiera.

Establecer un modelo de ingresos y de gastos

Antes de comenzar a elaborar una previsión financiera exhaustiva, necesitamos crear un modelo empresarial preciso. Y una forma de hacerlo a través del modelado de los ingresos. Un modelo de ingresos eficaz debe considerar todas las variables y dar respuesta a preguntas como: ¿qué inversiones son necesarias para aumentar un 25% los ingresos del año próximo? O, si los ingresos no varían, ¿qué programas se deberían recortar para mantener la rentabilidad?

Los modelos de ingresos pueden ser muy diferentes, según el sector y el tipo de compañía. Por ejemplo, un fabricante podría considerar variables como la capacidad y la utilización, mientras que un gabinete de abogados podría basarse en la lista de clientes. Sea cual sea la índole del negocio, el modelo adecuado ayudará a gestionar mejor los ingresos para impulsar el avance de la organización.

Además del dinero entrante, una correcta previsión debe tener en cuenta las variables del dinero saliente. Algunos factores clave a la hora de modelar los gastos son los gastos de personal —si son empleados a tiempo completo, medio o eventuales— los gastos de operaciones, el coste de productos vendidos, los costes fijos y variables, entre otros.

Seleccionar una tecnología automatizada y escalable

La previsión financiera no es una actividad que se realiza una sola vez, sino una práctica que hay que desarrollar e ir perfeccionando a lo largo del tiempo. Por tanto, una vez que hemos creado el modelo empresarial, hay que definir la frecuencia y el calendario de las previsiones. Es importante que cada organización encuentre una frecuencia de previsión que se ajuste a sus necesidades, ya que algunas pueden requerir generar previsiones con mucha más frecuencia que otras, como es el caso de las empresas del sector del retail y la hostelería que pueden llevar controles diarios o semanales.

Ahora que hemos concretado el modelo y asignado la frecuencia al proceso de previsión financiera, debemos definir cómo vamos a incorporar los insights que hemos obtenido. Nuestros reportes deben ofrecer una visión completa que sea fácil de entender y para ello es clave contar con una plataforma automatizada que simplifique la recopilación y extracción de datos.

Aunque Excel sea la elección inicial de la mayoría de los equipos financieros, esta herramienta no está preparada para hacer escalar nuestro negocio. A medida que las empresas crecen y los orígenes de datos se multiplican, los equipos financieros necesitan soluciones cloud, como la que ofrece Workday a más de 1450 empresas en todo el mundo, que facilite la colaboración entre todos los integrantes de la organización y permita el acceso a datos en tiempo real, habilite la planificación de escenarios hipotéticos y proporcione una sola fuente de información con todos los datos de operaciones y de finanzas.

Con un software de previsión financiera de última generación, las organizaciones pueden tener todas estas respuestas al alcance de su mano, simplificar el trabajo diario de los empleados y contribuir a que los equipos adopten un enfoque proactivo a la hora de dirigir el negocio.