Los Social Media penetran en las organizaciones con las nuevas herramientas de colaboración

Las Redes Sociales ofrecen a las organizaciones el entorno adecuado para efectuar un cambio revolucionario en su comunicación. Su uso en la comunicación interna y hacia el exterior, no sólo incrementa la información acerca de una organización, sino también la credibilidad de sus mensajes. A pesar de este potencial y de que millones de usuarios utilizan hoy los Social Media con fines personales, su presencia en las empresas privadas es todavía anecdótica (de las empresas públicas, en este aspecto, mejor ni hablamos…).

La limitada introducción de las Redes Sociales en el ámbito corporativo se achaca, por un lado, a la escasa disponibilidad de herramientas informáticas efectivas para el desarrollo e integración de las Redes Sociales corporativas con el exterior. Otra traba importante en el avance de los Social Media dentro de las organizaciones es el miedo casi irracional de muchos empresarios y altos directivos de que sus empleados “salten al ruedo” y empiecen a opinar sin control, acerca de la compañía y de lo que hacen en la misma.

Sin ánimo de analizar en detalle este factor subjetivo, aprovecho para recordar que los que hasta ahora han intentado ponerle freno al avance de la Web, han visto rápido que esto significa más o menos “tratar de ponerle puertas al campo” y que en estos casos resulta más beneficioso encauzar y utilizar la evolución en beneficio de la empresa, que tratar de impedirla. En cuanto a la dificultad tecnológica, las compañías abiertas a la innovación hoy están de enhorabuena, gracias a los últimos avances en las herramientas de TI colaborativas, entre ellas, la plataforma SharePoint 2010, que Microsoft lanzó al mercado el pasado mes de mayo.

Desarrollos pensados para la empresa

Se trata de una plataforma a cuya evolución debería estar atenta cualquier compañía interesada en testar el potencial de los Social Media. Como una de las plataformas colaborativas más completas del mercado, las innovaciones en la última versión de esta herramienta están específicamente orientadas a facilitar la incorporación de las Redes Sociales al ámbito corporativo, ayudando a las empresas en su creación e incorporación al entorno de TI empresarial, con el necesario entendimiento de los perfiles, intereses y características diferenciales de unas comunidades acotadas, en la que deben confluir las inquietudes tanto profesionales, como personales.

La funcionalidad “social” de Microsoft SharePoint 2010 proporciona una plataforma de blogs potente, la capacidad para que los distintos usuarios de la organización dispongan de su propio espacio, aportando e intercambiando datos y conocimiento en diferentes formatos, y otras múltiples capacidades diseñadas para facilitar la recogida y gestión de informaciones, tanto dentro de la organización como hacia el exterior. A esta promoción de las capacidades Social Media de Microsoft SharePoint se suma, además, la disponibilidad de la plataforma en el entorno Cloud Computing (una muestra más de la revolución que está causando la Web 2.0 en el entorno empresarial) y la oferta de una versión gratuita para PYMEs con funcionalidades básicas, que facilita un primer acercamiento efectivo a los Social Media corporativos.

En su apoyo a la creación de Redes Sociales, las funcionalidades de Microsoft SharePoint 2010 tampoco dejan de lado un objetivo fundamental en las organizaciones, como es la gestión adecuada del conocimiento. Para ello, no es suficiente poder opinar (labor que los Social Media facilitan sobremanera) sino también localizar, organizar y consumir la información de manera adecuada. En este sentido, con Microsoft SharePoint 2010 se ha hecho un importante esfuerzo en potenciar estas capacidades, con funcionalidades específicas para la búsqueda e indexación de contenidos no sólo de la propia herramienta SharePoint, sino también externos, incorporando algunas de las capacidades de búsqueda inteligente que Microsoft incorporó a su know-how tras la adquisición de Fast, en abril del 2008.

Otra de las grandes ventajas de Microsoft SharePoint 2010, para la incorporación de Social Media al ámbito corporativo, es su integración nativa con las herramientas Office, gracias a las que los usuarios corporativos pueden acceder y utilizar las capacidades de las Redes Sociales casi sin darse cuenta y desde sus herramientas de productividad preferidas.

Ojo al dato

Después de dibujar este escenario idílico, en el que algunas empresas amantes de los Social Media creerán haber encontrado el producto que necesitaban, hay que señalar también que precisamente la filosofía y amplio alcance de Microsoft SharePoint que lo hacen tan versátil y atractivo, plantean varios retos para su despliegue que, de no atenderse adecuadamente, podrían comprometer el rendimiento y el aprovechamiento óptimos de esta plataforma.

Hablamos de una herramienta que, para desplegar el total de su capacidad colaborativa, debe integrarse con la práctica totalidad de las aplicaciones en la organización (sistemas de email, soluciones de gestión, etc.). Como una plataforma de 64bits en su versión 2010, Microsoft SharePoint precisa además de unas características de sistema operativo, servidor de bases de datos, etc. específicas y, además, de la puesta en marcha de un mecanismo de autenticación adecuado.

Tampoco debemos olvidar que, a pesar de sus funcionalidades estándar, Microsoft SharePoint es una plataforma .NET que deja un amplio margen a los desarrollos, para la evolución y adecuación de sus capacidades. En este sentido, sería recomendable que todas aquellas empresas que no disponen de experiencia en plataformas colaborativas, recurran al apoyo de un experto en la herramienta y en todas las tecnologías e infraestructuras que la envuelven. Si el mismo, además, cuenta en su haber con varios desarrollos de proyectos con Microsoft SharePoint en diferentes escenarios y sectores, mejor que mejor.