Factura electrónica en B2B: cuándo será obligatoria, por qué incorporarla ahora y cómo hacerlo

Implementar la factura electrónica en el negocio es un proceso clave para la transformación digital de las empresas y la mejora de su productividad y competitividad. Se trata de un documento digital que tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, pero permite generar y tramitar las facturas automáticamente por sistemas informáticos gracias a su formato estructurado (lenguaje XML). La factura electrónica permite optimizar procesos, ahorrar tiempo y dinero, y garantizar un mayor control y seguridad en las operaciones comerciales entre empresas.

Aunque se trata de un formato consolidado en algunas empresas, hasta ahora la factura electrónica en el ámbito B2B solo tenía un carácter opcional; su carácter obligatorio quedaba relegado a las relaciones comerciales con la Administración Pública. No obstante, a raíz de la nueva Ley Crea y Crece, aprobada en septiembre de 2022, la factura electrónica será obligatoria para todas las empresas, sea cual sea su tamaño. España se suma así al uso generalizado de la factura electrónica en el ámbito B2B, siguiendo otros países europeos como Italia, Francia, Polonia o Albania.

Actualmente existe cierta confusión en cuanto a la entrada en vigor de la factura electrónica para las empresas. Para resolver todas las dudas y cuestiones sobre la nueva medida, es recomendable consultar la guía práctica “Factura electrónica: ¿qué es y cuándo será obligatoria para empresas y autónomos?” de la plataforma digital Nomo. La guía incluye las principales fechas y plazos a tener en cuenta y ofrece las claves para que los negocios empiecen a implementarla antes de que sea obligatoria en España de forma efectiva.

Fechas y plazos clave

El 19 de octubre de 2022 entró en vigor la ley Crea y Crece aprobada en septiembre de 2022. No obstante, la medida sobre la factura electrónica obligatoria entre las empresas será efectiva una vez se apruebe su desarrollo reglamentario. La normativa se fijará en un periodo de 6 meses desde el día de su aprobación, el 29 de septiembre de 2022, hasta marzo de 2023. Una vez aprobado el reglamento, habrá dos plazos efectivos en función de la facturación de la empresas:

• Para empresas con facturación anual superior a 8 M€, será obligatoria 12 meses tras la aprobación del desarrollo reglamentario;
• Para el resto de empresas y profesionales, será efectiva 24 meses tras la aprobación del reglamento.

A pesar de que todavía existe un margen amplio para que la facturación electrónica obligatoria sea efectiva, desde Nomo recomendamos incorporarla y familiarizarse con el nuevo formato cuanto antes para tenerla totalmente integrada y consolidada una vez lo sea. No solo por los múltiples beneficios que conlleva, sino también, para evitar las posibles sanciones de hasta 10.000 euros que contempla la nueva ley para las empresas que incumplan con su obligación.

Tramitar las facturas electrónicas: requisitos a tener en cuenta

Para tramitar las facturas electrónicas será necesario que las empresas y los autónomos tengan en cuenta diferentes requisitos, especialmente tecnológicos.

En primer lugar, las empresas deberán contar con un programa de facturación electrónica para emitir y recibir las facturas. El Gobierno español todavía no ha definido la normativa sobre los formatos estándar de facturas electrónicas, pero hasta ahora, el formato FacturaE ha sido el requerido para emitir facturas electrónicas a la Agencia Tributaria y a la Administración Pública a cualquier nivel y a cualquier empresa o persona física. El formato FacturaE se puede generar a través de plataformas de facturación como Nomo, que permite a los usuarios emitir sus facturas con formato XML.

Las facturas electrónicas también deberán firmarse con el certificado electrónico para garantizar su integridad y autenticidad, por lo que será necesario contar con firma electrónica reconocida. Por otro lado, y como es lógico, todas las facturas deberán cumplir los requisitos del Reglamento de Facturación, y el contenido de la factura-e deberá ser el mismo que el de una factura convencional. Además, todas las empresas y autónomos deberán facilitar el acceso digital a la factura electrónica a sus destinatarios, que deberán poder leer, copiar, descargar e imprimir las facturas de forma gratuita. El acceso a la factura electrónica deberá mantenerse durante al menos cuatro años.

Con el desarrollo reglamentario de la facturación electrónica se concretarán los requisitos técnicos y la información a incluir en la factura electrónica para verificar la fecha de pago y obtener los periodos medios de pago.

En conclusión, implementar la facturación electrónica es clave para optimizar la gestión del negocio. Su uso generalizado permitirá digitalizar las relaciones empresariales, reducir los costes y agilizar los tiempos de facturación, disminuir los errores humanos, facilitar la transparencia, accesibilidad y seguridad, luchar contra la morosidad en las operaciones comerciales, y garantizar el control de pagos.

En definitiva, introducir la factura-e en la gestión del negocio es un paso imprescindible en el proceso de digitalización de las empresas. Y con la entrada en vigor de la nueva Ley Crea y Crece, se convierte en un paso ineludible.