La gestión de gastos y viajes – la realidad en los tiempos que corren

Este es otro ejemplo de que la gestión de T&E puede mejorarse adoptando y haciendo cumplir políticas de gastos T&E de forma consistente, cuando están basadas en el uso de una solución de reembolso de gastos automatizada. Casi la mitad de las personas que respondieron a un estudio reciente de Infor habían recibido la política de gastos de su empresa, pero la adherencia a la misma se llevaba de forma manual. Como resultado, los directivos no podían determinar fácilmente si las políticas se seguían o no. Otros dejaban que cada unidad o región realizara por su cuenta su propio T&E. Algunos trataban de aplicar políticas de gastos consistentes, pero sólo a ciertas áreas de gasto seleccionadas, como hoteles y viajes. Aún entre las empresas más grandes, sólo un poco más de la mitad reconoció tener capacidad de aplicar las políticas corporativas mediante un enfoque completamente integrado. T&E es uno de los últimos procesos que se automatizan en el seno de las organizaciones.

Quizá sea la naturaleza independiente de los viajeros comerciales o su enorme movilidad lo que ha hecho difícil históricamente la labor de automatización de esta área. Cualquiera que sea la razón, la difícil coyuntura económica actual está forzando un cambio en la actitud de las empresas hacia la automatización de estos gastos. El siguiente reto es la movilidad. Tanto los viajeros como los directivos pueden utilizar los ingenios móviles como las Blackberrys o los smartphones para realizar y cambiar viajes, archivar y procesar notas de gastos, y revisar y analizar el gasto en T&E. En conclusión, las empresas no pueden extremar ciertos recortes sin arriesgarse a perder ventas y degradar el servicio a sus clientes. Una mejor estrategia consiste en gestionar eficazmente los gastos T&E como parte de un enfoque más completo e integrado para la gestión automatizada de los mismos.