El futuro de la gestión del contenido empresarial

Nuestro mundo está cambiando más rápido que en cualquier otro momento de la historia. Los mercados, a través de todas las industrias, se ven afectados por nuevos players, así como por los competidores tradicionales que han transformado con éxito su forma de hacer negocios. Para sobrevivir a esta evolución, la preparación digital es clave para transformar el lugar de trabajo y, para ello, es crucial dar algunos pasos que pueden ser difíciles de afrontar y llevar a cabo. Convertirse en una empresa digital exige un replanteamiento profundo del negocio a través de un prisma digital, tanto del lugar de trabajo como del compromiso con el cliente. A medida que las compañías emprenden la evolución desde los procesos analógicos hacia los procesos 100% digitales, se van posicionando en este mercado dinámico para ser más competitivas, ágiles e innovadoras.

Uno de los elementos en este proceso de cambio, es la gestión del contenido empresarial. En los últimos años, hemos asistido a la aparición de soluciones orientadas a tal fin; pero, ahora, las organizaciones precisan de una nueva generación de soluciones para la gestión de su contenido empresarial (en inglés, Enterprise Content Management o ECM). Considero que hay tres categorías transformadoras básicas en las cuales éstas deben centrarse para afrontar las oportunidades que ya se están generando por esta nueva generación de soluciones ECM.

1. Colaboración. En la era digital, la gestión del trabajo colaborativo, a diferencia de las actividades estructuradas, de alto volumen y repetitivas, requiere de un alto nivel de flexibilidad en cuanto a la manera en que los usuarios llevan a cabo sus tareas. Para ello, las compañías deben invertir en soluciones que permitan a sus usuarios compartir información de múltiples maneras con una variedad de personas, ya sea en local o en la nube, ya sea interna o externamente, y para un solo destinatario o para todos los contactos de la empresa.

2. Movilidad. No sorprende que la nueva generación de profesionales sea móvil, ágil y que responda al instante. En la plantilla de trabajadores cada vez son más los nativos digitales que han crecido con acceso instantáneo y móvil a una gran cantidad de información, y que esperan trabajar de la misma manera. Como tal, demandan nuevas formas de crear, compartir y colaborar con el contenido empresarial que promueve la innovación, la creatividad y el progreso. Y con la creciente digitalización de la información, la forma en la que estos usuarios llevan a cabo sus tareas se está transformando a una escala que está superando incluso la introducción del PC hace décadas.

3. Integración con aplicaciones empresariales. Con el objetivo de ser relevantes para los usuarios, las empresas digitales han de ofrecer experiencias personales excepcionales. No obstante, debido a la existencia de sistemas y procesos internos frágiles, anticuados e ineficientes, muchas compañías se encuentran con problemas para llevar a cabo la transformación digital. Los silos de datos y las diferentes aplicaciones son algunas de las principales barreras para llevar a cabo con éxito esta evolución. Mi recomendación es desplegar plataformas ECM que conecten los procesos que generan la información empresarial, y faciliten el contenido de forma rápida y eficiente cuando sea necesario. Estos sistemas deben, además, permitir a los profesionales trabajar a través de las aplicaciones empresariales que necesiten sin interrupciones ni fisuras cuando así lo deseen; ya sean SAP, Oracle, Salesforce, Microsoft, SharePoint o cualquier otra.

Las organizaciones pueden estar a la vanguardia de la digitalización aprovechando una serie de aplicaciones centradas en el contenido que ofrecen a los equipos un entorno donde trabajar juntos más efectivamente, compartir información, capturar conocimiento, gestionar procesos y proyectos colaborativos, y resolver asuntos con rapidez y seguridad. Estas aplicaciones romperán las barreras departamentales y geográficas, garantizando que la información se distribuya de una manera que permita a los usuarios consumirla de la forma más adaptada a sus necesidades, independientemente de dónde y cómo trabajan y de qué dispositivo utilicen para ello.