El valor de los datos: la importancia del Data Governance

No deja de ser curioso que, inmersos como estamos en la llamada Era de la Información, el valor de los datos todavía hoy siga siendo obviado por un número apreciable de empresas. Tiende a pasarse por alto su importancia, como algo que simplemente forma parte del día a día, y que quizá por su carácter más o menos intangible no suele ser merecedor de la misma atención que otros activos corporativos.

Y sin embargo, los datos están ahí. En número creciente. En el actual marco empresarial, cualquier tipo de compañía, organismo público o institución tiene que lidiar con un volumen de datos cada vez mayor –con unos índices de crecimiento de entre 1,5 y 2,5 veces al año–, que además deben recopilarse y extraerse para realizar un análisis certero del negocio. Un volumen que requiere de una gestión adecuada de su calidad para crear una extrategia de información valiosa, porque los datos dañados, no válidos o incompletos distorsionan las mediciones los informes y las predicciones, y pueden, desembocar en decisiones equivocadas que reduzcan el rendimiento y la rentabilidad.

Por eso el Data Governance se ha convertido desde hace tiempo en una herramienta imprescindible en este entorno. Supone recurrir a una solución creada específicamente para el control de un activo del máximo valor, y obtener de él una gestión productiva, un eficiente proceso de generación de informes y una completa visibilidad del entorno back-end, reduciendo además los costes de TI y el tiempo empleado en las tareas de análisis de información.

Datos correctos en el lugar correcto

Pero ¿qué es exactamente el Data Governance? Abundan las definiciones para este término, pero quizá la más precisa sea también la más breve: el sistema que ejerce un control sobre cómo se usan los datos en una empresa. Y la manera de hacerlo es creando un marco de trabajo que se ajuste a las necesidades específicas de cada compañía, y que mejore la eficiencia operativa y la efectividad de las operaciones, al tiempo que minimiza el riesgo. El objetivo último también puede resumirse en pocas palabras: conseguir que la gente adecuada consiga la información adecuada en el momento adecuado.

Con todo, a tenor de los datos parecería que es un proceso más fácil de definir que de aplicar. De hecho, en 2008 se estimaba que menos del 10 por ciento de las empresas conseguían implantar con éxito el Data Governance en su primer intento, y ello por diversos motivos: comunicación y coordinación deficientes de los distintos grupos y departamentos de una empresa, caida de datos y fallos en el MDM, ausencia de roles de responsabilidad en los activos de información, y falta de una planificación económica que asegure una recuperación de los costes del proceso, de forma que quede demostrado el valor del negocio.

En los tres años transcurridos desde la publicación de estos datos, los porcentajes no han mejorado. ¿Por qué ocurre esto? Como líderes en el sector de Business Intelligence, en Information Builders hemos adquirido un amplio conocimiento sobre la correcta implantación del Data Governance en el entorno corporativo. Nuestro primer consejo sería, desde luego, que toda empresa contara con los servicios de un asesor especializado a la hora de implantarlo, pero aparte de eso, consideramos que hay siete pasos que deberían seguirse para asegurar una adaptación fluída.

Todo gran proceso comienza con un pequeño paso

En primer lugar, es necesario priorizar las áreas. Muy especialmente en el caso de grandes organizaciones, conviene ir paso a paso en lugar de hacerlo todo a la vez, y determinar los primeros objetivos para desde ahí extender el Data Governance al resto de la empresa. Es necesario en este punto determinar previamente los departamentos que más pueden beneficiarse de su implantación –marketing, finanzas, contabilidad, CRM– y establecer objetivos alineados con la estrategia corporativa. Plantear así el proceso facilita la coordinación entre las distintas partes implicadas y, lo que es más, su éxito es el mejor estímulo para trasladar el modelo a otras áreas dentro de la estructura corporativa.

A continuación, es necesario maximizar la disponibilidad de los activos de información, determinando qué datos están disponibles y cómo puede accederse a ellos de manera rápida y eficaz. Estos datos se reparten en multitud de formatos y soportes: transacciones EDI, almacenes de datos, aplicaciones CRM y ERP, estructuras de archivos legacy, sistemas de los partners y otros sistemas exteriores, y los empleados necesitarán acceder a ellos de forma masiva y, en no pocas ocasiones, en tiempo real. Conviene para ello contar con un software adecuado que agrupe todos los formatos de información y –lo que es más importante- que no requiera una adaptación de su uso por parte de la plantilla, sino que sea capaz de adaptarse a la forma en la que esta trabaja.

Una vez la información sea accesible, hay que crear roles, responsabilidades y reglas o, por decirlo de una manera más simple, determinar quién hace qué. En este punto es muy importante el feedback de la propia plantilla, que conoce por el día a día el impacto que los datos incorrectos o incoherentes pueden tener en la estructura de su departamento, y puede ofrecer sugerencias y reglas a los responsables de TI. Podemos afirmar de manera tajante que cualquier iniciativa que no tenga en cuenta esta cooperación entre las áreas de negocio y de TI está condenada al fracaso inevitable.

El siguiente paso es mejorar y asegurar la integridad de los archivos. La información no es un valor pasivo: evoluciona y se actualiza constantemente, y por tanto debe ser monitorizada para mantenerla bajo control y garantizar la integridad de esos activos que se ha conseguido recopilar y poner en marcha, mediante procesos de análisis, normalización y enriquecimiento. La clave: la información debe trabajar para los empleados, no al revés.

En este proceso de control es necesaria una infraestructura de responsabilidades, determinando qué personas están al cargo de los activos de información y dotándolas de las tecnologías necesarias para asegurar que cualquier posible fallo será minimizado al instante, y que la integridad y calidad de los datos se mantendrá siempre al máximo nivel.

El siguiente paso debe ser cambiar la cultura de la empresa para basarla en los Datos Maestros, en lugar de en las transacciones de datos. Estos datos están compuestos por los factores esenciales que definen un negocio: clientes, proveedores, partners, productos, materiales, planes de cuentas… se utilizan repetidamente en muchos procesos de negocio, y existen en todos los niveles de una empresa. Si estos datos se mantienen vinculados y sincronizados, todos los usuarios del sistema tendrán acceso a la misma información, aportando una base sólida y coherente al funcionamiento corporativo.

Y por último, es necesario desarrollar un mecanismo de retroalimentación que asegure la mejora de los procesos. Unas herramientas adecuadas de monitorización en tiempo real asegurarán el crecimento de la información disponible, corrigiendo fallos y permitiendo seguir el desarrollo de las iniciativas.

Si la información es un activo valioso, el Data Governance es la manera más idónea de extraerle todo su valor, y un proceso adecuado de implantación tiene la ventaja añadida de permitir apreciar sus ventajas de una manera casi inmediata. Es simplemente una cuestión de responsabilidades y normas, y de que los propios integrantes de una empresa reparen en los beneficios que puede otorgarles. Que se den cuenta de que con él estarán utilizando a pleno rendimiento una de las herramientas más potentes para el crecimiento corporativo, y para capear con éxito los tiempos de crisis.