Los últimos estudios de varias consultoras revelan que los profesionales invierten cada vez más tiempo en la gestión del correo electrónico, un dato que invita a reflexionar y a tratar de buscar soluciones.
Hoy en día la mayoría de los profesionales de este segmento se ven inundados con varias decenas de correos electrónicos al día. La cifra de mensajes ya no solo se debe a los correos basura que están en cierta medida a raya gracias a los filtros antispam de las diferentes soluciones de correo electrónico, sino a que este sistema es la base de la comunicación para un gran porcentaje de los trabajadores actuales.
Esa avalancha de mensajes de correo electrónico puede llegar a producir estrés y tensión en el trabajador, que ve cómo el correo deja de convertirse en una herramienta para convertirse en una interrupción, e incluso en una molestia: trabajar cuando a uno le están llegando continuamente este tipo de mensajes puede llegar a ser una tortura.
De ahí nace la idea del Inbox Zero, una filosofía que trata de hacer que los usuarios podamos contar en todo momento con un buzón de entrada vacío. ¿Parece mentira, verdad? Pues hay algunos consejos prácticos para intentar llegar a ese objetivo.
Lo explicaba no hace mucho Kevin Rose, co-fundador de Digg -una empresa ahora muy criticada por los usuarios tras un rediseño radical del funcionamiento interno de su servicio-, que es probablemente uno de los empresarios con mayor tráfico de correo electrónico hoy en día. En su artículo sobre el tema Rose nos recordaba que el correo electrónico se debe convertir en un aliado y no en un enemigo, y que para conseguirlo se pueden seguir estos pasos:
1. Contesta en tres frases: trata tu correo electrónico como si fuera casi un mensaje SMS. La idea se basa en la filosofía three.senten.es, que aboga por el uso de respuestas cortas, concisas, y sin rodeos que nos hagan inertir el menor tiempo posible.
2. Termina el mensaje con la frase “Enviado desde mi iPhone”: La gente no espera mensajes largos si contestas desde el teléfono, así que la idea es interesante. Eso sí, comete alguna que otra falta de ortografía para darle más autenticidad al mensaje.
3. Crea un filtro con tus VIP: Añade a tu familia, compañeros de trabajo y amigos más próximos, quizá a tu jefe. Gente a la que no quieres hacer esperar, o cuyos mails suelen ser importantes para ti. Debería ser lo primero que comprobases al mirar tus nuevos correos electrónicos.
4. Evita el spam en Gmail: con la creación de las famosas cuentas asociadas, de forma que cuando entres en Pixmania y te pidan una dirección de correo electrónico, puedas poner usuario+spam@gmail.com. De este modo puedes crear un filtro con esa dirección y sabrás que todo lo que llegue ahí será de servicios que no te interesan, pero que siempre podrás controlar. Una de las mejores características de Gmail.
5. Crea un filtro de respuesta automática: si alguien te ha enviado un correo y no lo has leído en 5 o 10 días (por ejemplo), podrías generar un correo automático que se le envíe a esa persona para decirles que traten de contactar contigo de nuevo.
Esos cinco consejos son importantes, pero también lo es la forma en la que gestionas tu correo electrónico. En primer lugar, no es conveniente ponerse a contestar correos a primera hora de la mañana, a no ser que hagamos un rápido repaso de los remitentes y temas para detectar si hay alguno urgente.
Los expertos en productividad indican además que lo más recomendable es evitar tener el cliente de correo electrónico siempre abierto: consultarlo solo cierto número de veces al día y en ciertos momentos -según nuestra jornada- de forma que no se interrumpa nuestro trabajo. Aquí es importante tratar de tener cierta voluntad para evitar esas distracciones, pero el resultado será una gestión más ordenada y coherente de un medio de comunicación que cada vez parece ahogarnos más en nuestro día a día profesional.
