Pongamos que hablo de eficiencia de procesos

Analizar, modelizar, implementar y monitorizar

¿Cómo puede conseguirse en cada caso la eficiencia de procesos? En un principio hay que tener en cuenta el análisis técnico de un proceso, para después, establecer una definición del procedimiento actual. Los componentes de la modelización suponen la descripción técnica y la representación gráfica de cada etapa del proceso y sus requerimientos. Las prestaciones del sistema BPM se caracterizan por una elevada integración de las capas de modelización e implementación.

Cuanto mejor sea la trasposición de la modelización a la hora de efectuar la implementación técnica, menores serán los riesgos durante la implementación y también los costes. De este modo, una SOA (Arquitectura Orientada a Servicios) como base de un proyecto de BPM supone una gran ventaja. La implementación de un proceso se efectúa con la ayuda de un “motor de proceso”, de modo que el proceso se unirá con las funciones que soportan los correspondientes sistemas de TI. Por su parte, el motor de proceso se encargará de la distribución de las tareas entre los empleados y coordinará sus interacciones. Por debajo del motor de procesos, se hace necesaria una capa de integración (Enterprise Service Bus) que actúe como mediador, gestionando el intercambio de información entre las distintas aplicaciones informáticas.

Para asegurar una gestión ágil, los procesos de negocio implementados deben ser constantemente analizados y optimizados, lo cual incluye los componentes de control y monitorización. Esta vigilancia de los procesos de negocio se realiza a través de puntos de medición durante toda la duración del proceso y recoge los indicadores de rendimiento de negocio (KPI) como son, entre otros, las escalas de riesgos, los patrones manuales y la duración del proceso. En un cuadro de mando de fácil manejo se reflejan los requisitos u objetivos a cumplir y los indicadores de rendimiento en tiempo real. De este modo, es posible identificar pronto los cuellos de botella para eliminarlos. Posteriormente, se pueden simular los ajustes de esos procesos y establecerse las previsiones de desarrollos futuros.

Factores vitales para el éxito de un proyecto BPM

La decisión de implantar un sistema BPM es una elección estratégica para una empresa y hay que ser consciente de los beneficios que conlleva y también de las dificultades que implica. Así, los retos se refieren, sobre todo, a las áreas técnicas y organizacionales. Algunos de éstos son la identificación y documentación de los procesos existentes, y la definición de las responsabilidades. Los desafíos técnicos, por su parte, suelen centrarse en la apertura de los sistemas en vigor para la prestación de los servicios requeridos. Un problema habitual es la insuficiente colaboración entre los departamentos involucrados en el proceso y el de sistemas informáticos. En este sentido, la transferencia de las definiciones técnicas de los procesos a un motor de procesos ejecutable, junto con la conexión con los servicios preparados, supone un factor crítico de éxito para cada proyecto. Por eso, una suite integrada de BPM es una herramienta vital, ya que apoya a los participantes en el proceso a realizar las diferentes fases (modelización, implementación y control), logrando una elevada integración y el ROI previsto del proyecto.