¿Están tus apps y datos en el lugar adecuado?

Ideas clave:

• Cuando externalizas tu seguridad aprovechas la experiencia de millones de horas de trabajo
• Tus activos de información vital son demasiado valiosos para mantenerlos internamente
• Casi la mitad de los recursos de TI se invierten en tareas improductivas listas para ser externalizadas
• Solo el 16% del gasto TI se dirige a la externalización de servicios
• Las apps y los datos ofrecen más valor si todo el mundo está conectado a ellos

En psicología, se habla sobre un fenómeno denominado el “efecto de dotación”, según el que tendemos a valorar más algo concreto por el simple hecho de que nos pertenece, y por lo que renunciaríamos a más de lo que es lógico con tal conservarlo, aunque nos ofrecieran alternativas mejores.

Ejemplo: tu taza significa más para ti que una taza idéntica que perteneciese a otra persona.

Sorpresa, sorpresa: el efecto no se limita al material de oficina. Muchas son las empresas que mantienen unidades de negocio, líneas de producto e ítems en el presupuesto que no tienen lugar en la estrategia, simplemente porque les otorgan cierto sentido de pertenencia. Esto mismo aplica a las apps y datos de la empresa. Muchos directivos piensan que el lugar adecuado para ellos se encuentra in-house, a pesar de que la lógica pueda sugerir que vale la pena explorar otras alternativas.

Pero una conexión emocional hacia las posesiones no tiene cabida en el entorno ultra-competitivo del actual mundo de los negocios. Por eso, como es predecible, existen ciertas recompensas por romper este molde.

A continuación te mostramos cinco beneficios que los tenaces profesionales de las TI encontrarán al explorar las alternativas al in-house, con datos y hallazgos extraídos del Claranet Research Report 2018: Beyond Digital Transformation.

Un cambio abrupto en seguridad

La primera idea a poner en práctica para exceder nuestras estructuras mentales clásicas es: la seguridad aumenta con la escala.

Al utilizar aplicaciones y almacenaje off-site de eficacia probada en lugar de un modelo de seguridad construido por tu gente y limitado a tu presupuesto, obtienes los beneficios de una solución construida, a menudo, por millones de personas en todo el mundo. Se trata de servicios desarrollados con un nivel de inversión y experiencia que casi ninguna empresa puede igualar, afirmación en la que coincide el 35% de los participantes del Claranet Research Report.

La tendencia al efecto de dotación puede ser también un factor clave a la hora de explicar por qué, según el estudio, solo el 28% de la seguridad TI en empresas está externalizada. De media, únicamente el 16% de las aplicaciones y datos de las empresas están protegidos por proveedores. Eso es lo que llamamos una oportunidad: confiar tus datos allí dónde más seguros van a estar.

Una avalancha de costes

Los costes son como una montaña rusa. Aun habiéndolos planificado cuidadosamente, las aplicaciones necesitan actualizaciones, nuevas apps necesitan especificación y las políticas de precios de los proveedores pueden ser impredecibles. A menudo hace que aparezcan nuevos ítems en tu presupuesto cuando menos te los puedes permitir, como cuando, a pocas semanas de cerrar el trimestre, todo el mundo tiene que apretarse el cinturón.

Las empresas líderes, no obstante, consiguen capear los altibajos en los costes de TI suavizándolos. Con el 62% de los participantes del estudio afirmando creer que sus sistemas de TI están fragmentados, es obvio el gran potencial existente en la externalización de múltiples aplicaciones y datos asociados bajo un SLA. Ello significa que un proveedor externo se responsabiliza de suministrar y mantener grandes partes de tu infraestructura TI, a menudo por un precio fijo mensual estable. Con el actual gasto en externalización de solo el 16%, son muchas las ventajas que puede traer el camino por aún no recorrido.

Una lista de mantenimiento reducida

Una vez completados los pasos uno y dos, a partir del tercero las cosas empiezan a resultar más fáciles. Solo acabando con el trabajo improductivo se pueden conquistar las estructuras mentales basadas en emociones.

Nadie crea deliberadamente todas esas tareas de soporte y mantenimiento que, aun no siendo críticas, son importantes y parecen reproducirse. Mientras solo el 19% de los participantes cree que sus apps son “complejas y consumen mucho tiempo” para mantenerlas, un 36% afirma que copan demasiados recursos, lo cual significa que más de la mitad de las empresas lo identifican como un problema. Apenas un tercio dicen tenerlo bajo control, y resultan ser aquellas que tienen externalizadas vastas áreas de sus TI.

En general, un 58% de las empresas ven en los servicios y soporte de TI su mayor consumidor de tiempo, eso es, alrededor de 20 horas semanales para todo el equipo de TI. ¡Veinte horas que estarían mejor invertidas en otras tareas! Y no solo se limitan al departamento de TI. Una colaboración efectiva puede reducir las tareas rutinarias a lo largo y ancho de todo el negocio.

Actualizaciones que cumplen su planificación

Cuando demasiadas aplicaciones están ligadas a dispositivos individuales (di la verdad, ¿tienes una copia de Office 2007 aún rondando por ahí?), se requiere atención individualizada, a menudo implicando trasladarse al escritorio del usuario programa en mano. Algo no muy propio de la “autopista de la información” (de hecho, tan desfasado como el propio concepto de “autopista de la información”).

Todas esas apps y fuentes de datos zumbando alrededor de los discos duros de los usuarios -instaladas separadamente, necesitando administración individual- están cada vez más disponibles en el cloud. Por eso, la ventaja siguiente llega de forma natural: al trabajar con un proveedor de servicios de TI, los parches, lanzamientos puntuales e incluso las nuevas versiones de software son desplegadas automáticamente, a menudo mientras los usuarios duermen, lo cual te devuelve buena parte de tu día.

El poder de reunir las cosas

Finalmente, el quinto plus procede de la naturaleza de las redes: eficiencia operacional y difusión de información. Lanzar apps y datos a la nube implica conectar todos los dispositivos de tu flota a activos corporativos según los estándares, lo cual solo requiere una conexión de banda ancha sobre la que desplegar información actualizada, y las últimas aplicaciones seguras a los ordenadores de toda la plantilla.

Sí, solo el 10% de las empresas fragmenta deliberadamente su arquitectura TI para minimizar las dependencias (en otras palabras, un fallo se lleva por delante toda la red). Pero en los diversos entornos TI actuales, este tipo de incidentes son raros  y si trabajas con un buen proveedor externo los minimiza aún más, puesto que cuentas con firmes políticas de backups y almacenaje externo seguro. En definitiva, cuantos más dispositivos tengas conectados, mayor es el valor que obtendrás de ellos.

Conclusiones

Hay más razones que nunca para externalizar tu infraestructura tecnológica vital. Los proveedores de hoy en día cuentan con mucha experiencia en seguridad, niveles de servicio y gestión de aplicaciones/datos, gracias a lo que puedes relajar las cargas de trabajo de los equipos de TI, liberándolos para invertir su tiempo en tareas de valor para el negocio.